理解 IBM Lotus Domino 郵件資料庫的限額

學習郵件限額的實現如何能顯著增強管理團隊控制郵件資料庫大小的能力 —— 管理 IBM Lotus Domino 環境的一個重要能力。學習實現限額所需的步驟和對使用者群的影響。

郵件資料庫的大小以及它們在伺服器上使用的資源是許多公司都非常關注的。郵件資料庫越大，管理團隊管理備份和維護環境就越困難。另外，由於對處理器、記憶體、磁碟輸入/輸出（I/O）和頻寬需求的增加，當使用者訪問資料庫時會發現伺服器和他們的工作站效能降低了。理解這一點很重要，即簡單地維護郵件資料庫的大小不能確保最佳的使用者和伺服器效能。除了大的郵件資料庫，檢視 —— 尤其是收件箱 —— 中文件的數量太多也能降低效能。

由於法律上的原因，公司正面對日益嚴格的關於保留電子訊息的法規，因此，確定適當的控制郵件資料庫大小的方案需要的是精確的權衡。本文集中論述使用限額來幫助維持合理的郵件資料庫大小。除了簡單的限額實現之外，實現正確的郵件日誌和存檔功能以符合法律的要求也是重要的。

IBM Lotus Domino 環境提供許多不同的配置設定以使在限額的實現方面更具有可伸縮性。郵件限額的基本配置是設定一個最大的限制值和一個警告門限，即使使用者達到他們的限額後仍允許他們傳送、接收和管理訊息。但是，不讓他們執行能影響郵件資料庫大小的操作，例如儲存新傳送的訊息或草稿、把新訊息複製過來或者向郵件資料庫新增新的設計元素。一種更高階的配置包括一些設定，只要郵件資料庫超過它的限額時這些設定就會限制路由器傳送和接收新訊息的能力。

在設定限額之前，郵件資料庫的大小必須在預期的限額之下，否則將不應用限額。例如，如果在郵件資料庫的大小是 125M 時試圖對資料庫設定 100M 的限額，那麼直到郵件資料庫減少至小於 100M 之前，將不會應用限額。會收到錯誤提示，但仍舊可以增加資料庫的大小。

理解郵件資料庫限額的元素

本節複習資料庫限額過程的元素，包括郵件資料庫限額的標準配置以及通過使用郵件路由器提高限額的效能。另外，還提供關於郵件資料庫大小限制和資料庫的元素的資訊，例如影響使用者體驗的軟刪除和壓縮，幫助管理團隊知道哪些郵件資料庫已經達到警告門限和限額的伺服器日誌中的訊息。

郵件資料庫限額的標準配置

預設情況下，當已經在郵件資料庫上放置了限額時，路由器還是繼續為使用者傳遞郵件，包括髮送/接收訊息。這可以確保使用者使用郵件資料庫檢視新傳入的訊息並相應地回覆它們。但是，使用者不能儲存傳送的郵件、儲存草稿、新增日曆實體或建立新的資料庫元素，例如檢視。

對郵件路由的增強配置

可以使用伺服器配置文件來配置 Lotus Domino 環境，以便路由器限制使用者向他們的郵件資料庫傳遞訊息的能力。使用者仍舊可以傳送訊息，但是不能執行能增加資料庫大小的功能，例如儲存已傳送的訊息或草稿。可以定製這些路由器的設定以滿足組織的需要。

資料庫大小的限制

對 Lotus Domino 資料庫測試的最大大小是 64G，這實際上是由於底層作業系統的限制造成的。這是最大值；實際的大小取決於郵件檔案所在的環境。伺服器的大小與作業系統、處理器、記憶體和資料儲存等有關，這些因素決定實際的大小。更進一步的資訊，包括大收件箱對伺服器效能的影響，請參考 developerWorks Lotus 文章 “對於大 Lotus Notes 郵件檔案的最佳實踐”。

軟刪除和減少郵件資料庫的大小

當在郵件資料庫中允許軟刪除時（根據郵件模板版本 7，對於郵件檔案預設情況下是允許的），刪除訊息並不能立即減小郵件資料庫的大小。在軟刪除所設定的一段時間內（預設情況下，訊息設定為 48 小時以後過期）郵件仍舊儲存在郵件資料庫中。為了立即刪除訊息，必須開啟郵件資料庫的 Trash 資料夾，選擇一條資訊並單擊 Delete Selected Item 按鈕，或者單擊 Trash 按鈕以刪除所有的訊息。

LOG.NSF 中與限額有關的訊息

當資料庫到達與資料庫限額有關的某個門限時，下面的訊息被放置在伺服器的 LOG.NSF Miscellaneous Events 檢視中（開啟資料庫時也顯示它）：

• “Cannot allocate database object - database would exceed its disk quota.（不能分配資料庫物件 —— 資料庫將超過它的磁碟限額。）”
  這不會阻止使用者訪問資料庫；如果沒有可以使用的空間，它只是阻止使用者新增任何能使資料庫變大的元素。
• “Warning, database has exceeded its size warning threshold.（警告，資料庫已經超過它的大小警告門限。）”
  僅僅警告使用者接近超過限制，並在收到前面的警告前給使用者一個減小資料庫大小的機會。

在郵件資料庫上設定限額

本節論述訊息管理團隊在配置郵件伺服器的限額方面可以使用的不同選項。這些選項包括註冊和/或建立郵件資料庫後手工操作階段的槓桿策略。

通過策略在註冊時設定限額

當在 Lotus Domino 環境中建立使用者時，通常利用註冊策略來簡化註冊過程，並在註冊策略文件包含一項來管理郵件資料庫限額。

第一個選項是設定實際資料庫限額，這是在限額錯誤傳送給使用者之前資料庫可以獲得的最大空間。第二個設定是郵件資料庫的警告門限，它觸發傳送給使用者的警告訊息。設定一個合理的警告門限是重要的（通常為限額的 75%-90%），以便在達到限額之前使用者有足夠的時間去減少他們的郵件資料庫的大小。如果警告門限太接近於限額，一條訊息就可能同時觸發門限警告和超限額動作。更多有關配置註冊策略的資訊，請參考 Lotus Domino 7 Administrator Help 中的 “Creating a registration policy settings document” 主題。

為了查詢這些設定，在 Lotus Notes 客戶機上開啟 Domino Directory。在 Configuration 資料夾的 Policies\Settings 檢視中，單擊 Add Settings 按鈕。從按鈕下拉選單中選擇 Select Registration。在 Registration Settings 文件中，選擇 Mail 附籤。在 Advanced Mail Options 部分，啟用 Set database quota 和 Set warning threshold 選項，填入適當的值（參見圖 1）。單擊 Save and Close 來關閉 Registration Settings 文件。

圖 1. 註冊設定文件的高階郵件選項

通過 Register Person 過程設定限額

當通過 Domino Administrator 客戶機註冊一個使用者時，可以在 Register Personyou 對話方塊中配置郵件限額和警告門限。如果選擇 Advanced 選項，則 Mail 附籤會顯示在左側的導航條上；單擊它來檢視如圖 2 所示的對話方塊。選擇 Set database quota 和 Set warning threshold 選項並填入適當的值。在使用者註冊以後，應用限額。

圖 2. Register Person 對話方塊

在建立郵件資料庫之後設定和更改限額

為了在郵件資料庫上設定和更改限額，按以下的步驟進行操作：

1. 在 Domino Administrator 客戶機上，單擊 Files 附籤，然後查詢郵件目錄。
2. 選擇一個或多個郵件資料庫，然後在 Tools 域，單擊 Database 並選擇 Quotas。
3. 在 Set Quotas 對話方塊中，選擇 “Set database quota to” 選項，然後輸入限額值。
4. 選擇 “Set warning threshold to” 選項，然後輸入門限值。參見圖 3。
   
   
   圖 3. Set Quotas 對話方塊
   
   
   
   
5. 單擊 OK 繼續；新限額應用到郵件資料庫。

使用者對限額的體驗

當使用者達到了他們郵件資料庫的門限或最大限額時，會看到要求他們採取措施來減少郵件資料庫大小的錯誤對話方塊。

超過限額警告

如果郵件資料庫設定了警告門限，當使用者開啟資料庫或者試圖儲存草稿或新的已傳送訊息時，會顯示以下的錯誤：

“Your mail file has exceeded the warning size threshold of 51200 Kb.
You should delete messages, empty the trash and compact your mail file or contact your Administrator for help.
（您的郵件檔案已經超過了警告大小門限值 51200 Kb。您應該刪除訊息、清空垃圾並壓縮郵件檔案，或者和您的管理員聯絡以獲得幫助。）”

在 IBM Lotus Domino Web Access 中就少了一些強制性；客戶機具有一個標識您的郵件資料庫大小的指示器，並用顏色變為紅色來表示警告門限（參見圖 4）。

圖 4. Lotus Domino Web Access 警告門限指示器

超過限額警告

當郵件資料庫的大小已經超過它們的門限值時，當使用者試圖傳送並選擇儲存訊息時會顯示以下的錯誤：

“Unable to write to your mail database which is currently 84492 KB. Saving this message would exceed the disk quota of 76800 KB by 7694 KB.
You should delete messages, empty the trash and compact your mail file or contact your Administrator for help.
（不能寫入郵件資料庫，郵件資料庫當前的大小是 84492 KB。儲存此訊息後將超過 76800 KB 的磁碟限額 7694 KB。您應該刪除訊息，清空垃圾並壓縮郵件檔案，或者與管理員聯絡以獲得幫助。）”

如果使用者試圖使用 Lotus Domino Web Access 客戶機傳送郵件，將顯示以下的錯誤訊息：

“Domino Web Access Warning
Problem: - Unable to write to database because database would exceed its disk quota.
Solution: Click here to close this window and return to the main window.（Domino Web Access 警告
問題：— 因為資料庫將超過它的磁碟限額而不能寫入資料庫。
解決方法：單擊此處關閉該視窗並返回主視窗。）”

使用者必須遵循下面描述的壓縮步驟來減小郵件資料庫，避免接收限額警告。

壓縮郵件資料庫

當使用者刪除訊息或者清空垃圾之後，他們必須壓縮伺服器上的郵件資料庫。通常，壓縮任務在伺服器空閒時間執行，因此使用者必須手動壓縮他們的資料庫。下面的幾節複習進行手動壓縮的過程以及基於伺服器的壓縮任務。

使用者對郵件資料庫的壓縮

手動壓縮伺服器上的郵件資料庫能調整它佔用空間的大小，使之降低到限額之下。可以通過以下的步驟完成手動壓縮：

1. 在 Lotus Notes 中，選擇 File – Database – Properties 來開啟 Database Properties 視窗。
2. 選擇 Info 附籤，然後單擊 % used 按鈕來檢視可以重新獲得的空間的數量（參見圖 5）。
3. 單擊 Compact 按鈕來減小資料庫的大小。

圖 5. Database Properties Information 附籤

完成壓縮任務之後，就可以使用郵件資料庫了（只有通過完整的 Lotus Notes 客戶機，Compact 才可以使用）。

啟用事務日誌時，手動壓縮操作的執行過程與禁用事務日誌時不同。特別地，當通過選擇 Server 文件的 Transactional Logging 附簽上的 Quota enforcement 域中的 “Check space used in file when adding a note” 選項增強限額時，必須強制伺服器忽略資料庫中的空白（參見圖 6）。

圖 6. Transactional Logging 附籤

在伺服器上設定壓縮

在伺服器上配置壓縮任務是管理郵件伺服器和避免前面概述的手動操作步驟的最簡單的方法。下面的步驟概述了通過 Server Configuration 文件來設定壓縮任務的過程：

1. 在 Domino Directory 中，開啟 Configuration 資料夾的 Servers\Programs 檢視，然後單擊 Add Program 按鈕。
2. 用適當的值完成 Program 文件，它的示例如圖 7 所示。根據下面的提示來操作：
   • Command line 域可以包含許多選項；例如引數 -B -S 10，表示當資料庫有超過10% 的空白時進行壓縮。
   • 設定 Run at times 和 Days of week 域以避免其他的管理任務。
3. 單擊 Save & Close 來初始化 Program 文件。

圖 7. Compact Program 文件的示例

-B 開關更改 DBIID。如果事務日誌用於備份，只在完全備份計劃（每週一次）之前使用此開關。執行不帶此開關選項（預設設定）的壓縮不會更改 DBIID；如果使用事務日誌，可以讓它每夜都執行，回收空白，但不減少檔案的大小。

有關實現壓縮任務時可以使用的更多開關選項，請參考 Lotus Domino 7 Administrator Help中的 “Compact options” 小節。

使用路由器增強限額執行

為了限制傳遞已經超過限額的使用者的郵件，可以修改一些與路由器有關的配置設定來確保嚴格執行限額。

設定路由器引數來執行限額

為了從路由器執行限額，按以下步驟操作：

1. 在 Domino Directory 中，開啟 Configuration 資料夾中的 Servers\Configurations 檢視來編輯想要在其上控制限額的郵件伺服器的 Configuration 文件。
2. 在 Configuration Settings 文件中，選擇 Router/SMTP - Restrictions and Controls - Delivery Controls 子附籤（參見圖 8）。在 Configuration Settings 文件的這一部分有許多選項可以使用。根據需要選擇適當的選項，有關內容請參考 Lotus Domino 7 Administrator Help 中的 “Setting quota controls for the Router section”。
   
   
   圖 8. 樣例 Configuration 文件
   
   
   
   
3. 單擊 Save & Close。

在下次路由器配置更新之後更改才能生效，這可以通過在伺服器控制檯輸入tell router quit 來執行。在路由器停止以後，輸入 load router。這時路由器利用配置更改來執行限額。

路由器執行的限額的使用者體驗

對於路由器執行的限額，當使用者到達他們的郵件資料庫的門限或最大限額時，將看到要求他們採取措施來減小郵件資料庫大小的錯誤對話方塊。使用者體驗的不同之處是會進一步收到一封通知他們超過限額的電子郵件。

超過門限警告

當郵件資料庫超過它的警告門限時，使用者開啟郵件資料庫時會收到錯誤提示，然後會發現如圖 9 所示的主題為 Quota Warning Report 的電子郵件。

圖 9. 限額警告報告郵件

如圖 10 所示，訊息包含有關他們的郵件資料庫的當前狀態。

圖 10. 限額警告報告的示例

超過限額錯誤

同樣地，當郵件資料庫超過它的設定限額時，使用者開啟資料庫時會收到錯誤訊息。在郵件資料庫中，使用者能看到如圖 11 所示的主題為 Over Quota Error 的訊息。

訊息中包含關於郵件資料庫當前狀態的資訊，圖 11 所示是選中 “Deliver Anyway (Don’t obey quotas)” 選項時訊息的示例（“What should you do?” 部分指出將繼續傳遞新訊息）。

圖 11. 選中 “Deliver Anyway...” 選項時 Quota Error Report 的示例

如果將 Configuration 文件設定為 “Non deliver to originator”，則不會把訊息傳遞到郵件資料庫，但是如圖 12 所示的 Quota Error Report 將傳遞給接收者（“What should you do?” 部分指出將不傳遞新訊息並會把 Non-Delivery Report 傳遞給傳送者）。

圖 12. 選中 “Non deliver to originator” 選項時 Quota Error Report 的示例

傳送者會在他的郵件資料庫中收到如圖 13 所示的發件人為 Mail Router、主題為 DELIVERY FAILURE 的 Non-Delivery Report。

圖 13. Non-Delivery Report 的示例
 

實現限額的案例分析

每種環境都有不同的需求，知道這一點很重要，因此很難概括出可以應用到所有公司的一組標準或建議。下面的案例分析是要幫助您做出部署限額的成功的計劃。

XYZ 公司對郵件資料庫的儲存需求日益增長。最近，IT 團隊與法律部門合作部署一個捕獲通過環境傳遞的所有訊息的訊息日誌系統。團隊認為解決方案中不包含自動存檔功能，由使用者管理郵件資料庫是最適合的做法。他們也決定實現基於 Lotus Domino 的限額以使資料庫減到最小。

IT 團隊對公司當前電子郵件的使用模式進行了一次調查，確定通過環境的郵件資料庫的平均大小是 234M。他們發現使用的資料庫有四組不同的大小：

• 小於 150 MB
• 150-250 MB （有 50% 的人使用）
• 250-400 MB （有 40% 的人使用）
• 400 MB-13 GB（有 10% 的人使用）

訊息的平均大小相對較小，但是有許多大的影像（平均大小接近 10M）通過環境。

IT 團隊去業務部門開發一個把使用者群的風險減到最小的實現限額的計劃。業務部門卻認為實現限額來限制通過路由器的訊息的流動是不可接受的，會因此引起商業風險。他們認為一一解決那些代表最大風險（超過 500M）的使用者是重要的，IT 小組獲得了對於業務很重要的使用者名稱單。

另外，業務部門同意 IT 團隊提出的使用者限額和限額 90% 的警告門限，要實現的一種四級方法如下：

• 所有新使用者和當前小於 210M 的使用者的限額為 250 MB （225 MB 的警告門限），以便限額的實現不會使他們立即達到警告門限。
• 所有郵件資料庫的大小在 210-340 MB 之間的使用者的限額為 400 MB（360 MB 的警告門限）。
• 所有郵件資料庫的大小在 340-600 MB 之間的使用者的限額為 600 MB（540 MB 的警告門限）；決定逐一通知此類使用者，並且如果超過 540M 的警告門限，他們能收到警告訊息。
• 所有郵件資料庫的大小超過 600M 的使用者的限額為 X+100 MB（X+50 MB 的警告門限）；即，他們的限額設定為他們當前郵件資料庫的大小加上 100 MB，警告門限設定為當前郵件資料庫的大小加上 50M。

業務部門同意任何從低限額到高限額的變化都需要正當的商業理由和管理人員的同意。象徵性的退費將應用到限額的變化上。

IT 團隊建立一個為所有新註冊的使用者設定 250M 限額（225M 的警告門限）的註冊策略。團隊把伺服器上的所有使用者分為前面的四類，並公佈推出新限額系統的時間表。在應用新限額並生效六個月之後，IT 團隊、業務部門與法律部門再次開會以確定限額適合公司。

結束語

控制郵件資料庫的大小是管理 IBM Lotus Domino 環境的一項重要功能。實現限額能顯著增強管理團隊控制郵件資料庫大小的能力。本文概述了實現限額所需的步驟和對使用者群的影響。與任何新實現的策略一樣，確保實現以一種有效的、謹慎的方式完成是很重要的。另外，要參考 IBM Lotus Domino Administrator's Help 資料庫以確保這裡提供的資訊適合您的環境。

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