上學時寫畢業論文，逼得到處蒐羅各種排版技能，那時word技能迅速達到了巔峰，後來畢業了就迅速遺忘了。沒想到，上班之後和文件打交道頻次就更多了，如，產品需求文件、解決方案輸出、投標材料、專案申報等等，時不時還會遇上評選職稱需要寫個論文啥的，編輯還得要求排版規範。
若掌握了常用的word技能，就能夠幫你節省許多時間，比如你可能遇到過以下問題：
1、每段空2字元，不是你敲擊空格鍵
2、為什麼複製貼上的文字，行間距明明設定一樣，但是看著就是不一樣找不到原因
3、多個人協作合併的文件，格式調整累到爆
4、章節編號全是手動編寫，新插入一個章節，又要重新搞起，至於圖表編號更是想也不敢想
5、知道了設定頁首頁尾，但是封面不需要頁首和頁碼，難不成新建一個文件單獨搞一個封面，機智如我
無論什麼文件，如果有固定的版面規範對後期的排版、多人協作都是有好處的，能夠大大提升效率，事半功倍。本文拆分五步驟快速解決排版過程中遇到的常見問題。一起往下看。
1 . 定字型樣式，批量調整
確定正文的字型、大小、間距，這操作非常常見。如果沒有進行特殊設定，預設輸入的文字按照正文樣式進行排版，因此只需要對正文樣式進行修改，就可以完成所有正文文字的修改，一勞永逸，而不是手動選擇每段文字重複操作大小和首行縮排等，你累，滑鼠比你還累!
正文樣式修改：【開始】-【樣式】-【正文】右擊【修改】-【格式】，關於字型和段落的修改都在裡面。
其中，字型可以對中文、英文進行分別自定義，但有時英文、數字還是預設中文字型樣式，可採用全選文字，選擇英文字型樣式如times new roman，英文和數字就自動調整，中文樣式不變。
段落經常要首行縮排2字元，是在【段落】-【特殊格式】-【首行縮排2字元】，不要再敲擊空格鍵4次了(自己腦補畫面)。
順便梳理一下段落中縮排、段間距、行間距的區別(點選檢視大圖)。縮排非常容易理解與調整，搞清楚間距這個概念，當間距過大時，就知道是調整段間距還是行間距了。
2 . 定各級標題樣式，自動編號
讓不同文字呈現層級結構，只需要選中文字，選擇【開始】-【樣式】中標題1、標題2、標題3。問題是，如何自動實現一級標題1、2、3，二級標題1.1、1.2、1.3的編號?
在開始段落選單欄找到【多級列表】-【定義新的列表樣式】-【格式】-【編號】-【更多】點選要修改的級別1，將級別連結到樣式【標題1】。同理，級別2-標題2，級別3-標題3，通常到5級標題就差不多完全夠用了。
自動編號設定完成後，如何使用?選中文字，選擇【樣式】標題1、標題2，對應就是已經編好號的一級標題，二級標題了。
3 . 定框架，生成目錄
一旦各級標題都確定了標題樣式，那麼生成目錄是水到渠成的事情。如果沒有將文字對應到標題1、2、3的樣式，你的目錄是不能自動生成的。【引用】-【目錄】-選擇手動目錄or自動目錄or自定義目錄。
建議在瀏覽文章結構時，開啟文件導航窗格，【檢視】-【顯示】-勾選【導航窗格】，好處多多：
更利於快速瀏覽與定位
多級標題修改，通過右擊選擇【升級】【降級】【刪除】可快速完成修改，特別章節內容較多，手動刪除麻煩，直接在導航窗格刪除，輕鬆搞定。
滑鼠拖動該級標題，實現整塊內容迅速移動。
4 . 定頁首頁尾，格式自定義
大家都知道頁首通常寫專案名稱or公司名稱or公司logo，頁尾肯定要編頁碼。那麼你肯定遇到過這個問題：刪除頁首後，如何去除困擾你許久的頁首上的橫線?
方法一：選中橫線設定【開始】-【字型】-【清除格式】
方法二：選中橫線設定【開始】-【段落】-【無框線】
注意：一定要先選中橫線部分，不然不起作用。
領導說，封面怎麼會有頁碼，去掉!目錄要用羅馬格式，正文從1開始用阿拉伯數字，要專業一點，趕緊改。。。。。。
首先，我們要知道分節符這個功能，分節符可讓不同章節格式不同。
封面不要頁碼，目錄用羅馬編號：
第一步：分別在封面與目錄、目錄與正文之間插入分節符。【頁面佈局】-【分隔符】-【分節符】-【下一頁】
如何檢視分節符有沒有插入成功?雙擊頁首或頁尾，可以看到封面是第1節、目錄是第2節、正文是第3節，說明分節成功。
第二步：雙擊目錄的頁尾，點選取消【連結到前一條頁首】，這一步很關鍵，如果不取消連結，封面與目錄頁碼有無保持同步。那麼無論在封面還是目錄插入頁碼，將同時有頁碼。當刪除封面頁碼時，目錄頁碼也會同步隨著消失。
第三步：在目錄頁尾位置插入頁碼，並設定頁碼格式。編號格式設定為羅馬格式，起始頁碼為1，目錄頁碼完成，此時看到封面沒有頁碼。
正文從1開始用阿拉伯數字：這個就簡單了，設定頁碼格式就行了。上圖中【編號格式】選擇為1,2,3...
這裡補充說明一下分頁符和分節符的區別。從字面就可以清晰的理解：
分頁符
主要用於使用者手動分頁，比如標書中商務部分插入公司資質圖片，希望每頁一張圖片，就採用插入分頁符的方式，比手動回車到下一空白頁更省時省力。通常word在到達頁的結尾自動插入分頁符。自動分頁符不能夠刪除。自己插入的手動分頁符可以刪除，直接【backspace】or【delete】。
分節符
使用分節符是可以看成將文章劃分為不同的部分，便於調整各個部分的格式如頁首頁尾、紙張橫版豎版。如果刪除分節符，要注意頁首頁尾的變化。刪除分節符的方法直接在上一節末尾，按【delete】。
5 . 定圖表編號，自動更新
有時候寫材料為了支撐選題的重要性，需要到處蒐羅圖表趨勢材料，繪製功能架構圖等，導致插入圖表過多，但又怕編號後有變動，帶來的工作量巨大，因此直接放棄對圖表的編號。統統以見下表、如下圖所示的表示，這是一種偷懶的做法，並不鼓勵，掌握瞭如何圖表編號後自動更新的功能，你體現出的專業性也更多了一些，而且並沒有浪費你許多時間。
第一步：建立規則 【引用】-【插入題注】-【新建標籤】-輸入【圖1-】
第二步：自動插入圖表編號【引用】-【插入題注】-【確定】，不用新建標籤，已完成自動編號。
至此完成圖片自動編號，表格操作類似。接下來如何在文章中引用圖表編號。
第三步：段落中引用圖表編號【引用】-【交叉引用】-選擇【引用型別】圖1-類別，可以看到相關圖表編號，選擇即可。
修改自動更新：當圖表新增或者刪除後，後面圖表編號和引用位置不會同步更新。解決方法是：ctrl+a選中全文，按f9(更新域)完成編號自動更新。當引用圖表刪除後，引用位置出現【錯誤!未找到引用源】，可通過查詢批量刪除。
最後插一句，在閱讀行業白皮書、分析報告經常看到文章最後有圖表的附錄，如果圖表建立編號後，可輕鬆實現：【引用】-【插入表目錄】搞定!
好了，以上便是為大家介紹的word高效排版中的常用技能，最主要的還得自己動動手去練習一下，紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。