實時成本監控系統淺談
一、成本危機是實時成本監控系統的直接動因
隨著美國次貸危機、美元貶值和國際油價的飆升，中國企業的日子更加不好過了，競爭越來越激烈，利潤空間不斷被壓縮；同時，隨著CPI的不斷上升，員工的收入也需要提高，否則員工的凝聚力和工作熱情就要打折扣，勞資關係就有可能緊張。誰都知道，企業的利潤=售價–成本，而售價是由客戶和競爭對手共同決定的，企業基本上沒有自主的定價權，除非我們的產品沒有競爭對手，那麼我們的企業可以擁有部分定價權。在本文中我們不討論這種情況，我們將討論在紅海中的企業如何藉助IT技術建立成本優勢。讓利潤公式中的被減數成本變小，從而使利潤能夠不被過分壓縮。沒有利潤的企業就沒有了生存的基礎。當前，處於紅海中的中國企業，降低成本是獲得生存的首要條件。儘管不是有了IT技術就可以降低成本，從本質上講，低成本還是管理出來的，但IT是管理者的眼睛和耳朵，沒有IT也是萬萬不行的。
構成成本的要素貫穿於企業經營的各個環節中，所以成本控制也應該是對經營環節全過程的控制。控制成本的基礎條件就是對企業的每個環節的成本有清楚的瞭解。只有獲得了第一手資料才能知道問題出在哪裡？改進空間在哪裡？現在的企業往往規模很大，生產環節很多，靠人工或者簡單的工具很難把握成本資訊，藉助於計算機技術收集和分析成本資料是企業唯一的選擇。現在的企業如果不明白這個道理，那麼可能就進入了倒閉倒數計時了。
基於計算機技術的成本管理不是簡單的電算會計，而是要建立實時成本監控系統，將成本資料從事後報告發展到事中監督和事前預測。實時成本系統即包括橫向的部門成本考核，也包括縱向的產品全過程的成本預測於監督；實時成本系統即可用於企業的產品報價決策，又可以用於內部管理中問題點的查詢；實時成本管理系統不僅可以用於部門成本考核、企業成本能力分析，還可以細化到個人成本考核，實現全員成本管理系統（TCM）；實時成本管理系統不僅需要利用會計方法進行資料計算，還要使用資料探勘、資料倉儲等計算機技術進行深度資訊處理。
二、成本實時監控系統的目標。
（1）提供一個智慧的人機互動介面，通過互動的人機合作，使成本監控過程結構化、簡單化。這是評價一個成本監控系統效能好壞的重要指標之一。（2）實現對成本發生過程的實時跟蹤、實時分析和實時監控，實現成本管理事前計劃，事中監控、反饋，事後評價的科學迴圈體系，有利於進行生產過程的優化。（3）能夠實時查詢與監控資料，及時掌握生產動態，及時、準確、生動地為各級領導提供成本監控資訊，同時還能提供成本差異分析資訊進行輔助決策，更好地反映成本發生狀態和歷史情況，使不同層次的管理人員能夠迅速掌握成本的監控情況。（4）能夠更好地保持資料的一致性，並且還可以為其他相關子系統提供所需的成本資料。（5）提供多緯度、不同層次的報表，提供直觀的結果顯示方式。如柱狀圖、圓餅圖、表格等，使用者可以自己選擇合適的顯示方式。（6）橫向能夠提供各個層次的管理部門的可比成本資料，縱向能夠提供每個產品和產品族各個時期的成本對比。（7）根據事先建立的企業和產品成本模型，能夠提供詳細的成本動因分析，價值鏈分析法、陳本動因分析法、作業成本法、全生命週期成本法、戰略成本管理等現代成本管理方法均能夠在實時成本系統中得到體現。（8）高度模組化元件化的設計能夠適應企業流程和管理模式的不斷變化。現在企業的外部環境和內部組織機構的變化頻繁，沒有一個系統能夠不變化就適應企業三年五年的發展，甚至一年幾變的現象時有發生，適應性設計是成本系統不可忽視的條件。（9）對於用於決策的機會成本、邊際成本、相關成本和不相關成本，用於預測的目標成本，用於確定責任的的可控成本和不可控成本，用於控制質量的質量成本（含內部質量損失和外部質量損失，其中外部質量損失還分為部門外部質量損失和企業外部質量損失），各種損失型別等。（10）作為企業的敏感資料，成本系統換需要有嚴格的許可權管理體系，防止相關的成本資料被不恰當的透露給競爭對手。總之，實時、準確地輸出成本資訊，為管理者提供可靠的成本發生資料，輔助成本監控者完成成本監控決策是會計資訊系統的最終目標。
三、成本實時監控系統的框架設計
ERP系統為分佈於企業內部的資訊系統，它為整個成本監控過程提供OLTP資料庫，規則維護模組的主要功能是簡單的增刪改，模型維護模組負責系統模型庫的擴充套件與修正。這兩塊是成本系統技術含量最大的，成本系統能否合乎管理的要求，就是由規則和模型來確定的。一個好的模型應該將差異縮小到最小，差異所反應的資訊量最小，這樣在進行差異分配的時候才不至於引起成本的失真。
在成本實時監控系統中，資訊資料主要由資訊、資料探勘、成本核算、資料倉儲模組共同獲取，成本差異分析功能主要由成本差異分析模組和使用者模組共同完成，成本差異分析模組收集並整理成本核算完成的相關任務的運算結果，使用者模組完成這些運算結果和使用者的互動。資料集合是所有模組釋出資訊和獲取資訊的中心，其中包含了固定的資料儲存和臨時資料儲存區域。固定資料區域儲存面向主題的、整合的、隨歷史發生變化的面向成本監控過程的資料，臨時資料儲存區域儲存運算過程中的臨時資料、各個模組間的通訊訊息、用於維護系統同步的任務請求對列等。資料過濾、資料集合、資料倉儲共同構造了該框架基於資料倉儲的技術基礎。規則庫、模型庫的動態改變和各模組固有的伸縮性保障了整個框架的伸縮性。採用ODBC介面的資料過濾模組使得基於企業內部網路環境下的分佈資料庫管理易於整合。資料探勘模組使系統可以自主發現運算資料中潛在的規律，獨立維護的模型庫為成本監控過程提供靈活的組合方式。
四、基礎資料是成本系統的命脈
一般的成本系統均是事後算賬，而實時成本系統講究的是及時反饋成本苗頭。這就給成本系統的設計帶來了很大的困難，一般成本資料資訊量十分龐大，資訊來源複雜分散，及時採集本身難度就比較大。實時成本系統需要產品生產過程中的實時消耗，根據實時消耗來計算成本，這就需要系統能夠實時採集現場生產過程中的實時消耗，例如，某工序的實際加工時間，實際消耗的電能等。而這些消耗往往一次和一次不同，而每一次的不同正好印證了我們的管理中的改進與放鬆。及時將這個資訊採集出來，上傳到伺服器，然後計算出實際成本，並且和標準成本和歷史成本進行比較，只要發現超過了成本閥值，立即報警，現場管理人員及時到現場分析原因，解決問題。不至於等到一定期限以後再發現，連改進可能都來不及了，這就是實時成本管理的主要意義。實時成本管理通過消除成本反饋系統中的慣性，將問題的發現和解決提前到問題發生的同時，不至於使問題擴大化。
實時資料採集可能需要增加一定的成本，但我認為這種增加能夠在很短的時間內就被減少成本損失彌補回來。而且大部分的實時採集並不需要增加多少成本，而是通過加強管理就能夠解決。例如有的時候資料的錄入可能要滯後數天，那麼我們要求取消這個滯後，就是提高了資料的實時性，還有的時候我們可能能夠容忍是使用後入賬的做法，這也形成成本不準確的因素之一；甚至有的時候，管理人員因為本月成本超指標了，有益將本月的消耗放到下月再記賬，這種管理沒有絲毫的意義，企業的總成本並沒有絲毫的減少，反而掩蓋了問題。實時成本系統就是要解決這些問題。