來回修改的文件，怎麼檢視、管理歷史版本？

在日常辦公中常常有這樣的場景：同事把檔案發過來給自己稽核、修改，當自己在原檔案上修改儲存後，如何再檢視對方發來的原檔案？如何管理歷史檔案版本？下面我們分兩種不同的場景來說明。

 

1. 如果是想讓別人知道自己具體改動了什麼地方，並讓對方選擇是否接受該改動，那麼我們可以用office的審閱功能；

2. 如果是想自己改動生成一份新的文件，並能檢視對方的舊文件，那麼我們可以藉助線上編輯、文件版本管理軟體，例如企業雲盤。

 

一、用office審閱讓別人知道你的改動

 

這種方式完整保留原檔案的部分，並能標出所有改動的地方。方法是在改動文件前，我們先點選office工具欄上的【審閱】→【修訂】按鈕，進入到修訂模式。

 

 

這樣在改動時，改動部分有顏色標識，另外從修訂皮膚中可以瞭解到你刪除或增加了哪些文字，這樣可以由別人來選擇“接受”或“拒絕”這些改動。

 

 

如果要原文件和修改後的兩份文件，可以一開始就為文件建立一份副本後修改。或為修訂後的文件建立副本，一份【接受】所有修訂後儲存，另一份【拒絕】所有修訂。

 

一些小夥伴提到，office本身也有版本管理。但要注意的是，office僅保留那我們近期未正確儲存，並且office自動為你儲存的版本，所以並不適用於找回、檢視原文件。

 

二、雲盒子企業雲盤自動管理歷史版本

 

企業雲盤並非單純的檔案版本管理工具，就拿雲盒子也雲盤來說，雲盒子屬於私有云盤系統，主要用於團隊、政企單位在本地搭建私有云儲存伺服器來實現文件管理和分享，具備檔案線上編輯、日誌、版本、關注、檔案審批等豐富的協作功能。

 

為什麼這裡推薦企業雲盤作為歷史版本管理工具？因為真的非常方便，實現自動化管理。下面詳細說明雲盒子企業雲盤是如何實現的。

 

在雲盒子企業雲盤中線上編輯檔案，每次修改儲存都會生成一個版本，我們可以從檔案選單的【版本】選項中檢視所有歷史版本。

 

 

在【版本】皮膚中，我們可以看到所有的版本列表，每個版本是誰在什麼時間修改的，最新的版本以及最後修改人是誰。每個版本都支援下載檢視、恢復和新增備註。

 

 

所以，即使文件被100個人修改了100遍，每次改動都被老老實實存在檔案的版本里了，可以隨時找回。另外，雲盒子管理員可以在後臺設定中，控制版本數量、清除某個日期前的所有檔案歷史版本。

 

雖然現在市場上也有很多文件版本管理工具，但如果從體驗上來說，企業雲盤應該是最棒的文件版本管理工具，因為操作起來便捷、快速，版本是自動化生成的，也能隨時查詢，省去多餘的操作，讓你不需要思考慮如何管理版本這件事。