專案組合管理流程要點，一文快速掌握

在企業面臨的眾多挑戰中，最常見的一個就是如何利用有限的資源有效管理各種專案。
 
專案管理範圍既包括風險因素較多的戰略發展，也包括任務簡單的日常維護。管理者需要不斷確定對哪些專案進行投入並引導資源，同時使專案與長期目標保持一致。
 
如果沒有明確的專案組合管理流程，就有可能匆忙決策、浪費資源和錯失良機。

什麼是專案組合管理？
 
專案組合管理（PPM）採用自上而下的方法，使每個專案的目標與組織的目標保持一致。重點是戰略性地選擇、優先考慮和管理一系列專案，並相應地分配資源。
 
專案管理辦公室（PMO）通常由專案組合經理、專案經理和計劃經理組成。
 
專案組合管理與專案管理有何不同？
 
專案組合管理負責監督整個專案組合，其中涉及根據組織優先事項進行調整。
 
另一方面，專案管理涉及單個專案的規劃、執行和控制，重點是在預算範圍內按時完成專案並取得預期成果。它涉及以任務為導向的細節，包括資源分配、時間安排、風險管理和任務執行，所有這些都要在專案的有限時間內完成。
 
專案組合管理流程
 
專案組合管理使你能夠專注於全域性，並解決多個重疊專案帶來的挑戰。其優勢適用於同時處理多個專案的組織，比如金融領域、資訊科技企業、建築公司、製造業等。下面讓我們一步步分解專案組合管理流程：
 
第 1 步：確定業務目標
 
確定企業希望實現的戰略目標，並挑選與這些目標相一致的專案。
 
與主要利益相關者和領導聯絡，瞭解企業的目標。目標可以是增加收入、擴充新市場或提高客戶滿意度。然後規劃出專案組合中的每個專案如何為實現這些目標做出貢獻。
 
第 2 步：收集並研究專案組合的想法
 
從主要利益相關者和部門經理那裡收集專案想法，研究行業趨勢，分析客戶反饋。
 
在將專案新增到組合之前，根據具體標準對專案進行評估，如與公司目標的一致性、潛在投資回報率、資源需求和風險因素。
 
第 3 步：驗證專案組合的可行性
 
分析每個專案的市場條件、技術和資源要求、財務可行性、潛在風險和預期回報。將這些因素與可用資源和預算進行比較。
 
符合資源可用性和戰略目標的專案將被視為可行專案。對專案進行嚴格的評估，確保其現實可行。
 
第 4 步：分配資源
 
資源分配是指將人力資源、預算、基礎設施和時間有效地分配給專案。
 
決定為特定專案分配多少資源，以確保成功。根據優先順序，將有限的資源分配給關鍵專案。
 
第 5 步：執行、管理和監控專案組合
 
這一步涉及將計劃付諸行動。
 
指定團隊和專案經理，設定時間表，並跟蹤專案進度。定期檢查和報告有助於保持正確的方向，並根據需要做出調整。
 
在專案組合管理中，專案經理的職責是確保一切順利執行。指導團隊遵守最後期限、處理衝突、根據趨勢變化調整專案組合並跟蹤專案進度。定期審查可幫助你根據收集的資料微調和改進流程。
 
如果想在一個集中式平臺來規劃、優先排序、監控專案和計劃，那麼專案組合管理軟體正是你所需要的。

什麼是專案組合管理軟體？
 
專案組合管理軟體是一種解決方案，可幫助你全面瞭解多個專案的可持續性和進展情況。該類軟體提供了一個集中平臺來同時跟蹤多個專案的進度、資源和績效。透過將專案資料整合到一處，專案組合管理軟體使管理人員能夠了解全域性並就專案優先順序、投資和資源分配做出明智的決策。
 
8Manage PMO是一款端到端專案組合管理軟體，包含單個專案管理所需的功能，並且所有單個專案的資訊會實時自動地聚合到 PMO 層，確保資料的實時性和準確性，提高管理效率。
 
● 專案請求與優先次序：全域性地檢視新專案請求和現有專案的情況，權衡優先順序
● 多專案結構化協作：跨組織溝通與上報，客戶、合作伙伴以及供應商的協作管理
● 集中管理多專案範圍與需求：實時自動彙總需求資訊，變更控制流程嚴謹
● 多專案時間管理：自動跟蹤每個專案活動與可交付成果的時間與進度，及時預警
● 多專案成本管理：實時跟蹤和彙總實際的收入和成本，自動連結關聯的發票與付款
● 多專案資源管理：查詢、申請、分配並跟蹤所有資源的使用情況，提供各種分析報表
● 多專案資源管理：自動檢測專案各種系統性風險及其影響，記錄並跟蹤使用者自定義風險
● 多專案實時監控與跟蹤：為每個專案和專案群提供實時概覽，及時發現問題
 
8Manage PMO 能夠適應那家企業的獨特需求，並根據需求變化提供靈活性，這對於管理專案組合至關重要。採用8Manage PMO，企業高管將有能力及有效地發起專案，並對管理人員進行現代專案管理培訓。