全套分享視訊會議系統建設的那些事

一、什麼是視訊會議系統：

首先來簡單科普一下什麼是視訊會議系統：視訊會議系統是透過網路通訊技術來實現的虛擬會議，使在地理上分散的使用者可以共聚一處，透過圖形、聲音等多種方式交流資訊，支援人們遠距離進行實時資訊交流與共享、開展協同工作的應用系統。視訊會議極大的方便了協作成員之間真實、直觀的交流，對於遠端教學和會議也有著舉足輕重的作用。在經歷2003年非典和2008年全球金融風暴後，國內企業對視訊會議的需求與日俱增。2020年爆發的新冠疫情再次加快了視訊會議的發展。

二、視訊會議系統的分類：

根據產品型別，視訊會議系統分為硬體類視訊會議系統、軟體類視訊會議系統;

2.1.早期的視訊會議系統多以硬體類為主，硬體類視訊會議系統：包括終端裝置、傳輸網路(包括傳輸裝置和傳輸通道)、多點控制單元(MCU)。其中，影片終端包括攝像機、編碼器和解碼器、各種音訊、影片和網路介面，可分為會議室型和桌上型，MCU負責進行會議控制和資訊交流，硬體類會議系統建設成本較高，除了支付硬體建設成本外，會議系統還按使用者數收費，所以企業還要支付使用者數費用，所以早期的硬體類會議系統具有以下弊端：

1)硬體建設成本高，除總部建設伺服器外，各分子公司都需購買指定配套硬體裝置;

2)硬體相容性差;

3)按使用者數收費，無法全員普及;

4)硬體安裝接入複雜，對環境要求高，且不方便拆卸;

5)硬體更新換代快，技術容易淘汰;

6)對網路要求高，總部與分子公司之間通訊要求頻寬較高，為了保持通訊穩定一般廠家會建議使用專用通訊網路，網路投入高;

7)與第三方接入成本高，需支付額外的介面費用;

2.2.隨著資訊科技的發展，企業對視訊會議應用不同需求的發展，視訊會議市場由過去硬體系統主導的局面被打破，軟體類視訊會議系統、會議平板與會議系統一體機橫空出世，以期簡單的功能操作，不同會議場景下的靈活應用，低廉的收費很快贏得企業的認可，並迅速佔領大部分的硬體類視訊會議系統的市場空間。特別是在疫情期間，以釘釘、企微為首的平臺化應用軟體推出免費視訊會議服務，讓視訊會議在企業中得以快速推廣應用。那麼軟體類視訊會議系統的優勢有哪些：

1)無需投入專業的硬體裝置，用一臺電腦、一個手機即可進行視訊會議;

2)移動端會議，不受硬體空間限制，隨時隨地即可進行視訊會議;

3)平臺提供公有云服務，企業無需自建視訊會議伺服器，無需自建專用網路，即可享受會議服務;

4)平臺提供更多的輔助功能，讓會議更智慧更方便，如會議通知、會議簽到、甚至有部分系統平臺提供會議紀要自動語音轉文字功能，省去打字的麻煩;

5)免費的第三方系統介面，系統整合更方便;

6)與第三方裝置的相容性強，如攝像頭、拾音裝置;

三、那麼企業如何建設經濟實用的會議系統?

如企業規模不大，想節省費用，可採用釘釘、企微提供的個人版免費會議系統，如在會議室場景下，只需採購攝像頭、全向拾音器(其作用是保障在會議範圍內每一個角落的人發言都可收集併發大，不會因發言人離的太遠而無法聽到其說話)即可，經濟型裝置不超過千元，但個人版會議系統對會議時長及部分功能有限制，即使開通企業版服務，一年也只幾千元，相對於硬體類視訊會議裝置動輒十幾二十幾萬的投資已經是實惠到超出想象了。

如果企業具有一定的規模，有成本預算，在專業會議室的會議較多，那麼就要在每個會議室獨立部署會議裝置，相對於硬體類視訊會議系統，軟體類會議系統只需鋪設攝像頭及全向收音裝置即可，此時IT管理員在採購時要注意，會議室是否有專業的音響裝置、影片裝置(如投影儀、LED螢幕)，要考慮視訊會議裝置的影片與音訊接入，考慮裝置之間的相容性。如分子公司辦公室為非固定辦公場所，流動性強，這個時候就要考慮是否配置行動式會議裝置。

四、那麼採購會議系統時如何對比?

老楊建議可從如下幾個方面考慮對比：

1)終端裝置費用;

2)會議方數費用;即一場會議最大參會的使用者數量，值得注意的是軟體類視訊會議裝置註冊使用者數並不等於會議方數，雖然有的品牌並不限制註冊使用者數，但會限制一場會議最大的參會人數;

3)終端裝置的年接入費用;雲端產品一般是按裝置接入數量按年收費;

4)功能操作的複雜性;

5)對於網路的要求;

6)裝置的相容性;

7)與第三方整合費用;

8)額外的個性化功能是否多、是否實用;

五、會議系統如何管理?

系統只是提供使用的路徑，帶來工作上的便利性，如果使用不當，同樣會影響工作及效率，那麼會議系統在日常工作中如何管理?老楊總結如下：

1)使用者管理;

2)會議室預約管理;

3)會議過程管理;例如會議簽到、會議紀律、會議是否錄製、是否留檔儲存等;

4)會議裝置管理;例如會議的日常維護、保養、常見故障處理等;

5)與外部人員會議管理;如非企業內部人員如何加入企業內部會議;

六、視訊會議日常管理有哪些注意事項呢?

1)視訊會議賬號專人專用，不能借與他人使用;

2)會議賬號為實名制，不得擅自修改個人資訊;

3)視訊會議期間，保持攝像頭開啟，並保持麥克風靜音;

4)視訊會議期間，攝像頭應對準所有參會人;

5)視訊會議期間，不得玩手機或做與會議無關的事情;

6)視訊會議期間，不得隨意走動，干擾會場秩序;

7)視訊會議期間，與會議無關客戶端不得參會;

8)重要會議，建議所有客戶端應提前參加會前測試工作。

七、使用視訊會議系統常見問答

1)、問：使用視訊會議系統需要提前預約嗎?

答：需要提前預約，因視訊會議室數量有限，為了避免會議衝突，需至少提前一天聯絡資訊管理中心進行預約;

2)、問：進行網路視訊會議時應注意哪些?

答：注意以下幾點，

第一，除主會場外其他會場要靜音，保持安靜的會議環境;

第二，攝像頭要保持開啟狀態，嚴禁關閉攝像頭;

第三，提前半小時進入會議系統進行相關除錯工作;

3)、問：視訊會議時有嘯叫、語音重複迴響是怎麼回事?

答：出現這種問題的原因是會場開啟了兩個會議系統客戶端，需將一個客戶端靜音、關閉聲音;

4)、問：外部單位是否可以加入集團視訊會議系統參會?

答：可以，但基於資訊保安考慮，建議在企業視訊會議系統內不為外單位參會人員增開賬號，外部單位需自行下載“**會議系統”軟體並註冊賬號，由資訊中心提供會議室號碼及參會密碼即可參會。

八、有視訊會議系統管理制度分享嗎?

老楊分享如下：

視訊會議系統管理規定

第一章 總 則

為了正確、規範的使用視訊會議系統 , 提高會議舉辦的效率及質量 , 保證視訊會議能夠長期有效的進行 , 特制定本規定。

第二章 裝置管理

2.1、集團所用視訊會議系統品牌為“**品牌”，由專用攝像頭、全向麥、客戶端、雲端會議室組成，分子公司配置專用移動客戶端裝置。

2.2、視訊會議系統相關裝置為專用裝置，除開展視訊會議外，嚴禁挪作他用。

2.3、視訊會議系統的各項裝置引數已經設定好，參會人員在使用時，不得隨意更改。

2.4、視訊會議系統裝置由辦公室(綜合部)指定專人進行保管和維護;資訊中心指定專人提供技術保障、負責定期進行視訊會議系統的檢查，如發現裝置、軟體及線路等出現故障，應及時進行裝置維修、軟體除錯及故障排除。

2.5、各部門使用視訊會議系統裝置前，必須到OA上走會議申請流程， 在使用期間，要妥善保管好裝置，會議結束後，及時將裝置交還。

第三章 會議管理

3.1、視訊會議的召開本著節約經費、提高會議效率的原則進行，凡是適合以視訊會議方式召開的會議、培訓等，應透過視訊會議方式實施。

3.2、使用視訊會議，需由本單位視訊會議申請人提前三天向資訊中心確認雲端視訊會議室是否空閒，視訊會議管理員將在收到申請之後3小時內通知申請人會議預定結果，並將雲會議室賬號、參會密碼告知申請人。

3.3、會議預定好以後，主辦部門要及時通知參會人員會議的時間、議題、雲會議室賬號、參會密碼。

3.4、為保障會議效果，原則上視訊會議應在會議室召開，如遇特殊情況，可在其他地方召開，會議期間應保證開會環境網路通訊良好、無噪音干擾。

3.5、 與會人員要在會議開始前半小時準時開啟裝置，隨時與參會人員進行影片和音訊的效果除錯，確保視訊會議的正常使用，如發現問題，要及時向本單位資訊科技人員反映，排除故障。除錯完畢的單位，必須將麥克調至靜音狀態，以免分會場聲音傳至主會場，影響整個會議效果。

3.6、所有參會人員必須提前 10分鐘到達會場，保持會議嚴肅性，嚴禁遲到、早退現象。

3.7、視訊會議進行過程中， 各參會單位應保持會場安靜，會議中如有單位需要發言時，方可開啟麥克進行講話，除發言單位外，所有分會場均保持靜音狀態。

第四章 雲會議室管理

4.1、入會之前，電腦客戶端將即時通訊軟體，微信、QQ等程式退出，以免開會時發出聲音影響會場，手機客戶端，開啟免打擾模式。

4.2、入會人員主動將麥設定為靜音狀態，需要發言時再開啟。發言方式可以由會議主持人決定，可以點名或者舉手發言。

4.3、會議期間，嚴禁以下事宜：

4.3.1、關閉攝像頭或攝像頭未對準所有參會人;

4.3.2、玩手機或做與會議無關的事情;

4.3.3、坐姿不雅、躺臥、隨意走動，干擾會場秩序;

4.3.4、與會議無關客戶端參會;

4.3.5、使用他人客戶端參會;

4.4、重要會議，所有客戶端應按要求提前參加會前測試工作;

4.5、視訊會議期間，由輪值糾察員進行紀律巡查，對違紀行為進行拍照取證，會議結束時當場通報;

第五章 其 他

一、視訊會議裝置放至環境要做到乾燥、防水、防塵並保持溫度不要過高。

二、會議結束後要及時將各項裝置電源關閉。若由於不當操作損壞裝置的，按照維修價格進行賠償。

三、遺失或因工作不慎導致裝置損毀的按照裝置的殘值進行賠償。

四、移動會議終端裝置由分子公司指定專人保管，分子公司總經理為第一責任人，裝置不得隨意放置，由於保管不當造成損壞的，按照維修價格進行賠償，無法確認責任人的由第一責任人負責賠償，並全集團通報。

五、分子公司、專案部的移動終端如有問題無法使用，需聯絡資訊中心統一維修，不得擅自開機或聯絡第三方維修，由此造成的後果由個人承擔，並全集團通報。