有效資源跟蹤的8個指標

從人員到裝置再到時間，有效的資源跟蹤可確保所有資產得到最 佳利用方面。
 
資源跟蹤過程中通常會出現兩個問題。首先，經理們可能不確定要跟蹤哪些指標。其次，他們雖然知道要跟蹤什麼，但卻很難從不同的工具中收集資訊。
 
有效的資源跟蹤需要收集組織良好、易於理解和準確的資料，瞭解正確的跟蹤指標，並利用洞察力做出明智的決策。

什麼是資源跟蹤？
 
顧名思義，資源跟蹤就是監督資源在整個專案中的分配和使用情況。這裡的資源指的是人、時間和金錢，但也可以包括：
 
● 辦公空間
● 材料
● 軟體和硬體
● 機械裝置
 
使用這8個指標來跟蹤資源
 
我們建議使用專案管理軟體8Manage PM來跟蹤資源，因為它可以將專案資料整合到一個地方，方便你檢視、監控和獲得交付專案所需的內容。
 
● 實時視覺化：8Manage PM提供了資源分配的清晰實時檢視，可以輕鬆識別未充分利用的資源或潛在瓶頸。
 
● 任務分配和重新分配：你可以將任務快速分配給團隊成員、部門或資產，並根據需要重新分配，以最佳化資源使用。
 
● 報告和分析：8Manage PM包含報告和分析功能，幫助你做出資料驅動的決策，以改進資源管理。
 
● 協作：8Manage PM提供協作功能，允許團隊成員實時訪問和更新資源分配資訊。
 
● 整合：與其他專案管理和協作工具的整合很常見，可確保與你現有工作流程無縫協作。
 
● 定製：8Manage PM還允許定製資源類別，例如人員、裝置或材料，以滿足企業的特定需求。
 
關於資源管理，以下是應該跟蹤的指標：  
 
1. 使用率
 
利用率顯示了員工所做的生產性工作與其能力的對比情況，並可提示工作量過大的情況。
 
在8Manage PM的報告儀表板中，團隊的能力和計劃工時可顯示在上面，直觀告訴你其使用率水平。
 
2. 分配
 
分配有助於掌握團隊參與的專案以及每個專案所佔的時間比例。它們能為資源管理計劃提供洞察力，改進關於優先順序的決策。
 
在8Manage PM的團隊日程表中，可以輕鬆檢視專案分配情況。你可以按人員、部門或技能型別進行篩選，瞭解誰被分配了什麼工作以及工作時間長短。
 
3. 能力（小時數）
 
能力小時數是指團隊可用於工作的總時間。跟蹤這一點非常重要，因為資源能力會根據工作量、行政任務和休息時間等因素不斷變化。
 
例如，一名程式設計師可能因為要修復客戶的系統而減少了處理其他任務的時間。
 
如果在規劃專案或安排資源時沒有考慮到這一點，估算可能會出現偏差，員工可能會超負荷工作或利用率不足。
 
4. 可用技能
 
只有當員工具備完成專案所需的技能時，專案才能順利進行。隨著新專案的到來，你可能會發現技能上的差距，從而阻礙專案的進展。
 
5. 計劃工時（計費工時和非計費工時）
 
計費工時決定了專案成本，因此必須對其進行跟蹤，以避免超支。你可以將計費工時與非計費工時一併跟蹤，對它們進行比較可以顯示專案是否盈利。
 
例如，在監督一個代理公司的設計師團隊時，你發現用於會議等非計費任務的時間越來越多。這可能預示著潛在的經濟損失。
 
6. 休息時間、公共節假日和自定義節假日
 
休息時間、公共節假日和自定義節假日會影響團隊的可用性，進而影響專案的進度，需要在資源規劃和分配過程中考慮到這些因素。
 
7. 加班
 
加班既能反映團隊的工作狀態，也能反映專案估算的準確性，並直接影響專案成本。如果發現團隊成員超時工作，可以更改專案進度或為專案分配更多資源。
 
8. 預算
 
沒有人希望成本超支，然而，超支有時會在你毫無察覺的情況下發生，尤其是使用電子表格中跟蹤成本。這是因為電子表格並不能實時反映專案發生的變化，因此，你需要一個動態實時的專案資源管理軟體。
 
動態管理資源是關鍵
 
8Manage PM資源管理透過持續監控動態的專案變化及關聯的資源，讓管理者最大限度地減少空閒時間和資源的過度使用，更有效地安排、計劃和管理資源。
 
● 自動對資源計劃及衝突進行預警
● 根據技能匹配、資源可用性推薦合適的資源
● 支援專案及非專案的工時填報
● 自動核算工時成本並關聯對應專案
● 提供資源全域性跟蹤檢視，持續動態掌握忙閒
● 人力與非人力資源的分配、使用跟蹤及成本核算
 
無論在什麼情況下，你都可以依靠8Manage PM 來簡化資源跟蹤流程，為你提供有價值的見解，指導你和團隊行動。8Manage PM軟體能夠整合所有專案和人員資料、實時更新和無縫整合，是管理者改善資源管理的理想工具。