Excel應該這麼玩——3、命名錶格:徹底改造公式

Alex Leo發表於2014-10-13
上一篇介紹了通過命名列將公式中的地址引用去掉,讓公式更容易理解。但是之前的命名列只是針對單個表格的,如何引用其他表格的列是本篇的主要內容。
1、建立命名錶格
命名錶格的前提的建立表格,這個操作上一篇已經介紹過了,選中資料區中的一個單元格,按Ctrl+T即可。本篇以產品銷售為例,先建立產品表,如下:
然後定位到選單的公式->名稱管理器:
在彈出的名稱管理器對話方塊中選中剛建立的表格對應的項,點選上方的編輯按鈕:
修改表格名稱:
編輯名稱對話方塊中可以看到表格的引用位置是從A2到C5的區域。如果插入新的資料行或資料列,引用位置會自動擴大。當然,刪除行或列的時候引用位置也會縮小。如下圖,在表格的右下角會有一個藍色標記,用來標識表格的有效範圍。
如果因為某些原因表格沒有覆蓋全部資料(例如空行,最好避免出現空行),可以用滑鼠拖動藍色標記來擴大表格範圍,如下圖:
2、建立銷售表
建立銷售表的過程省略(可以和產品表在不同的Sheet),要求輸入貨號的時候帶出名稱和價格,輸入數量後得出小計。表格如下:
3、編寫公式
用最常見的方式實現通過貨號查詢名稱的方式是:
其中VLOOKUP第一個引數是要查詢的單元格;第二個引數是查詢區域,通過Sheet名稱和列引用;第三個引數是要取值的列;第四個引數指示是否模糊匹配。
採用命名列和命名錶格的方法修改公式,將VLOOKUP第一個引數改成命名列,第二個引數改成命名錶格,公式馬上變得更容易理解:
4、優化公式
上面的公式中存在一個數字2,表示查詢產品表中的第2列。看到這個公式之後,先要看一下產品表的第2列是什麼才能明白含義。如果在第2列之前插入一列,這個公式就會發生錯誤。如何讓公式更容易理解並且避免列調整之後發生錯誤,解決方法還是採用命名列。
這裡將數字2換成了COLUMN(產品[名稱]),這個公式表示查詢”產品“表的”名稱“列的列號。由於採用名稱引用,即使列發生調整也不會發生錯誤,也更容易理解。
5、小結
前面三篇文章要表達的意思是一致的,就是要將不容易理解的數字、地址引用改成通過名稱來引用,提高公式的可讀性。好比約文藝範的朋友逛廣州方所,你可以給他經緯度,一般人打死也找不到地方。但是告訴他在地址是廣州市天河路383號太古匯MU樓35號鋪,這樣就能夠找到了。要記住公式是給人看的,只要語法沒有錯誤電腦都可以理解,但公式的邏輯是否正確需要人來判斷。
 
小技巧
輸入公式時,Excel會列出幾個候選項,當還沒輸入完整個公式,候選項只剩一個時,按“Tab”鍵,會自動補齊剩下的字母。
輸入完公式名稱時,按Ctrl+A,會彈出函式引數對話方塊,如下圖:
關於VLOOKUP最後一個引數,這裡給的註釋是錯誤的。為FALSE時精確匹配,為TRUE時模糊匹配,使用時需要注意。
 

 

 

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