團隊組織的目的是減少不必要的交流和合作的數量。減少交流的方法是人力劃分和限定職責範圍。透過人力劃分和職責限定，可以減少對詳細交流的需要。這種方式可以使得每個團隊成員專注於自己的工作職責，不必過多地關注其他領域的工作內容，從而提高工作效率。
當團隊成員清楚地知道自己的職責範圍和工作任務時，他們可以更加專注於自己的工作，而不會因為頻繁的交流而分散注意力。這也有利於避免資訊重複傳達和溝通不暢所帶來的問題。
另外，在專案進行過程中，及時記錄並更新專案工作手冊也非常重要。這有助於保持團隊成員對專案文件的共同理解，並確保文件結構的規範性。同時，控制資訊釋出，確保資訊能夠及時到達需要的人手中，可以避免資訊傳達不暢造成的問題。