有哪些方法可以提高時間利用率？

如何有效地進行自我時間管理，向來是職場人士的重要課題。管理大師德魯克認為，“不能管理時間，便什麼都不能管理。”每個人的一天都是24小時，有的人忙到腳不沾地，有的人卻不急不慢，拋去工作性質不談，如何才能高效利用每一天的工作時間呢?

時間管理其實就是自我管理，讓自己既能把事情很快地做完（有效率），又能把事情做對（有效能）。這涉及到時間的分配和工作的流程，合理分配自己的工作時間，是時間管理的第一步。

合理分配時間

將所有的待辦事項，按照急迫性與重要程度，可以劃分為“不緊急但重要”、“緊急且重要”、“緊急但不重要”和“不緊急也不重要”四類。

一個自我診斷時間分配是否合理的方法，就是檢查自己的時間分配。如果你分配在“不緊急但重要”事情上的時間不到一半，那麼你的狀態，不是總處於高壓中（處理“緊急且重要”的事情），就是浪費在其他不重要的事情上太多。

簡化工作流程

在職場中，由於每個人的工作習慣不同，採取的工作流程也不同。我們都知道熟能生巧，按工作流程辦事，可少走彎路，以最快最直接的方法達到最有效的執行。而真正高效的流程工作，必然是最小化流程步驟的。這與崔西定律的推斷如出一轍：“任何工作的困難度與其執行步驟的數目平方成正比。”例如，完成甲工作有3個執行步驟，該工作的困難度是9；完成乙工作有5個執行步驟，則此工作的困難度是25。由此可見簡化工作流程的必要性。

若想在最短的時間內，快速提升自己的執行力，那就應實施更好、更簡潔的工作流程。為高效工作，有人追捧GTD（Getting Things Done，做完每一件事）的時間管理方法，而刻板走過收集、處理、整理、檢查、行動五步驟是一件非常痛苦且低效的事情。如果你事務纏身，不妨試試化繁為簡，簡化無關緊要的選擇，把這些時間花在重要的決策上，結果或許會事半功倍。

時間都去哪了？

如果覺得時間難以把控，不妨將時間管理專案化，即是把每個工作任務都當成專案，分解每個專案的工作時間，進而管理專案每一階段的完成時間。這樣做的優勢在於可以從整體上看到不同任務花費的時間資源，又能夠清晰地看到每個任務的具體工時情況，從而能夠合理分配時間，提高時間利用率。

管理時間與工作除了靠堅強的意志力，我們還可以藉助時間管理工具來幫忙。譬如8Manage企業管理軟體，它的時間管理系統一直受到職場人士的好評。8Manage能夠通過專案的形式對人們的任何活動進行高效的時間管理，如自動跟蹤每個專案活動與可交付成果的時間與進度，下一層活動的完成率與可交付成果會自動地彙總到上一層活動，逾期活動會自動亮紅燈，並且系統會自動把預警資訊傳送給所有受影響的相關人員。

另外，8Manage 時刻跟蹤原計劃時間、最新的計劃時間與實際完成時間，如有任何時間差異都會實時高亮顯示差異以方便專案人員更方便快捷地管理專案時間和及時發現問題。

藉助時間管理工具，我們能夠清晰地看到自己的工作與時間的具體分配情況，它就像一個隨身的辦公助手，幫你合理控制自己的時間分配，提醒你在特定階段的特定工作任務，從而提高工作時間的利用效率。

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