看板專案管理：如何視覺化工作以提高生產力？

如果你一直關心最佳化工作流程，提高你或團隊的生產力，你肯定聽說過看板這個詞。
 
看板是一種工作管理方法，可以將整個工作流程以及構成工作流程的每個單獨活動視覺化，從而可以識別瓶頸和最佳化整體流程。
 
在這方面，看板的主要目標是透過避免團隊的超負荷工作或閒置來提高流程的生產力。
 
看板已經成為軟體開發中非常流行的工具，目前已被不同市場的許多企業所使用。

實施看板管理的六個核心實踐
 
看板是一種無需調整即可開始的管理方法。你幾乎可以立即開始使用看板，具體取決於你團隊的規模。以下是實施看板的六個核心實踐：
 
1) 視覺化工作流程
 
看板是一個視覺化的工具。因此，實施它的第一個實踐是能夠在一個板子上將整個工作流程視覺化，無論是實體的還是數字的。
 
視覺化的工作流程使我們很容易看到流程、活動和相關團隊的責任。
 
通常情況下，看板中的流程視覺化是由一塊板子完成的，板子上有代表活動的列和卡片。
 
2）限制WIP（正在進行的工作）
 
進行中的工作（Work-In-Progress）指的是目前正在進行的工作/活動。因此，限制WIP意味著設定一個不會使團隊或個人超負荷的活動數量。
 
看板的作用是鼓勵團隊在開始另一個活動之前完成一個活動。這個系統讓人們去 "拉動 "活動，而不是把工作推給他們。
 
這種限制WIP的做法，除了幫助人們集中精力，還使人們有可能看到整個過程的限制和瓶頸。
 
3）管理流程
 
第三種實踐是前兩種實踐的結果。在以視覺化的方式建立流程並限制WIP之後，就有可能透過了解每個階段和活動的工作時間來管理它。
 
由此，很容易開始預測每個過程和活動的時間，從而可以建立更切合實際的目標。
 
管理流程意味著瞭解正在發生的事情，並做出必要的改變以最佳化每個人的工作，重視對團隊或公司目標的交付和承諾。
 
4）制定流程政策
 
一旦工作流程被視覺化和管理，為這些流程和活動建立指導方針就開始有意義了。
 
制定政策的想法是建立規則和慣例的準則，以便每個人都知道應該做什麼和如何做。
 
同時，政策也是一種溝通方式，讓團隊中的新人瞭解工作流程的運作方式。因此，至關重要的是，政策是可以訪問的，每個人都知道它們的存在，以便諮詢甚至更新。流程政策中的常見資訊包括檢查表、SLA（服務水平協議）、活動描述，以及每項活動涉及的角色。
 
5) 實施反饋迴圈
 
反饋在任何流程或系統中都是必不可少的，能確保工作以好的方式完成，並在最短的時間內交付。
 
看板由於其視覺化的特點，允許實施多種型別的反饋，比如：
 
● 在最後交付前對活動進行最後審查；
● 對過程中的困難進行交流
● 關於改進機會的溝通；
● 對齊對話，以消除過程中的瓶頸。
 
反饋的首要意義在於，它是一個不斷溝通和調整的過程，以便儘快消除任何錯誤或摩擦。
 
6) 協同改進，實驗發展
 
看板是一種允許你識別流程低效的方法，並促進輕鬆、漸進地實施增量變化。
 
有了工作流程的視覺化和良好的管理，可以在不對整個流程產生重大影響的情況下測試變化。
 
透過這種方式，我們可以說看板在某種程度上促進了科學思維，即建立假設——面對問題——並且有可能以受控的方式測試解決方案的可能性。
 
看板的一大優勢正是以協作的方式促進這種不斷的發展，所有人都可以提出想法，並參與到改善他們的過程中。
 
看板
 
使用專業的看板專案管理軟體有助於企業改進工作流程，並進行持續改進。比如8Manage看板，能充當實時的專案資訊儲存庫，在系統內重點突出瓶頸問題以及可能妨礙工作實踐順利開展的其他問題，並支援4個看板原則和6個看板實踐，幫助企業實現活動和責任視覺化、促進專案日程安排和進展管理。
 
1. 任務組織： 8Manage看板提供了一個易於使用的平臺，允許團隊建立視覺化的任務板來組織和優先處理他們的工作。團隊可以為特定的專案、部門、甚至是個人任務建立板塊。
 
2. 協作：在8Manage看板中，團隊可進行實時協作，使用評論、附件和通知，使每個人都瞭解專案的更新和變化。
 
3. 任務分配： 8Manage允許團隊成員分配和跟蹤任務，確保每個人都知道他們需要做什麼以及何時需要完成。
 
4. 里程碑跟蹤：使用者可透過8Manage看板設定里程碑或最後期限來跟蹤專案進展，可以根據專案的具體需要進行定製。
 
5. 資料分析：8Manage提供先進的分析功能，使企業能夠跟蹤和衡量其團隊在一段時間內的表現，為如何改進其流程和工作流程提供寶貴的見解。
 
總的來說，看板是一個有用的專案管理工具，可以幫助團隊以更高效和有效的方式管理他們的工作。