不應使用Excel進行專案資源規劃的 7 個原因

專案資源規劃早期僅限於基本分配和排程。因此，企業使用自制工具或excel表來執行這一簡單功能。然而，隨著技術和業務流程的發展，資源規劃變得複雜，幷包括其他組成部分，如預測和容量規劃，最佳化等。
 
由於傳統的excel表無法處理這些複雜問題，企業開始採用專門的資源管理軟體來進行專案資源規劃。
 
資源規劃如何隨時間演變？
 
企業遵循傳統的等級結構，資源規劃僅限於基本分配和排程。此外，由於部門各自為政，使用電子表格可以滿足他們的業務需求。
 
隨著時間的推移，全球化的到來使企業能夠從不同的地區獲取資源。由於 excel 無法提供企業範圍內資源排程的實時可見性，企業開始採用使用複雜的自主開發工具作為解決方案。
 
全球化也導致了矩陣組織的出現，當跨部門共享資源並同時處理多個專案時，分配資源變得很困難，導致重複預訂和內部衝突。因此，使用Excel表或甚至基本工具來實現這一目的是不可行的。

使用Excel進行資源計劃的弊端
 
許多企業採用 Excel 進行資源規劃，因為它具有成本效益、隨時可用且管理人員熟悉它。雖然 Excel 為使用者提供了許多好處，但它也有一些缺點。
 
1.電子表格易開發難維護

隨著企業規模的擴大和僱用更多的資源，定期處理和更新大量資料變得充滿挑戰。雖然資源管理人員可以建立內嵌的宏，這很容易開發，但很難維護。
 
2.無法為決策提供實時資料

資源規劃是一個資料驅動的過程，因此需要及時提供準確的資訊。如果沒有以資源為中心的資訊的集中可見性，就無法做出正確的決定。資源經理可以使用多個電子表格，導致資料不一致。資訊無法實時同步，導致重複預訂等相關衝突。
 
3.不提供預測和容量規劃

在制定資源計劃時，資源預測至關重要，因為它可以幫助管理人員提前彌合產能與需求之間的差距。但是，Excel 表不包含此功能。因此，企業無法對專案進行有價值的預見，從而導致各種瓶頸。
 
4.電子表格不提供集中式或多維檢視

採用矩陣結構的企業需要在統一平臺上檢視資料，以便根據個人的工作職能做出明智的決策。由於 Excel 表是由各個部門手動更新的，因此無法集中檢視員工隊伍。此外，管理者沒有自由從多維度或不同角度檢視資訊，這可能導致決策延遲。
 
5.缺乏基於角色的安全訪問

安全和訪問控制對於防止資訊過載和資料洩露至關重要。然而，電子表格不提供基於角色的訪問，工作場所的每個人都可以訪問敏感資訊，導致資訊過載。
 
6.無法在多個電子表格之間協調資料

Excel 表不具備跨多個電子表格整合大量資料的能力。如果有人手動執行此操作，這將非常耗時並且容易出現許多錯誤，從而導致決策不充分和效率低下。
 
7.Excel 表格容易出現人為錯誤

在電子表格中，員工手動輸入和修改所有型別的資料，很容易出現人為錯誤。一些簡單的東西，如一個錯誤的公式、數字或格式，可能會引起大量誤解，導致資料的傾斜或錯誤。例如新增計費工時時出現錯誤可能會導致計費和發票不正確。
 
受制於這些缺點或限制，企業是時候尋找替代解決方案來簡化專案資源規劃了。
 
8Manage PM專案管理解決方案
 
雖然Excel在世界上佔有一席之地，然而，就智慧管理資源而言，Excel並不是正確的選擇，因為它不具備任何有助於制定準確的資源計劃和確保成功交付專案的功能。
 
面對更復雜的專案環境，為了簡化專案負責人的工作量，合理調配專案資源，建議使用8Manage PM專案管理軟體來高效管理。
 
8Manage PM包含範圍與需求、時間、收入與成本、質量、溝通、資源、風險、變更等管理功能。其中的資源管理功能可按照區域、部門、專案以及活動進行資源的查詢、申請、分配並跟蹤所有資源的使用情況。
 
因此，使用8Manage PM，專案經理可以很容易地跟蹤和分配資源到每個任務，監測團隊的利用率，並實時安排團隊能力，以避免分配的衝突。
 
同時，8Manage系統的資源管理與成本關聯，透過對專案中需要的資源進行費用預算和實時費用記錄，管理者和執行人員都能夠清楚地瞭解到預算消耗情況，進而減少不合理資源的使用，防止專案出現成本漏洞。
 
系統的整合報表功能，可幫助你輕鬆使用收集到的資料，分析員工的工作量、專案預算或公司的投資回收率，透過清晰的專案檢視，做出更科學的有效決策。
 
一個好的 在資源管理方面可以起到不可思議的作用。它幫助專案經理管識別資源的過度利用或利用不足，並確保每個人在正確的時間從事正確的任務。因此，它有助於更好地進行資源規劃和管理、時間管理、成本估算和智慧決策。