XXX管理平臺系統——會議管理

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關於專案中的會議管理，其實並無定數可言，與個人的愛好、管理風格、溝通能力、團隊組織、專案規模、甚至公司的IT管理風格息息相關。

在H公司工作的時候，我的department manager喜歡把所有的員工召集起來一起進行月度會議，傳達公司的規章制度、部門的最新成果和專案分享。各個專案也有不同的會議組織方式，因為專案一般比較少，通常會發郵件邀請部門中的各位成員進行專案案例的分享；當然專案的啟動會、專案中的重要風標就是專案內部成員的封閉會議了。

在i公司工作的時候，我的program manager喜歡把專案中20多位成員集中在一起，然後請專案中的重要角色進行專案階段彙報(語言當然用英文了)，專案會議時間往往要2個小時。我所帶的子team有5~8個人，因專案本身的任務和需求比較明確，每天我都會用半小時的時間去思考和評估本專案中的進度以及所遇到的問題，然後在第二天早上進行專案會議，會議的目的很明確，確定前個工作日的工作進展、瞭解其中的問題然後分配當日的工作任務，週而復始。

在本專案中，因為系統本身比較複雜，包含了系統整合和不同的子專案，團隊成員又比較多，還包含很多非現場支援成員；因此我更喜歡進行每週3~5人的會議，即把各個子專案經理和關鍵成員聚集在一起進行會議溝通，瞭解各子專案進展，一起評估專案中遇到的問題，然後一起進行解決方案的探討，並不斷進行評估和修正專案進度，對於專案的具體技術實現和技術問題，我並不參與，關於專案的進度和實現情況，由專案測試人員進行測試。在專案會議之後各專案內部再進行專案內部會議。

這樣做的好處是：減少無效的被動溝通，因為會議中大多數人可能處於被動接受狀態，無法參與到決策和溝透過程中；提高專案中各子專案經理和關鍵成員的積極主動性。缺點是無法瞭解每個成員的具體情況和工作態度。

為了避免這一點，作為必要的輔助，我會不定期的與專案組各個成員進行一對一的溝通，溝通場所會發生在抽菸的時間、運動的時候或者偶爾聊天的時候，儘量在一種比較輕鬆寬鬆的環境中創造一種比較平等的氛圍，以瞭解每個成員切實關心的生活問題、技術問題等等，並給出相應的建議和必要的幫助。

全體會議通常發生在公司領導到來的時候或是專案中重要的事情發生的時候，主要是為了傳達某種任務、制度和情緒。