【馬曉光】Endnote和文獻管理技巧分享

Postscript: 

我個人用的NoteExpress這個軟體管理文獻，沒用過Endnote這個軟體，不過管理思想上都是相同的，主要看自己單位購買的是什麼軟體。

NoteExpress下載地址：http://www.inoteexpress.com/CompanyWeb/

Endnote下載地址：http://endnote.com/

Jeremy Lin @HQU

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有幸連續兩年都被邀請在系裡碩士課程EPID745 Master Seminar上講Endnote，第一次被邀請是因為導師的推薦，第二次被邀請是因為導師就是這門課的主講。導師習慣用Reference Manager，不過現在她所有文獻插入編輯的工作都由我們學生來做，所以她覺得我們應該更有“經驗”，於是我就被推出來了。言歸正傳，基礎的東西就不講了，直接說技巧和心得吧：

 

1. 建立你自己的資料庫：以前本科碩士的時候，也用Endnote，但是習慣於一個專案一個library，以至於最後想找什麼還要到具體資料夾翻。我現在的導師就有一個master library（不過是reference manager格式的），文獻在一個library裡面統一管理，所有的paper文獻插入編輯都可以用這一個資料庫，很方便。不過，要注意的是，一定要避免重複插入文獻，一定要留有備份，一定要確定自己用的資料庫是最新的那個。Endnote裡面可以建立子資料夾，這個更方便於管理。

 

2. 儲存PDF：pdf的命名和儲存路徑很大程度決定了你文獻管理的效率。命名我建議作者last name，year，journal的方式，如果想進一步說明，可以加個-之後加些備註，比如“review”，“diabetes”等等。很多人可能認為這樣命名不好分類，其實，如果你的研究領域不是特別的廣，如果你真的認真讀了文獻，這些不是問題。讀文獻的時候，以前我主要關注文章的內容，而不是特別關心文章的背景，比如作者誰牛不牛，組是哪裡的，什麼專案資助的等等。現在文獻看多了，漸漸發現文獻周邊的東西我們也要了解，這樣有助於記憶，也有助於對領域的瞭解。如果你對作者都熟了，自然一個last name就夠了，可能分類就不太需要了。自然，這也不絕對，適當分一級資料夾也是可以的。Endnote裡面有自動下載pdf的功能，不過如果你的endnote沒有連到授權的資料庫而只是公開的資料庫，那麼可能有一半左右的文章找不到全文（Endnote可以連自己的圖書館的，比如我們南卡的就有專門的授權可以用於endnote的連結，這個具體教程大家可以網上搜）。如果把pdf連到endnote裡面，其實這樣做很方便，但是有個問題，endnote儲存pdf都是一個文獻一個“資料夾”，你要想大批量分享你的pdf，你就很崩潰，因為都是一個個資料夾，每次要點進去才看到pdf。

 

3. 文章標註和記號：讀文獻是做科研最基本的工作，也是終生學習的最有效手段。文獻量太大，如果不做適當的標註，很快就忘記，不論是你當時讀得多精的文章。所以按照自己的習慣，在文章首頁空白處做些記號，或者弄個筆記本做個索引，或者貼個便條紙，這些都能達到事半功倍的效果。

 

4. Endnote和reference manager（RM）的區別和聯絡：兩個都是比較常用的文獻管理，而且都是一個公司做的，endnote我覺得介面更友好，操作更簡便，RM聯網工作的能力是亮點。不過按照我的習慣，我更喜歡Endnote。介面簡單，上手容易，版本更新快，可以自動搜原文，格式自定義修改都方便等等。

 

5. 把文獻匯入Endnote的方式有很多很多：比如最直接的是手動輸入，不過這個要注意，作者名字怎麼縮寫，哪裡加句號逗號，這些都能影響你的文獻格式。其他匯入方式可以有pubmed等資料庫的搜尋結果，比如pubmed，要儲存成medline格式的text，然後在endnote按照相應格式匯入就行。還可以從RM檔案轉出來匯入。可以在Endnote軟體裡面直接搜尋文獻，搜尋出來自動就匯入了，不想匯入的扔到垃圾箱裡就行。我比較喜歡用google scholar（不過國內是不是上不了啊？），搜到文獻，有個cite標籤，點選之後就可以看到儲存到endnote的標籤，然後就可以匯入了。

 

6. 編輯文獻：文獻不論來源是哪裡，多少都存在一些格式問題，如果你在插入文獻發現問題之後，一定要“第一時間”編輯更正，不要在word裡面的reference list裡面改，否則以後還會再費事。在word裡，也可以右鍵點選文獻插入的編號，然後選擇編輯文獻，這樣在endnote裡面就都改好了。

 

7. Word裡面如何插入文獻：最簡單直接的就是在endnote裡面選好要插入的，然後在word裡面相應地方點選工具欄裡endnote插入文獻的命令就行了，這樣不好的地方是每插入一次word會重新生成你的list。另外一個辦法就是用{}，在插入文獻的地方用大括號，裡面放上比如last name，year，或者title中的一些詞，然後最後在統一生成文獻列表。這樣做的好處是不用總更新列表，還可以隨時更改，還很清晰明瞭。尤其在論文打草稿階段，這個方法最有效。

 

8. 自定義雜誌格式：我們通常用endnote裡面自帶的雜誌格式，但是由於軟體版本多，很多版本的style，也就是雜誌的格式不是最新的，應用的話會出錯或產生麻煩。我的習慣是，在原有格式的基礎上自定義自己想要的格式，然後儲存。endnote格式自定義功能很強大，幾乎所有的地方都可以自定義，包括字型，大小，段落，標點。有些帶URL的，比如如何加accessed on date都可以定義。總之，你可以建立完全你想要的格式。

 

9. 永遠都要留一個帶code的版本：很多人習慣在論文提交前做一個沒有code的版本（就是把所有插入的文獻編號和列表都變成純文字），這樣可以隨便編輯。不過，一定要留一個帶code的版本，因為論文總是要改的，而且計劃總沒有變化快。等你要改的時候，如果不能連到endnote，那就崩潰了。

 

本文引用地址：http://blog.sciencenet.cn/blog-909908-681949.html

 

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