【sdwjian】sharepoint深入學習---文件管理

初步看了使用者管理方面後，開始看我最看重的工作流管理與文件管理。

首先開始重點看文件管理方面。

文件管理 主要包括文件儲存、excel服務、搜尋服務

excel services功能可能是我的sharepoint版本問題，一直沒有弄出來

可以通過建立文件庫（可以建立各種型別的文件庫，如word,excel,powerpoint）,然後將文件分類儲存進去。

文件可以直接早文件庫中建立，也可以上傳，還可以通過電子郵件上傳。向庫中新增檔案有多種方法，具體取決於是要在庫中建立新的檔案，還是向庫中新增某個現有的檔案，抑或是一次性新增多個檔案。如果您的管理員已將庫設定為接收電子郵件，您甚至可以通過以電子郵件附件的形式傳送檔案來向庫中新增檔案。

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先看搜尋功能

索引和搜尋服務

    在很多組織中，重要文件都以不同的格式儲存在多個不同的位置。很多伺服器基礎結構不允許跨多個資訊源進行搜尋且常常僅限於文字搜尋。即使 搜尋的資訊包括在搜尋結果列表中，快速地判斷出它是否是您所期望的文件也會是相當困難的。而 SharePoint Portal Server 則提供 了多種功能，能使搜尋更快、更成功。

為了使資訊查詢更容易，SharePoint Portal Server 提供了：
* 用於搜尋儲存在多個不同位置的資訊的單一位置
* 對文件全文和文件屬性進行搜尋的關鍵字搜尋
* 按主題（類別）進行瀏覽來查詢資訊的功能
* 文件自動分類
* 對與搜尋高度相關的文件進行最佳匹配分類
* 訂閱功能，使您始終擁有最新的第一手資料

    無論是查詢特定資訊，還是僅瀏覽一組相關文件，SharePoint Portal Server 都使之比以往更輕鬆簡單。

內容源

    SharePoint Portal Server 允許您同時在多個資訊源中進行搜尋，從而大大提高了搜尋效率。組織將資訊儲存在多個 地方，例如 Web 站點、檔案系統、郵件伺服器和資料庫。通過使用嚮導新增內容源，可以標識將來被搜尋的內容的位置，從而將該內容連結到儀表板站點。然 後，SharePoint Portal Server 會對每個內容源的資訊進行索引編制，以便從儀表板站點對其進行快速搜尋。隨著內容源的增多，不管 要查詢的資訊在什麼位置或是何種格式，儀表板站點都是最容易查詢到資訊的地方。

全文搜尋

    儀表板站點提供了全文搜尋功能以從文件文字和文件屬性中搜尋所輸入的關鍵字。SharePoint Portal Server 將查詢 所有與搜尋匹配的文件，並返回一個結果列表。要進行更為特定的搜尋，可以使用高階搜尋功能將文件屬性（如作者）新增到搜尋條件中。也可以通過指定搜尋範圍 僅搜尋一組特定的文件，例如，新聞釋出資料夾或提供商的 Web 站點。  

類別

    可以通過使用類別將相似文件分為一組的方式在儀表板站點中組織資訊。這樣使用者就可以按主題來瀏覽資訊。對於不熟悉文件儲存位置的使用者，類 別可以幫助他們查詢所需的資訊。類別的另一個優點在於一篇文件可以出現在多個不同類別中。類別既可包含儲存在  SharePoint Portal Server 中的文件，又可包含來自其他內容源的資訊。

分類助手

    類別是一種行之有效的資訊組織方法。但是如果文件數量很大，對它們進行分類也是一項非常耗時的工作。為簡化該過程， SharePoint Portal Server 提供了稱為 Category Assistant（分類助手）的自動分類工具。為每個類別指定了一 些具有代表性的文件之後，分類助手會將那些示例文件與未分類的文件進行比較，然後自動選擇最佳匹配的類別。  

最佳匹配

    最佳匹配通過引導使用者找到最符合他們的搜尋條件的文件而大大提高了搜尋效率，併為使用者提供了指導。最佳匹配是作為某個類別或特定關鍵字的最佳建議而選出的文件。SharePoint Portal Sever 在搜尋結果列表的最上面顯示最佳匹配。