財務共享服務中心的質量管理

企業集團財務共享服務中心建設與運營，是財務管理變革落地的有效途徑，也是財務數智化轉型的必經路徑，在提升工作效率、降低財務成本、支援戰略擴張、促進管理轉型等方面均取得了一定的成效。在此基礎上，財務共享服務中心在面向所服務業務單元和業務部門時需持續提升工作效率、降低運營成本、提供高價值服務，並保持服務與效率的“雙穩定”。透過財務共享服務中心可以提升核算質量，保證賬務處理合規、合法性，以及符合集團公司基於管理目標的報表準確性，則透過針對財務共享服務中心業務有效的質量管理和質量改進，保證共享業務在低水平差錯率上執行，顯得尤為關鍵。

財務共享服務中心質量管理體系建設

• 質量管理制度建設：

財務共享服務中心的質量管理工作，需明確質量管理目標，並建立質量管理組織，透過標準化、體系化的管理，根據相關的管理制度、操作規範、核算制度等要求，依託系統工具完成財務共享服務中心業務的有效質量管理。質量管理的工作涵蓋了工作週期與運轉，檢查與評價內容、報告反饋及考核。

• 質量管理內容：

針對制度、規範、操作細則進行一定的標準化管理；識別關鍵控制點，按不同的檢查方式如自檢、工序性檢查、專項檢量、全面檢查等，對工作質量進行檢查，同時出具量化質量檢查結果，用資料針對工作質量進行評價。

質量檢查的內容通常有兩類，一類是工序類管理，對提單人提單質量、掃描員工作質量、及歸檔員工作質量的監控；一類是稽核類管理，對已稽核關閉的單據按一定抽檢規則進行抽檢,來對財務共享服務中心各會計稽核單據如電子報賬單、附件影像、電子憑證及付款回單等單據的質量進行檢查。對於檢查出的問題應及時通知稽核會計採取相應糾正措施,並將檢查結果納入質量考核。

• 質量管理的流程：

定義質檢任務：根據設定的任務要求，進行臨時、定期、全面的任務下達，含質量管理內容、完成要求（時間、內容、反饋、後續跟進解決、形成報告等一系列管理閉環）；

定義抽樣範圍：指具體檢查物件，如時間範圍、組織範圍、單據範圍等，並設定一定的抽樣比例；

質檢與報告出具並持續完善：根據以上定義任務，對財務共享服務中心的工作進行質量抽查與監督，根據檢查結果總結問題與解決辦法，並持續進行管理完善。

財務共享服務中心質量管理常見誤區及應對

在財務共享服務中心實際運營過程中，由於對質量管理理念和方法的誤解或不當應用，導致質量管理效果不佳甚至出現嚴重問題的情況，常見的管理誤區有：

• 忽視質量管理文化建設：

有些企業在實施財務共享服務時，過於注重流程和技術的改進，忽視了質量文化的建設。這導致共享中心在運營管理過程中，普遍對質量管理的重要性缺乏認識，容易出現質量問題，甚至導致業務上的實質損失。因此，企業應該注重培養質量意識和質量文化，使共享中心各組織中的每一位員工都能夠主動關注和追求高質量的工作成果。

• 缺乏有效質量管理體系：

有些財務共享服務中心，只關注共享作業的處理工作，沒有建立完善的質量管理體系，導致質量管理工作缺乏規範和指導，出現差錯也沒有體系化分析根本原因持續改善，進而使財務共享服務中心和企業帶來風險的可能性增加。如：是否能夠基於質量標準的要求，而確定合理化的質檢範圍與數量及頻次等。因此，財務共享服務中心應該制定和實施適合自身情況的質量管理體系，明確質量管理的目標、責任和流程，確保質量管理工作的有效進行，有效保障共享中心的作業與運營質量及相應風險的規避。

• 忽視持續質量管理改進：

有些財務共享服務中心針對質量管理做了管理動作，並認為質量管理工作已經實施，不再進行持續改進。然而，財務共享服務是一個不斷髮展和變化與升級的過程，需要不斷最佳化和改進。因此，應該建立起持續改進的機制，定期評估和改進質量管理工作，以適應不斷變化的需求和挑戰。

• 數字化工具水平亟待提升：

財務共享服務中心的質量管理尚未依託先進的數字化手段與智慧化技術進行線上管理，而是透過手工方式線下處理，質量管理的及時性、準確性、透明性及工作的協同均存在一定的問題與挑戰。

財務共享服務中心應積極應用先進的數字化手段，全面應用於共享服務的作業管理及運營管理，質量管理的數字化管理，主要應用於基於質量管理工作臺的質量方案設定、質檢工作臺、複檢工作臺、整改工作臺、任務跟蹤、質檢分析報告以及質檢機器人的自動質檢等，以及基於質量管理的組織質量管理運營分析與個人質檢情況分析自動生成等，數字化能力的引入與應用，對財務共享服務中心的質量管理如時效、質量提升起到了至關重要的作用。

另外，隨著AI技術的不斷引入應用，財務共享服務中心逐漸向“無人值守、安全共享”的趨勢演進，同樣質量管理的工作重點也隨之變化，如基於數字員工的智慧稽核，實現業務處理的高度自動化的同時，質量管理的工作重心不再是業務處理質量的本身，而是要針對數字員工的智慧稽核能力進行不斷審視與評估，保證業務在共享中心實現自動化處理的安全性，以及該能力在新業務發生時能否及時與全面的有效應對。

結語

綜上所述，財務共享質量管理誤區是企業在實施財務共享服務過程中需要注意和避免的問題。透過加強質量文化建設、建立完善的質量管理體系以及進行持續改進，透過基於數字化技術進行智慧增強，則可以持續提升財務共享服務的質量管理水平，降低財務運營風險，實現更好的共享業務管理效果。