專案進度延誤該如何避免和克服？

意外延誤是專案管理中最常見的問題之一。對於專案經理來說 ，瞭解專案延誤在管理專案時是如何逐漸增加的至關重要 。只有這樣，他們才能阻止延誤的發生或在延誤不經意間發生時進行處理。
 
以下是一些最常見的延誤原因：
● 專案範圍的變化
● 資源變得不可用
● 專案時間表未正確規劃
● 專案目標和可交付成果在專案限制範圍內不切實際
● 外部供應商不按時交貨
● 專案利益相關者之間的溝通無效
● 不可預測的外部變化，如災難

專案延誤的影響
 
既然有這麼多企業和專案經理遇到專案延誤，那也沒什麼大不了的，對吧？錯了！
 
最明顯的，延誤會增加專案成本。延誤的每一天都是為預算中沒有考慮到的人員和其他資源付出的另一天。畢竟，時間就是金錢，還有其他成本需要考慮。
 
如果你的專案延誤，可能會佔用其他地方需要的資源，從而導致其他專案的延誤。當連鎖效應堆積，整個專案就會崩潰並導致專案失敗。
 
避免專案延誤的六種方法
 
雖然無法阻止每一次延誤，但你可以採取措施使你的專案保持在正軌上，並減輕延誤造成的損害。
 
1. 為你的專案設定切合實際的目標
 
設定切合實際的目標可能是決定能否按時完成專案的最大因素。
 
承諾不足和交付過多比承諾過多和交付不足要好得多。好的目標是現實的、明確的和可衡量的。   
 
現實—— 能否在分配給我們的可用時間和資源下實現這個目標？
明確—— 是否確切知道對我們的要求是什麼？大家明白了嗎？
可衡量的—— 是否有可以用來判斷每個目標的量化指標？
 
2.召開團隊會議
 
在專案開始時，召集專案團隊來傳達專案的願景。確保每個人都瞭解他們的角色以及整個專案的目的。突出顯示你在專案計劃中設定的關鍵專案里程碑，並解釋成功的基準。   
 
花一些時間討論專案的目標，並在必要時闡明如何衡量這些目標。
 
3.收集合適的資源
 
收集合適資源的重要性怎麼強調都不為過。說到財務資源，幾乎可以肯定你的預算是有限的；評估預算金額是否能真正覆蓋專案成本，然後在一開始就做出調整或爭取額外資金。
 
你最重要的資源是在專案中與你一起工作的人員。評估團隊的組成，看你是否有足夠的人來按時完成專案，以及是否所有這些人都具備必要的專案管理技能。
 
4. 仔細安排
 
專案進度表不僅僅是一個時間表。這是一份綜合文件，詳細說明了專案時間表和完成每項任務所需的組織資源。 
 
要建立專案進度表，請將專案劃分為：
● 個人任務和活動，
● 專案的各個階段，
● 確定專案依賴關係，
● 對活動進行排序，以及
● 估計每項任務所需的資源和持續時間
 
專案排程需要明確資源可用性和時間表。像8Manage PM這樣的專案管理軟體可以幫助提供這種清晰度。在8Manage PM的幫助下，團隊每個成員都可以隨時獲得實時進度。
 
5. 跟蹤和衡量進展
 
設定良好的目標很重要，但如果你不收集資料來跟蹤和衡量專案實現這些目標的進度，從而提高專案的透明度，那將毫無用處。   
 
你必須擁有跟蹤任務完成情況、質量和預算的系統，定期檢視你的團隊是否達到目標。
 
6. 預測
 
專案管理中的預測包括評估專案在給定時間點的當前狀態，並根據可用資料進行推斷以預測專案結束時的結果。
 
預測將專案風險考慮在內，可以根據時間、成本、質量或這些因素的組合進行預測。如果預測表明你偏離了目標，藉此機會在專案延誤之前糾正路線。 
 
如果發現為時已晚而無法避免延誤，你可以採取一些措施來減輕延誤的嚴重性。
 
使用 和技術
 
合適的專案管理工具可以幫助避免專案延遲。在先進的專案管理軟體8Manage PM的幫助下，透過規劃和監控專案進度、分配和管理任務、監控和管理專案成本、實時溝通和協作以及風險管理，團隊可以更好地管理專案，確保專案按照計劃進行。
 
8Manage PM專案管理軟體將幫助你：
 
● 在開始時詳細計劃你的專案，
● 將任務分配給團隊成員，
● 進行無縫和實時的溝通，
● 主動保持更新，及時上報異常，
● 瞭解每個人的工作量。
 
憑著8Manage PM系統的資料管理真實性及完整性，以及責任跟蹤能力，透過實現有效的任務和資源管理、溝通、風險管理和報告，能夠在避免專案延誤方面發揮關鍵作用。因此，選擇適合團隊需求的專案管理軟體，並充分利用其功能，將有助於降低風險並避免專案延誤。