excel工作表列印之前應該先預覽，列印預覽它可以看到普通檢視中看不到的內容，避免失誤、提高列印質量，而且可以快速更改許多列印設定。當預覽過以後頁邊距會以虛線的形式顯示出來，方便調整。小編以Excel2003為例，介紹Excel檔案列印設定的一般方法，其目的是增強檔案的可讀性。
1.建立頁首和頁尾
工作表的頁首和頁尾包含了許多有用資訊，例如報表的頁碼或工作表標題等等，使用者只需單擊“檔案”選單中的“頁面設定”命令，開啟“頁面設定”對話方塊的 “頁首/頁尾”選項卡。如果需要使用內建的頁首和頁尾，就要開啟“頁首”或“頁尾”下拉選單，從中選擇“第1頁”、“第1頁，共?頁”之類的內容。如果需要自行建立自己的頁首和頁尾，可以單擊“自定義頁首”或“自定義頁尾”開啟對話方塊。兩者的佈局和功能是完全相同的，其中間排列著十個按鈕。最左邊的按鈕用來設定文字的字型格式，最右邊的按鈕用來設定圖片的大小等格式，中間從左到右的八個按鈕可以插入頁碼、日期、時間等內容。
2.讓每一頁都列印出標題行
一個由多頁組成的表格，通常需要在每一頁上都列印出標題行：執行“檔案”→“頁面設定”，開啟“頁面設定”對話方塊，單擊“工作表”標籤，在“頂端標題行”後面的方框中輸入：：(這裡假定第2和第3行為標題行，$符號在英文狀態下，用Shift+4組合鍵輸入)，確定退出，再列印時，系統會自動為每一頁加上標題行。如果在“左端標題列”後面的方框中輸入列標題區域，就可以為每一頁新增上列標題。
3.使所有資料可見
如果某一單元格中的文字或數字超出了列寬，那麼列印出來的文字將被截斷，列印出來的數字則會顯示為“######”。為此，列印之前必須確保工作表中的所有資料可見。如果發現了某一列的寬度不夠，只需將游標放到該列列標右側的邊線處，待游標變成雙向游標後雙擊邊線，即可自動增加列寬以適應資料的長度。也可以單擊“格式”選單中的“單元格”命令。開啟“單元格”對話方塊的“對齊”選項卡，選中“文字控制”下的“自動換行”，即可使資料自動換行以適應列寬。
4.使用容易檢視的格式
國內的各種報表習慣設定網格線，我們可以開啟“頁面設定”對話方塊的“工作表”選項卡，選中“列印”下的“網格線”即可。也可以選中需要設定網格線的所有單元格，單擊Excel“格式”工具欄中的“邊框”下拉按鈕，開啟對話方塊從中選擇需要的邊框樣式。另外，螢幕顯示效果良好的格式不一定有好的列印效果。如果工作表的文字或表格邊框設定為彩色，但是使用黑白印表機進行報表列印，最好使用對比度較高的顏色，否則列印出來的內容就不夠清晰。另外，也可以開啟“頁面設定”對話方塊的“工作表”選項卡，選中“列印”下的“單色列印”，從而提高彩色列印的清晰度。
5.使報表居中
如果使用的列印紙能夠容納整個報表，就可以設定水平居中或垂直居中。前者可以開啟“頁面設定”對話方塊的“頁邊距”選項卡，選中“居中方式”下的“水平”複選項，後者可以選中“居中方式”下的“垂直”複選項。兩者同時選中時，報表會在紙張上同時使用水平居中和垂直居中。
6.調整報表四周的空間
Excel報表的四周包括頁邊距和上、下的頁首、頁尾六個部分。如果我們需要改變頁邊距或頁首和頁尾，可以開啟“頁面設定”對話方塊的“頁邊距”選項卡，改變其中上、下、左、右和“頁首”、“頁尾’的數值。也可以單擊Excel工具欄中的“列印預覽”按鈕，開啟預覽視窗單擊“頁邊距”按鈕，顯示頁面的頁邊距的尺寸柄，根據需要拖動至需要的寬度為止。
7.列印不連續的單元格(區域)
如果僅僅需要將一些不連續的單元格(區域)中的內容列印出來，那麼在按住Ctrl鍵的同時，用滑鼠左鍵單擊需要列印的單元格(區域)，選中多個不連續的單元格(區域，如A2.B2：C8.D10……)，然後選擇“檔案”→“列印”，開啟“列印內容”對話方塊，選中“列印內容”下面的“選定區域”選項，按下 “確定”按鈕就行了。此時，系統將選中的每一個不連續單元格(區域)分開，列印在不同頁面上(即A2列印在一張紙上，B2：C8列印在另一張紙上……)。如果需要經常列印固定的不連續行、列，可以在上述隱藏設定完成後，執行“檢視”→“視面管理器”，開啟“視面管理器”對話方塊，按其中的“新增”按鈕，在隨後彈出的“新增檢視”對話方塊“名稱”後面的方框中輸入一個名稱(如“列印”等)，確定退出。以後需要列印時，再開啟“視面管理器”對話方塊，選中“列印”檢視項，按“顯示”按鈕，即可顯示出設定好的列印頁面，執行列印操作就可以了。
8.列印不連續的行(或列)
有時，需要將一張工作表中部分不連續的行或列列印出來，可以在按住Ctrl鍵的同時，用滑鼠左鍵單擊行(列)標，選中不需要列印出來的多個不連續的行(列)，右擊滑鼠，選“隱藏”選項，將其隱藏起來，然後再執行列印操作就可以了。
9.將公式列印出來
如果要將單元格中的公式列印出來，則執行“工具”→“選項”，在“檢視”標籤中，選中“公式”選項，確定退出。此時，工作表中含有公式的單元格，不是顯示公式的運算結果，而是顯示出具體公式，執行列印操作，即可將公式列印出來。
10.一次列印多個工作表
在按住Shift(或Ctrl)鍵的同時，用滑鼠在需要列印的工作表名稱上單擊，即可選中多個連續(或不連續)的工作表，進行正常的列印操作，即可將選中的工作表一次列印出來。在“列印內容”對話方塊中，選中“列印內容”下面的“整個工作簿”選項，再確定列印，即可一次性將整個工作簿中所有工作表列印出來。
11.使工作表適應頁寬
如果列印預覽時發現工作表的寬度超過了頁面，可以嘗試以下方法使工作表適應頁寬：一是將列印方向更改為“橫向”。二是縮小工作表的大小以適應頁面。方式仍然是開啟“頁面設定”對話方塊的“頁面”選項卡，選中“縮放”下的“調整為”，並在“頁寬”框內輸入“1”。確定後即可預覽頁面以觀察字型大小是否合適了。三是減小頁邊距以及頁首(頁尾)的寬度。我們可以按上面介紹的方法開啟“列印預覽”視窗，單擊其中的“頁邊距”按鈕顯示頁邊距的尺寸柄，根據需要將其拖到所需的寬度即可。四是隱藏報表中某些不需要列印的列。我們只需選中這些列，單擊“格式→列”子選單下的“隱藏”命令。報表中的其他列就會佔用被隱藏列的位置，從而使原本不能列印的內容能夠列印出來。此後，只要單擊“格式→列”子選單下的“取消隱藏”命令，就可以顯示被隱藏的列。
12.列印範圍的快速選定
列印範圍的選定：游標停留在需要列印範圍的左上角，先Ctrl+Shift+→，再Ctrl+Shift+↓，需要調整則用Shift+↓和→來增加沒有文字區域的行或列。
寬度超寬的Excel文件的列印設定，可能遇到需將左邊兩列設定為固定格式的情況，可以在頁面設定中將頂端行和左邊列同時設定，將文件定義為多頁寬，一頁高，就可以列印出漂亮的寬文件了。