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本文是我平時工作中收集的技巧點滴，已經整理好釋出到 [url]http://www.microsoft.com/china/office/ready[/url]，這裡面不光有文字的，還有錄製的視訊，目前大家看到的是第一輯，第二輯近期也會發布到上面這個地址。
 
*為了廣大讀者看著方便，把完整的列表釋出在部落格上，歡迎各位積極轉載，轉載請註明出處是[url]http://www.microsoft.com/china/office/ready[/url]，並注意版權是Microsoft所有，而不是我了~祝各位工作愉快~
 
巧選Word中的文字

Word中選擇文字的時候可以通過快捷鍵組合實現不同的選擇模式：
按住【Ctrl】鍵可以在一篇Word文件中選擇不連續的選區；
按住【Shift】鍵可以從游標閃動位置到滑鼠單擊位置進行擴充套件選擇；
按住【Alt】鍵能夠選擇一個矩形選區，而不必限制於一行選完再選下一行；
對於選擇文中多處具有類似格式的文字，可以選中其中的一部分文字，然後點選右鍵，選擇【樣式】－【選擇格式相似的文字】來實現。

在Word文件中實現即時翻譯

處理公文時往往會遇到不認識的單詞，或者需要將某一單詞翻譯成其他的語言。在Word中，只要按住【ALT】鍵，再用滑鼠點選這個單詞，即可在右側的【資訊檢索】任務窗格看到翻譯的結果。並且還可以選擇多種語言互譯，這一招在IE瀏覽器中也同樣適用！
另外，還可以在【審閱】選項卡中開啟【螢幕翻譯提示】功能，即可實現滑鼠懸停查詢單詞的功能。

字型無級縮放大法

通過Word 2007中【顯示比例】縮放劃杆可以“無級縮放”頁面檢視，其實對於文件中的字型大小也能夠快速進行縮放。只需要選中文字，通過【Ctrl】＋【[】（左方括號）組合鍵即可縮小字型，按下【Ctrl】＋【]】（右方括號）組合鍵即可增大字型。這招在PowerPoint中也適用！

在Word中隨時插入預定義的內容

Word 中的自動更正功能可以在您的單詞或片語拼寫錯誤時自動修正成正確的寫法。這個功能也可以幫助您快速輸入頻繁使用的特定內容。只需先在Word文件中輸入這部分內容，例如您的地址簽名行，然後用滑鼠將其選中，再在【Office按鈕】－【Word選項】中選擇【校對】－【自動更正選項】，在【替換】位置輸入一個特定的符號，例如“*add*”，點選【新增】並確定。以後再需要輸入這段內容的時候，只需輸入*add*即可。此方法不光可以新增文字，圖文及表格的混排都適用！

壓縮圖片，減小文件尺寸

如果文件中插入過多的圖片會使文件尺寸變得十分臃腫，在Word中可以通過壓縮圖片的方式在一定程度上減輕這種負擔。選中文件中任意一副圖片，在【圖片工具】－【格式】選項卡中選擇【壓縮圖片】。在【選項】中還可以對圖片壓縮質量進行控制，如果只是為了電子傳閱，選擇【電子郵件（96dpi）】就能在很大程度上縮小圖片的尺寸了。

自動重複標題行

在Word中插入表格的時候往往表格在一頁中顯示不完全，需要在下一頁繼續，為了閱讀方便我們會希望表格能夠在續頁的時候自動重複標題行。只需選中原表格的標題行，然後在【表格工具】－【佈局】中選擇【重複標題行】即可，在以後表格出現分頁的時候，會自動在換頁後的第一行重複標題行。

節省紙張的辦法

利用Word進行文件編輯的時候經常會遇到最後一頁只剩下幾個字的情況，而這些字又很重要不能刪掉，既浪費紙張，也不美觀。Word有個好辦法可以自動將這一頁省掉，只需在【快速訪問工具欄】旁邊的下拉選單中選擇【其他命令】，在從下列位置選擇命令中選中【所有命令】，在下拉選單中找到【減少一頁】功能按鈕，將其新增到右側的快速訪問工具欄列表中。以後，只要遇到這種情況，就可以點一下【減少一頁】按鈕，Word就會自動根據文字內容調整字型，從而將多於出來的幾個字收納到前面一頁，節省紙張又美觀！

玩轉自動編號

很多人對Word中的自動編號不是很熟悉，認為它難以控制，其實只要掌握了方法，自動編號還是非常好用的一個功能。在編號過程中，如果需要暫時中斷自動編號而去書寫該編號下面的細節內容，可以通過【Shift】＋【Enter】鍵進行軟換行，這樣編號就不會繼續了，當需要繼續編號時再按【Enter】鍵進行換行，編號又會繼續前面的數字了。

調整專案先後順序和層次關係

在Word中經常需要調整專案的層次和順序，此時有一組常用的快捷鍵非常重要：【Alt】＋【Shift】＋【方向鍵】。選中要調整的文字內容，通過以下組合鍵實現調整的功能：
【Alt】＋【Shift】＋【→】：將專案降級；
【Alt】＋【Shift】＋【←】：將專案升級；
【Alt】＋【Shift】＋【↑】：將專案向上移動次序；
【Alt】＋【Shift】＋【↓】：將專案向下移動次序；
PowerPoint中也同樣適用！

去掉頁首中的黑線

在編輯頁首的時候，Word往往會給頁首自動加上了一條黑色的下劃線，影響美觀而且很難去掉。其實方法並不難，先看
第一招：選中頁首中的文字，在【開始】選項卡中【樣式】裡選擇【正文】樣式即可；
第二招：選中頁首中的文字，在【開始】選項卡的【段落】邊框下拉按鈕中選擇【無框線】；
其實頁首下面的黑線是由於預設的頁首樣式造成的，所以還可以通過修改頁首的樣式來去掉黑色下劃線—這是第三招，也是最保險的一招！

檢查文件，萬無一失

在文件釋出的同時，往往會附帶一些之前修訂時忘記刪除的更改或者註釋，還有一些文件的屬性資訊，諸如作者的名字等資訊，這些資訊無疑會洩露一些您所不希望釋出的內容。養成一個好的習慣，每次釋出文件之前適用Office 2007的文件檢查器對文件的內容進行檢查，即可幫您迅速發現並刪除這些隱含的資訊。點選【Office 按鈕】－【準備】－【檢查文件】，通過執行文件檢查器去清理文件中的各種資訊。Word、Excel、PowerPoint中均有此功能。

設定只讀，防止誤操作

文件經過多個版本的修訂終於要生成最終版本了，但是很有可能在審閱的時候一個誤操作就為文件帶來一些難以察覺的錯誤。您可以在文件修訂完成以後，選擇【Office 按鈕】－【準備】中的【標記為最終狀態】即可讓一切修改按鈕變成灰色，鍵盤輸入也不起作用，能夠有效避免誤操作。如果希望重新對文件進行操作，只需要按照同樣操作再點一遍【標記為最終狀態】即可！Word、Excel、PowerPoint中均有此功能。

快速切換引用狀態 – F4的妙用

在Excel進行單元格的引用時，經常會頻繁的切換相對引用和絕對引用，【F4】鍵可以幫助您快速的切換相對引用和絕對引用等四種狀態。

原汁原味的圖表

利用Excel可以製作精美的表格和圖表，我們可能經常需要把這些表格和圖表放到PowerPoint中進行呈現，然而在有些情況下，複製並貼上到PoerPoint中的表格或圖表的外觀會發生變化。如何保證Excel中的表格和圖表複製到其他應用程式時外觀不發生變化？您可以選中要複製的物件，之後選擇【開始】選項卡中的【貼上】，在【貼上】的下拉選單中選擇【以圖片格式】－【複製為圖片】，這樣就可以將Excel中的表格或圖片複製為圖片的格式，貼上到哪也不會發生外觀的變化，保證了原汁原味。當然，這樣貼上到其他應用程式中的圖片形式的物件將不能夠再編輯。

隱藏和顯示行或列的技巧

為了工作需要，我們經常會把Excel表格中的某一行或列隱藏起來，然而當需要取消隱藏的時候卻往往不得技巧，藏起來的行或者列找不到了。其實行或列的隱藏本質上是把行高或者列寬設定為零，所以當您實在無法恢復顯示那些被隱藏的行或列時，可以把整張工作表選中，然後設定一個大於0的列寬或者行高。
如果您覺得這個技巧還是麻煩的話，也可以用滑鼠指向隱藏的行或列，當滑鼠指標形狀變成一個“←||→“的時候，直接把隱藏的行或列“拽”出來！

找出重複的資料

在收集到的大量資訊中，往往會有一部分重複資料，使用Excel 2007可以很輕鬆的找到這些重複的資料。選中需要整理的資料區域，選擇【開始】選項卡中的【條件格式】，在【突出顯示單元格規則】中選擇【重複值】，這樣就能夠快速把重複值進行高亮顯示。
如果希望刪掉這些重複值，只需要選中【資料】選項卡中的【刪除重複項】按鈕，在彈出的對話方塊中設定判斷重複的列，確定即可。

新增時間和日期

在Excel中如果希望簽署日期和時間，不用一個數字一個數字的進行輸入，只需要按下【Ctrl】＋【；】（分號）鍵即可快速插入當前日期，按下【Ctrl】＋【Shift】＋【；】（分號）可以快速輸入當前的時間。

讓Excel按筆劃或音序排序

眾所周知，Excel可以按照數字以及字母的順序進行排序，點選【資料】選項卡中的【排序】按鈕，在彈出對話方塊的【選項】按鈕中還可以設定讓Excel按照音序或者筆劃順序排序。

讓Excel按照“頭銜”排序

除了音序和筆劃以外，Excel還可以按照“頭銜”進行排序：
1. 點選【Office 按鈕】－【Excel選項】中的【常規】，點選【編輯自定義列表】；
2. 按照頭銜的先後順序，在輸入序列中依次輸入如“董事長”、“總經理”、“副總經理”、“部門經理”之類的序列，每個專案用回車分隔，輸入完成後點選【新增】按鈕將其加入到自定義列表，點選確定關閉Excel選項視窗；
3. 在【資料】－【排序】中，在次序的下拉選單中選擇【自定義序列】選項，在彈出的自定義序列視窗中選擇剛才自定義的序列，確定。
此時我們的Excel就能夠按照自己定義的官職大小進行排序了，當然，“頭銜”只是個例子，您可以舉一反三！

誰動了我的單元格

像Word一樣，Excel也可以利用修訂功能追蹤使用者對單元格的更改，只需要選擇【審閱】選項卡中的【修訂】，選擇【突出顯示修訂】即可開啟此功能。此後，任何人對單元格中內容的更改將被記錄下來。如果需要關閉此功能，只需在同樣位置清除彈出對話方塊中的【編輯時跟蹤修訂資訊，同時共享工作簿】的對鉤即可。

追蹤資料的來龍去脈

當Excel中的資料模型和運算過程十分複雜時，往往會導致運算結果不正確，但在如此龐大的工作表中查詢錯誤的根源顯然是件很複雜的事情。對於運算出錯的單元格，我們可以選擇【公式】選項卡中的【追蹤引用單元格】和【追蹤從屬單元格】來很好的追蹤運算過程。Excel會以箭頭的形式顯示資料的來龍去脈，幫助您理清資料之間的關聯。如果希望取消螢幕上面的箭頭顯示，只需要選擇【公式】選項卡中的【移去箭頭】即可。

在單元格中輸入文字型數值

有時候當我們需要在Excel中輸入手機號碼或者身份證號碼，或者是0開頭的電話號碼時，Excel總會自動把它識別成數值型別的資料，並且會自動去掉開頭的“0”，或者用科學計數法來表示。為了避免這種情況，可以在輸入很長的全數字文字前輸入一個“`”(英文半形的單引號)，之後跟著輸入文字，Excel將會將其識別為“以文字形式儲存的數字”，輸入的數字再長也不會使用科學計數法了。而且這樣格式的單元格里面儲存的值依然是數字，依然可以做運算！

Excel中編輯過長文字

在Excel的單元格中編輯超長文字或者很長的公式的時候，編輯介面只能顯示在一行會讓使用者很不舒服。其實在Excel 2007中有個很體貼的細節變化，編輯框由原來的單行顯示變成了多行顯示，只需要點選編輯欄右側的【展開編輯欄】按鈕，即可把編輯欄變成多行顯示，編輯長文字或者長公式就變得容易得多了。

僅複製可見單元格中的內容

當Excel表格中隱藏了部分行或列，如果選中跨隱藏行或列的資料進行復制，貼上後會發現，原本隱藏的資料也被複製出來了。這是因為我們連續選擇的時候同樣會選中隱藏的行或列。如果我們只希望複製可見的部分，隱藏部分資料被忽略掉，可以在選中這些資料以後，複製之前先按下【Alt】＋【；】（分號）鍵，用來選中所有可見區域，之後在通過【Ctrl】＋【C】（或複製命令按鈕）進行復制。這樣就可以僅複製出螢幕上顯示的資料，而那些隱藏的資料則不會被複製出來。此方法在隱藏行或列以及分類彙總後用途非常廣泛。

Excel的頁首頁尾

如同Word一樣，Excel也可以設定頁首頁尾，使得列印輸出時每一頁都可以顯示定義的頁首頁尾內容。只需選擇【檢視】選項卡中的【頁面佈局】檢視，即可按照分頁形式顯示Excel中的資料，這就是列印輸出後分頁顯示的效果。同時，在【頁面佈局】檢視中，可對頁面進行頁首頁尾的設定。

由Word文件快速匯入到PowerPoint

當使用Word編輯好文章以後，可以輕鬆地將其傳送到PowerPoint中進行展現，只需簡單點選滑鼠，避免了複雜的複製貼上的煩惱。在Word的【Office 按鈕】中選擇【Word 選項】，在【自定義】選項的【所有命令】中找到【傳送到Microsoft Office PowerPoint】，將其新增到自定義工具欄。之後就可以點選這個命令按鈕，將Word中的文件傳送到PowerPoint的幻燈片上了。
不過，有個前提，就是Word中的文件要通過樣式設定好標題的層次結構，否則傳送過去的內容很有可能是層次混亂的。

改變超連結顏色

PowerPoint中的超連結功能能夠讓幻燈片可以不受順序限制，並且可以隨時開啟其他檔案或者網頁。但是預設情況下，當對文字插入超連結後，文字會變成藍色並且帶有下劃線並且不能修改。
其實這是主題顏色在搞怪。如果不喜歡超連結的顏色，可以在【設計】選項卡的【主題】設定組中找到【顏色】，在下拉選單的最後選擇【建立新主題顏色】，在其中的【超連結】和【訪問過的連結】專案將其設定成所需顏色即可。

讓PowerPoint靈活播放視訊

在PowerPoint中可以通過【插入】選項卡中的【影片】來插入一個視訊片段，以便在放映時進行播放。然而這種方式插入的影片無法進行很好的播放控制。其實我們也可以通過【插入】選項卡中的【物件】來選擇插入一個Windows Media Player物件來實現對視訊的播放控制。插入Media Player物件後，在視訊播放器上點選右鍵，選擇【屬性】，在其自定義欄位中設定檔名或URL，並且可以對其它屬性進行詳細設定。這樣就可以像播放電影一樣播放幻燈片中的影片了。

分解SmartArt動畫

PowerPoint 2007中全新引入了SmartArt元素，使用者可以非常方便的插入SmartArt物件，並且可以對其加以動畫效果的處理。但是在預設情況下，對SmartArt物件加的動畫效果只能夠將SmartArt作為一個整體物件處理，對於一些希望分開表達的意思就顯得力不從心。其實只需要選擇【自定義動畫】窗格中的相應動作，點選右鍵選擇【效果選項】，在【SmartArt動畫】選項卡中就可以選擇將物件作為一個整體進行動畫操作，還是“逐個”進行動畫操作。

幻燈片播放中的快捷鍵

在幻燈片放映過程中，為了達到最佳的演示效果，記住幾組常用快捷鍵是十分有必要的。
【Ctrl】＋【P】：將滑鼠指標切換成繪圖筆(Pen)；
【Ctrl】＋【A】：將滑鼠指標切換回指標箭頭(Arrow)；
【Ctrl】＋【E】：將滑鼠指標切換成橡皮擦(Eraser)；
【E】：清除螢幕上的墨跡；
【W】：將螢幕切換成白板(White)；
【B】：將螢幕切換成黑板(Black)；
【數字鍵】之後【Enter】可以切換到對應的幻燈片。
瞭解以上快捷鍵並熟記於心可以讓您在演講時更加遊刃有餘。
 

幻燈片講義按需列印

PowerPoint對簡報的列印提供了充分的支援，使用者可以選擇各種列印檢視。點選【Office 按鈕】，選擇【列印】中的【列印】選項，在彈出的列印對話方塊中可以對即將列印的簡報進行詳細的設定。使用者可以在“列印內容”和“顏色/灰度”中對需要列印的幻燈片進行詳細的設定，可以選擇列印講義亦或是備註、大綱檢視。還可以在“列印範圍”中選擇需要列印的幻燈片的頁數，例如只需要列印第一到四頁以及第九、十頁，只需要輸入“1-5,9,10”即可。

相容性檢查，保證不同版本使用者同樣體驗

在PowerPoint 2007中建立了豐富的SmartArt、藝術字以及圖形圖表特效，這些都是PowerPoint 2007的新特性。那麼這些文件在低版本的PowerPoint中呈現出來會是什麼樣子呢？您的客戶會不會和您看到的截然不同？相容性檢查器可以告訴您在當前的文件中有哪些內容是和低版本程式不相容的，而且還會告訴您那些使用者看到的會是什麼樣的效果。要執行相容性檢查，請選擇【Office 按鈕】中的【準備】，選擇【執行相容性檢查器】。

讓Outlook更加符合您的工作習慣

不同的人使用Outlook會有不同的習慣，Outlook為每個使用者提供了度身訂造的介面，您可以通過選擇【檢視】選單中的【閱讀窗格】來調整閱讀窗格的位置；通過【檢視】選單中的【待辦事項欄】來調整待辦事項欄的顯示，通過【檢視】選單中的【導航窗格】來調整導航窗格的顯示狀態。這樣，您就可以根據自己的工作習慣定義一個合適的Outlook工作介面了。

拽出來的高效

待辦事項欄是Outlook 2007中全新引入的元素，在很大程度上能夠提升使用者的工作效率。很多使用者不習慣待辦事項欄，往往會直接把它關掉。其實，待辦事項欄是個很不錯的工具。需要安排日程的時候，只需雙擊日曆上的日期，即可快速安排約會。如果針對某一封郵件需要安排會議，或者新增一個任務，只需要點中郵件，拖拽到日曆的相應日期上，或者拖拽到任務列表中即可。臨近的約會會在待辦事項欄中顯示，隨時提醒您不要錯過重要事情！

使用顏色標記

Outlook 2007中，每個郵件的後面都會有一個圓角正方形“類別”的標記，點選它就能夠快速為郵件設定不同的顏色，用以標記郵件的類別。用好這個功能能夠讓我們效率大增。您可以右鍵點選這個小方塊，選擇【所有類別】，在彈出的對話方塊中對顏色類別的名稱進行設定，比如紅色代表“重要事項”，綠色代表“個人事件”，黃色代表“電話會議”，藍色代表“出差”…這樣，在收到一封郵件後，就可以根據內容進行類別的標記了，並且類別標記可以設定多個，只需多次點選類別圖示即可。另外，郵件設定好了類別後也會方便進行檢索，例如，可以直接在搜尋框中輸入“出差”，那麼所有之前標記了藍色“出差”標記的郵件都會被檢索到。這個標記類別還適用於日曆中的日程。

重要人物特別待遇

您是不是每天都會收到大量的郵件，而老闆的郵件也會混雜在其中？在收到的這些郵件中，自然應該優先檢視老闆發來的指示或者任務。怎麼才能夠讓重要人物的郵件在眾多郵件中與眾不同？您可以選擇【工具】選單下的【組織】，在【組織】設定介面中選擇【使用顏色】，設定“發件人為…”的時候使用“紅色”，之後點選【應用顏色】。這樣，以後老闆發來的郵件，會在收件箱中用紅色顯示，您就再也不會錯過重要任務了。

給同事上個鬧鐘

每天繁雜的工作，難免會有遺忘。有沒有下班走出辦公室才想起有件重要的事情忘了做的經歷？很多時候我們需要一個助手隨時提醒自己，或者是提醒自己的下屬。在Outlook中傳送郵件時，我們不僅可以通過郵件告知對方工作的內容，還能夠通過撰寫新郵件介面中【郵件】選項卡里【後續標誌】的功能來給自己或對方上個“鬧鐘”，以實時提醒重要的事件。在【後續標誌】的下拉選單中，選擇【新增提醒】，可以在彈出的對話方塊中選擇為自己新增提醒還是為收件人新增提醒，並且可以設定提醒的具體時間，這樣就不怕遺忘重要任務啦！

日曆重疊顯示

Outlook可以開啟多個日曆以便安排和管理時間，但是日曆並排現實的檢視經常讓我們疲於不停地轉動脖子兩邊來回檢視。在Outlook 2007有了一個很體貼的改進：日曆重疊顯示。當您需要開啟兩個或多個日曆來檢視和安排日程的時候，每個日曆的名稱旁邊都會有一個箭頭形狀的按鈕，點選這個按鈕，日曆就可以以一種重疊的檢視顯示出來。上面的日曆會正常顯示，而被覆蓋在下面的日曆將以淺色顯示以示區別。這個功能在挑選兩個人的共同時間時非常有用！

使用Outlook收集民意

如果希望做個簡單的民意調查，比如對某件事贊成還是反對，不用費盡周折收集資訊，Outlook輕輕鬆鬆就能搞定這件事。首先按照常規的方式撰寫郵件，把調查的內容如實寫在郵件的正文中，接下來在【選項】選項卡中找到【使用投票按鈕】，通過下拉選單找到所需的選項，或者通過自定義進行按鈕的設定。設定完成後就像傳送普通郵件一樣傳送這封郵件，被調查者在Outlook收到這封郵件後，就能夠看到您剛才設定的投票按鈕，只需輕鬆點選他的意向，這些資訊就自動的收集到您的收件箱啦！

簽名隨心換

我們經常會面對很多客戶，而針對不同的客戶可能會需要不同的郵件簽名。在Outlook中，您可以在【工具】－【選項】－【郵件格式】－【簽名】中設定多個簽名檔，比如一個是帶有手機號碼等聯絡資訊的，另外一個則不帶有這些聯絡資訊。當傳送郵件的時候，您可以在郵件編輯的介面中，找到【郵件】選項卡中的下拉選單，非常輕鬆地選擇針對這封郵件，使用哪個簽名檔，做到簽名隨心換！

Outlook日曆列印技巧

很多人習慣在Outlook的日曆中管理自己每天的日程安排，很多人希望能夠把Outlook中設定好的日程列印出來貼在自己的座位旁，或隨身攜帶以備時刻提醒自己。如果使用Outlook自帶的列印功能，日曆列印出來的樣式非常有限，可用性也不強。對於Outlook 2007使用者，我們還可以獲得一個額外的增值小工具：Outlook 2007日曆列印助手。只需要訪問Microsoft Office Online搜尋“Outlook 2007日曆列印助手”或訪問[url]http://office.microsoft.com/zh-cn/outlook/HA101687212052.aspx?pid=CL100626972052[/url] 即可下載。裝上這個增值工具，您會發現在您的【Microsoft Office】程式組的【Microsoft Office工具】中，會多出一個【Outlook 2007日曆列印助手】工具，利用它就可以列印各種各樣內容和版式的日曆了！

郵件定時傳送

有些時候電子郵件並非越早發出越好，我們經常會選擇一個最佳傳送時機。然而繁忙的工作往往使得我們在最佳傳送時機到來的時候不方便甚至忘記發郵件。那麼我們可以提前撰寫好郵件，在新郵件的介面中寫好標題和收件人，之後選擇【選項】選項卡，點選【延遲傳遞】按鈕，在彈出的對話方塊中設定【傳遞不早於】選項，這樣的話，郵件就會乖乖的躺在發件箱裡，直到設定的時間到了，Outlook執行自動傳送/接收時才會被自動傳送出去。

備份Outlook個人資料

當電腦出現故障或需要更換電腦時，我們需要將Outlook中的大量郵件、日程安排、任務以及聯絡人也一同備份。Outlook中備份這些個人資料非常簡單，只需要選擇【檔案】選單下的【匯入和匯出】，在彈出的對話方塊中選擇【匯出到檔案】，為了將來能夠方便地匯入到Outlook中，在下一步的建立檔案型別選擇【個人資料夾檔案(PST)】，再在接下來的對話方塊中選擇希望匯出的節點，將匯出的資料檔案妥善保管就行了！需要匯入到Outlook時，只需要選擇【檔案】選單下的【開啟】，選擇【Outlook資料檔案】，找到之前匯出的pst檔案即可。

匯入匯出Outlook郵件規則

在備份Outlook個人資料檔案的同時，我們也需要將Outlook中應用的規則一併進行備份。規則的備份可以通過【工具】－【規則和通知】，在【電子郵件規則】選項卡中選擇【選項】，您可以看到有【匯入規則】和【匯出規則】可供使用。記得備份Outlook資料的時候也一併把規則匯出，待需要還原的時候，再將先前匯出的檔案匯入到Outlook中。

對比Excel中的兩列資料

在Excel中經常會遇到對比兩列資料異同的問題，即兩列資料，有的相同，有的不同。如何快速定位那些不同的專案呢？在Excel表格中，選中需要對比的兩列，然後選擇【開始】選項卡中的【查詢和選擇】下拉選單中【定位】，在彈出的視窗選擇【定位條件】，在接下來的視窗中選擇【行內容差異單元格】，這樣，所有同行存在差異的單元格都被選中，使用者可以將其快速定位。

對比Excel中不同區域中的資料

利用條件格式，可以靈活對比不同區域中資料的異同。

翻譯郵件

使用Windows Live Translator實現整段文字的翻譯。Service：[url]http://www.windowslivetranslator.com/officetrans/register.asmx[/url]

Email收件人自動完成功能

Outlook有個很好的功能，能夠把使用者曾經輸入過的電子郵件地址記錄下來，當再次給此地址傳送郵件時能夠自動感知並顯示。但是有些情況下這個功能也會帶來一些麻煩，比如誤選了收件人。如果希望刪除掉自動感知的收件人列表中的某個專案，只需要通過方向鍵選中這個專案，然後按下【Delete】鍵，即可將此地址在自動完成收件人列表中刪除。當使用者更換計算機，而又希望保留自己的自動完成收件人列表功能，只需要在Windows中搜尋“*.nk2”檔案，將其複製到新的計算機中同樣的位置即可。

使用PowerPoint繪製一個“空中浮球”

Office 2007中提供了大量豐富的形狀，但是在預設情況下通過這些形狀繪製出的圖形都是平面的。其實我們可以通過對這些形狀進行簡單的設定就可以實現一些三維效果。
例如
1. 在PowerPoint中選擇【插入】選項卡中的【形狀】，選擇【橢圓】，並且在繪製的同時按下【Shift】按鍵繪製一個正圓，寬和高均為10釐米。
2. 選擇【繪圖工具】中的【格式】選項卡中的【形狀輪廓】，選擇【無輪廓】去掉輪廓線。
3. 在圓形上點選右鍵，選擇【設定形狀格式】，在【三維格式】－【稜臺】－【頂端】中選擇【圓】樣式，並且設定寬度和高度均為100磅。
4. 在【陰影】－【預設】中選擇【靠下】
這樣幾步操作，就可以把原本平面的圓形設定成立體的感覺，讓幻燈片的展現大大增色。

用好Excel的“序列”

Excel中有個很實用的功能，當在某一單元格填充“星期一”的時候，向下拖拽填充柄，就會自動填充“星期二”、“星期三”…當填充“一月”，拖動填充柄就會填充“二月”、“三月”…如果使用者希望能夠自行設定這樣的自動填充功能，可以選擇【Office 按鈕】中的【Excel選項】，在彈出的視窗中選擇【編輯自定義列表】。將您需要能夠自動填充的序列填寫在“輸入序列”區域，每個專案之間用回車分隔。輸入完成後點選【新增】按鈕並確定。
此後，當再需要輸入這個序列的時候，隨意輸入一個序列中的專案，拖動填充柄向下填充即可。

去掉資料背後的有效性約束

為了進行資料的約束，往往會在Excel中通過資料有效性的設定來進行資料的約束，但是當在許多單元格中都設定了資料有效性後，如何知道在哪些單元格進行了限制？
可以按下【Ctrl】＋【G】組合鍵，開啟“定位”對話方塊，點選【定位條件】按鈕，在接下來的對話方塊中選擇【資料有效性】並確定，這樣，所有包含有資料有效性約束的單元格就會被選中，我們就可以一目瞭然了。

改變圖片形狀

Office 2007強大的圖形圖表引擎讓使用者可以輕鬆製作專業的影像。當需要展現一張生動的照片時，矩形照片的外框讓圖片多少顯得有些生硬。其實我們只需選中要調整的照片，選擇【圖片工具】－【格式】中的【圖片形狀】，圖片的外觀就可以任由使用者自行設定了。

PowerPoint物件佈局調整技巧

為了進行展現，往往會在PowerPoint中插入大量的物件：圖片、文字框、線條、形狀、SmartArt，如何能夠讓這些物件快速對齊、平均分佈？PowerPoint提供了強大的物件佈局調整功能。
只需要選中需要調整的全部物件，然後在【格式】的對齊下拉選單中選擇對齊或分佈的方式即可。簡單幾下就能夠讓PowerPoint中的物件整整齊齊！
另外，如果希望對物件的位置進行微調，只需要按住【Ctrl】的同時按下方向鍵即可。

快速選定PowerPoint中的物件

為了表達需要，PowerPoint中的物件往往會有重疊，這就使得我們選擇被其它層蓋住的物件時變得比較困難。這種情況下，可以嘗試使用“選擇窗格”。
在【開始】選項卡中選擇【查詢和選擇】，在下拉選單中選擇【選擇窗格】，這樣就會在右側顯示出一個任務窗格，幻燈片中的物件便一目瞭然了。在選擇窗格中可以對各個物件進行顯示/隱藏，調整層次順序等操作。

玩轉Word頁碼

如果希望同一篇Word文件中頁碼分成兩個階段，分別排序，則需要在兩部分之間插入分節符，選擇【頁面佈局】－【分隔符】－【分節符】。接下來在第二部分的頁碼位置雙擊，在【頁首頁尾工具】的【設計】中，關閉【連結到前一條頁首】按鈕，之後重新設定第二部分的頁碼屬性，讓其從“1”開始排序。

 

 
感謝您耐著性子看完了！說實話，我寫完我自己都懶得完整再看一遍~~再次感謝了～！！！