在使用wps表格的過程中，經常需要錄入大量的資料。如果每個資料都透過鍵盤來輸入，不僅浪費時間還浪費精力。利用WPS表格的資料有效性功能，可以快速、準確地輸入資料。例如教師希望按學生的考試成績劃分為四個等級：優秀、良好、合格、不合格，輸入過程中會重複的輸入這幾個等級，如果把幾個等級名稱集合到一個下拉選單中進行選擇，那會大大簡化操作，並節約時間。
在WPS 表格中新增加了“資料有效性”功能，透過以下兩種方法都可以實現這一需求：
方法一：透過手動輸入資料來源的方式製做下拉選單;
方法二：透過引用資料區域的方式製做下拉選單。
直接輸入法
步驟1：選擇“等級”列中的所有單元格，選擇“資料|有效性”選單項，開啟“資料有效性”對話方塊，在“設定”選項卡下，按“允許”右側的下拉按鈕，在列表中選擇“序列”選項，如圖 1所示：
圖1 資料有效性區域的選擇
步驟2：在“來源”方框中輸入序列的各等級名稱(如：優秀,良好,合格,不合格等)，各等級之間以半形逗號進行分隔，選上“忽略空值”和“提供下拉選單”兩個核取方塊，如圖 2所示。
圖2 有效性資料的輸入
步驟3：，最後單擊“確定”按鈕，回到工作表中，點選“等級”列的任何一個單元格，都會在右邊顯示一個下拉箭頭，點選它就會出現下拉列選單，如圖3所示。
圖3 下拉選單的選擇
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選擇其中的一個選項，相應的等級名稱就輸入到單元格中了，顯得非常方便，而且輸入準確不易出錯。當滑鼠單擊其它任一單元格時，這個單元格的下拉箭頭就消失，不影響操作介面。
區域引用法
步驟1：首先在$D$1：$D$4區域中分別輸入優秀,良好,合格,不合格.如圖 4所示：
圖4 下拉選單資料的輸入
步驟2：選擇“等級”列中的所有單元格，選擇“資料|有效性”選單項，在對話方塊的“設定”選項卡下，在“允許”列表中選擇“序列”選項，點選“來源”編輯欄，使用滑鼠選中序列區域D1：D4，回到“資料有效性”對話方塊。如圖 5所示。
圖5 下拉選單資料來源的選擇
步驟3：點選“確定”按鈕儲存設定。最終的下拉選單效果如圖6所示。
圖6 下拉選單資料的選擇
小結：
1、WPS表格新增的“資料|有效性”為使用者提供了製作“下拉選單”的功能，使用者可以透過“直接輸入法”和“區域引用法”來進行製作。
2、在“備選項”內容比較少的時候，通常使用“直接輸入法”來建立下拉選單。透過該方法制作的下拉選單，當單元格被複制到其他工作表中，仍然有效。
3、在“備選項”內容較多，或者內容經常變動的情況下，通常使用“區域引用法”來建立下拉選單。透過該方法制作的下拉選單，當單元格複製到其他工作表時，必須使用“定義名稱”的方法來重新設定。
另外，如果使用者使用“函式公式定義的名稱”來製作下拉選單，公式結果必須是單元格引用，否則無法正常使用。
適用範圍:
適用於WPS Office 2005(751)以上版本。