IBM Lotus Symphony 七種兵器之 Mail Merges

轉自：http://www.ibm.com/developerworks/cn/lotus/symphony-mailmerge/index.html

Lotus Symphony 的 Mail Merge 功能通過將資料檔案連線到主文件 , 利用資料檔案中的記錄對主文件的域進行一一替換，並可以直接呼叫 Lotus Notes 郵件處理程式來實現郵件的傳送。本文從例項出發，介紹瞭如何使用該功能批量處理和傳送電子郵件。

Symphony 七種兵器之 Mail Merges

Lotus Symphony 是由 IBM 推出的一套免費的具備豐富功能的辦公文件處理軟體。Lotus Symphony 的 Mail Merge 功能通過將資料檔案連線到主文件 , 利用資料檔案中的記錄對主文件的域進行一一替換，並可以直接呼叫 Lotus Notes 郵件處理程式來實現郵件的傳送。本文從例項出發，在 Symphony Mail Merge 基本操作流程的基礎上，介紹瞭如何使用 Symphony 的 Mail Merge 功能批量處理和傳送電子郵件，以及如何巧妙的利用 Symphony 的 Mail Merge 功能批量處理某些固定格式的文件。這樣我們就可以從一些繁瑣重複的工作中脫身出來，從而提高了我們的工作效率。所以 Symphony 的第一種兵器，不是 Mail Merge，而是效率。

Lotus Symphony 與 Mail Merge

Lotus Symphony 是一款免費的全新辦公文件處理軟體，支援 Open Document Format 文件標準併相容眾多 Microsoft Office 和 SmartSuite 文件格式。它提供了三項核心工具：Lotus Symphony Documents、Lotus Symphony Spreadsheets 和 Lotus Symphony Presentations，分別用於文書處理、建立電子表格與製作幻燈片等日常文件編輯工作。

在人們的日常辦公中，經常會有很多的資料資訊，同時又需要根據這些資料資訊製作相應的大量文件， 比如公司企業、學校、政府辦公時就經常需要傳送大量的通知、商品郵寄廣告、錄取通知書、成績單、會議邀請函等文件。如果通過手工一個一個檔案的複製貼上來完成這些文件的操作，將耗費大量的時間，而且也有可能發生差錯。 Mail Merge 就是針對這種情況應運而生的， 通過 Mail Merge，我們可以在某一個特定格式內容的主文件中，合併與傳送資訊或是個人資訊相關的一組資料或資料，從而批量的生成需要的郵件或其它文件，從而極大的提高了工作的效率，有效的實現辦公自動化。 需要通過 Mail Merge 處理的文件一般都是數量比較巨大，而且文件的內容有固定的不變的部分，比如邀請函的落款，通知的內容等，而變化的內容如收件人的名字，考試成績的分數等都是可以通過資料表格中標題行對應的資料記錄一一對應的。

含有標題行的資料表格一般由欄位列和記錄行組成，欄位列定義了該列儲存的資料的含義，而每一條記錄行則是這個物件相應的具體的資料的值：

表 1. 標題行資料表格

Market	Branch	Account	Customer	City
CALIFORNIA	501717	2704603	FUNDAG Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	354951	PRUCAS Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	354951	PRUCAS Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	2704603	FUNDAG Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	2704603	FUNDAG Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	354951	PRUCAS Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	2704603	FUNDAG Corp.	EL CAJON

Symphony Mail Merge 的基本操作流程

使用 Symphony 完成 Mail Merge 的過程主要有建立主文件，連線到資料檔案並選擇記錄欄位，然後向主文件中新增域欄位，然後就可以預覽或者傳送郵件完成 Mail Merge 了。

建立主文件

主文件是指要處理的文件中主體的部分形成的文件，比如說信件中的落款，請柬或通知書中對每個收件人不變的內容等等。主文件本身並沒有什麼不同，在完成 Mail Merge 之前它一直是個普通的文件。但是，在對主文件的編輯過程中，我們需要考慮如何使得文件的內容和格式能夠與資料列表檔案更好的結合，以便在合適的位置留下資料填充的空間，而且同時也可以規劃資料列表檔案的格式以符合主文件的需要。

我們可以用平時建立一個空文件的方式來建立一個空白的主文件：

圖 1. 建立空白主文件

還可以通過選單“File->New->From Template->Document”根據需要選擇合適的模板來建立文件：

圖 2. 從模板建立主文件

Symphony 還提供了 Envelope 這種文件格式（File->New->Envelope），可以直接建立信封格式的文件：

圖 3. 建立信封樣式的文件

文件建立完成後，我們可以按照前面提到的原則進行內容的編寫，如我們需要批量傳送的信件內容如下：

_______：

　　您好！感謝您向 developerWorks 投稿！

　　您的投稿意向 __________________ 我們已經仔細審閱過。這篇投稿的選題符合我們的需要，請您開始寫作，並提
供寫好的初稿，我們將對您提供的內容做進一步的審閱並確定是否正式採用您的稿件。

　　關於文章寫作，請您注意以下事項：

　　　　 1. 您所提交的稿件必須是您尚未公開發表的原創作品，且其中任何部分都不會侵犯任何第三方的智慧財產權；

　　　　……

　　　　……

　　感謝您對 developerWorks China 的大力支援！如果您還有其他的問題或者意見，歡迎和我聯絡。

Best Regards!

*******************

Editor, developerWorks China

Phone: BJ PCP 86-10-****-**** ext **** Fax: 86-10-****-**** Internet Email: *******@cn.ibm.com
			

連線資料檔案

主文件建立編輯完成以後，我們可以開啟 Mail Merge 的介面，點選選單“Tools->Mail Merge”, Symphony 就會在文件編輯介面的左邊開啟一個 Mail Merge 的側邊欄，用於完成 Mail Merge 的各種操作。

圖 4. Mail Merge 側邊欄（檢視大圖）

我們需要事先準備好用於輸入的資料檔案，Symphony Mail Merge 目前支援的資料檔案包括 Lotus Notes 聯絡人檔案（.nsf）, Open Document 文件格式的電子表格檔案（.ods），以及儲存資料的純文字檔案（.csv 和 .txt）

我們可以點選 Browser …按鈕來選擇輸入的資料檔案：

圖 5. 選擇輸入資料來源檔案

由於前面我們建立的是採稿信的主文件，所以我們相應的選擇我們準備好的作者資訊電子表格檔案，其內容如下：

姓名	郵件地址	文章名稱	聯絡地址	郵編	電話
張三	zhangsan@mail.com	《使用 MailMerge 完成郵件批量處理》	********	********	********
李四	lisi@mail.com	《 Symphony Document 介紹》	********	********	********
王五	wangwu@mail.com	《 Symphony Presentation 介紹》	********	********	********
趙六	zhaoliu@mail.com	《 Symphony Spreadsheet 介紹》	********	********	********
孫七	sunqi@mail.com	《 Symphony Embedded in Notes 》	********	********	********
週二	zhouer@mail.com	《 Symphony Web 瀏覽器》	********	********	********
李七	liqi@mail.com	《 Symphony 辦公綜合應用》	********	********	********

選擇好輸入的資料來源檔案後，Mail Merge 側邊欄會發生相應的改變，資料表格檔案的標題行自動的被提取出來成為欄位：

圖 6. Mail Merge 側邊欄

我們將游標放置在需要插入欄位的主文件的對應位置上，比如我們需要將作者的名字插入到採稿信中收信人稱呼的位置，則可以先用游標選中這段位置，然後在 Mail Merge 側邊欄中雙擊需要插入的欄位“姓名”，或是選擇姓名欄位後，點選左下的 Insert 按鈕，就可完成操作了。我們可以按照這種方法在採稿信中一一插入姓名和文章名稱欄位，完成後效果如下：

圖 7. 插入標題欄位（檢視大圖）

完成 Mail Merge

插入我們需要的欄位後，點選“Finish Merge”按鈕，Symphony 提供了多種方式來完成 Mail Merge。

圖 8. 完成 Mail Merge

預覽（Preview …）:

點選 Preview …選單，Symphony 會顯示完成 Mail Merge 後的效果，主文件內容中的資料來源欄位會被資料來源中的資料一一填充，而單擊左邊的資料列表，則會顯示對應的資料填充後的文件內容：

圖 9. Mail Merge 預覽（檢視大圖）

列印（Print …）:

點選 Print …選單，Symphony 會讓您選擇是列印資料來源中所有資料還是選擇某一部分資料，還可以選擇是將生成的各個子文件按照各個獨立的檔案單獨列印還是合併成一個大文件作為一個檔案一起列印。

圖 10. MailMerge 列印

儲存（Save …）:

點選 Save …選單，我們同樣可以選擇用資料來源中所有資料生成的文件，也可以選擇某一段資料生成的文件。而生成的文件型別可以選擇將所有的子文件儲存在一個檔案中，也可以選擇將生成的每一個子文件單獨儲存成每一個檔案，而且我們可以選擇以某一個欄位作為儲存的檔名，如我們選擇 < 文章名稱 > 作為儲存的檔名，則在目錄下會對應的生成：《使用 MailMerge 完成郵件批量處理》 .odt, 《 Symphony Document 介紹》 .odt, 《 Symphony Presentation 介紹》 .odt ……等檔案。

圖 11. Mail Merge 儲存檔案

傳送郵件（Send E-mail …）:

作為同樣是 IBM Lotus 產品線上的產品，Symphony 的 Mail Merge 整合了對 Notes 郵件的呼叫。點選 Send E-mail …選單，我們可以最終完成對郵件的批量傳送。我們同樣可以選擇用資料來源中所有資料，也可以選擇某一段資料；最主要的是設定採用哪個欄位作為郵件的傳送地址，這裡我們當然就是選擇 < 郵件地址 > 欄位。另外，我們還可以選擇郵件抄送和密送的地址，郵件的標題，以及作為附件傳送的各個子文件的附件名稱。

圖 12. Mail Merge 郵件傳送

Symphony Mail Merge 的巧妙應用

Symphony Mail Merge 處理可以用來批量處理髮送郵件，還可以通過巧妙的運用來批量處理固定格式但部分內容又不盡相同的各種應用文件，如為各種比賽頒發的獲獎證書，學生考試的成績單等等，從而實現辦公的自動化，大大提高我們的工作效率。

使用 Symphony Mail Merge 製作獲獎證書

學校展開了一場奧林匹克數學，物理，化學等各科目競賽，有十幾位同學在分別在各個科目中取得了好成績，獲得了一等獎，二等獎，三等獎等等，因此需要為這些同學製作獲獎榮譽證書。通常情況下，我們會根據每個同學的情況，一一製作獲獎榮譽證書，並一一列印。但是利用 Symphony Mail Merge 的功能，我們可以輕鬆簡單的完成這項任務。

首先我們可以使用 Symphony Spreadsheet（電子表格）來建立同學們的獲獎資訊表格：

姓名	科目	獲獎名次
張慶林	物理	三等獎
李榮	物理	一等獎
王若衣	數學	三等獎
趙珊珊	數學	二等獎
孫天蓉	化學	二等獎
……	……	……
韓易	生物	三等獎
張小凡	英語	二等獎
謝林	英語	一等獎
唐笑	數學	三等獎
龍一	化學	三等獎

接下來我們使用 Symphony Document 建立主文件——奧林匹克競賽獲獎榮譽證書。主文件建立完成後，我們點選“Tools->Mail Merge”選單開啟 Mail Merge 側邊欄，並點選“Browser”按鈕選擇我們建立好的資料來源檔案“獲獎資訊 .ods”。匯入資料來源檔案後我們就可以選擇在對應的位置分別插入 < 姓名 >，< 科目 >，< 獲獎名次 > 這三個欄位，完成文件的製作：

                                    榮譽證書
同學在第九屆奧林匹克競賽中獲得高中組，特發此證，以資獎勵。
                                                            奧林匹克教育委員會
                                                            二零零九年三月十二日

			

我們可以批量列印榮譽證書了，也可以進行一下預覽，如下是趙珊珊同學的獲獎證書：

                                     榮譽證書
趙珊珊同學在第九屆奧林匹克數學競賽中獲得高中組二等獎，特發此證，以資獎勵。
                                                            奧林匹克教育委員會
                                                            二零零九年三月十二日
			

使用 Symphony Mail Merge 製作成績通知單

期末要到了，處理學生的成績單又是一件頭疼的事情，一個班乃至一個年級的同學有好幾十乃至上百名，如果一個個製作，必然耗費大量的時間和精力，而且也很容易出現差錯。使用 Symphony Mail Merge 可以方便快捷出色的完成這一任務。

首先我們有一個電子表格來儲存同學們的考試成績：

姓名	學號	聯絡地址	語文	數學	物理	化學	英語	政治	體育
張慶林	200403001	********	78	88	88	96	77	90	良好
李榮	200403002	********	82	79	89	93	87	86	合格
王若衣	200403003	********	83	92	79	93	88	79	優秀
趙珊珊	200403004	********	88	83	79	88	92	88	合格
李小小	200403007	********	91	77	88	93	77	87	優秀
……	……	……	……	……	……	……	……	……	……
韓易	200403009	********	88	85	85	77	78	88	合格
張小凡	200403010	********	79	79	79	87	66	91	良好
謝林	200403011	********	92	92	85	88	84	79	優秀
唐笑	200403012	********	91	83	91	92	92	93	合格
龍一	200403013	********	79	88	77	83	79	88	合格

然後我們使用 Symphony Document 來設計一份成績通知單：

點選“Tools->Mail Merge”選單開啟 Mail Merge 側邊欄，然後點選“Browser”按鈕選擇同學們的考試成績記錄檔案作為資料來源，選擇在對應的位置分別插入 < 姓名 >，< 學號 >，< 語文 >，< 數學 > 等各個欄位。最後點選“Finish Merge”按鈕，選擇列印或傳送同學們的成績通知單：

Symphony Mail Merge 資料來源的替換與重新匹配

當我們為主文件選擇了資料來源檔案，並插入了一些欄位後，有時候出於種種原因我們可能需要使用新的資料來源檔案，由於新的資料檔案的欄位名不一定能夠保證與原有資料檔案的保持一致，所以我們製作好的 Mail Merge 文件中的欄位就會失效，不能起到批量替換的作用。而如果手工一個個的去修改主文件中已經插好的欄位又會比較麻煩，為此，Symphony Mail Merge 提供了一個匹配欄位（Match Fields …）的功能，方便使用者在這種情況下的使用。

當通過“Browser …”按鈕重新選擇過資料來源檔案後，點選 Mail Merge 側邊欄的“Match Fields”選單，Symphony Mail Merge 會彈出一個對話方塊讓使用者選擇重新匹配的欄位：

圖 13. Mail Merge 欄位匹配

對話方塊的左邊是主文件中是主文件中已插入的欄位，使用者可以在右邊的下拉選單中選擇對應的欄位。需要注意的是，如果兩個資料來源檔案中的欄位是同名的話，由於不需要重新匹配，這個同名的欄位是不會出現在這個對話方塊中的。

總結

通過上述的介紹，我們瞭解了使用 Symphony Mail Merge 批量處理郵件的基本流程，包括建立主文件，連線資料來源檔案並插入域，然後可以預覽、列印、儲存或者直接呼叫 Notes 郵件傳送生成的批量郵件；除此之外，我們還介紹瞭如何巧妙的利用 Symphony Mail Merge 的批量處理能力，自動的生成同學們各自的獲獎榮譽證書，期末成績單這些原本要耗費我們大量時間去製作的電子文件。由此可見，使用 Symphony Mail Merge，可以有效的實現辦公自動化，提高我們的工作效率。Symphony 的第一種武器，正是效率。

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