■專案提案書/競標書的結構
1.封面
包括專案名稱、投標單位名稱、聯絡人資訊和日期。
2.目錄
目錄應詳細列出所有章節及其子章節，並標明頁碼，以便評審人員快速瞭解投標書的整體結構。
3.投標函
簡要說明投標意向，並概述投標書的主要內容。如果沒有特別需要表述的內容，可以不寫投標函。
4.公司簡介
介紹投標方的背景、資質、經驗和核心競爭力。建議提前準備固定的內容，以便在每次專案標書中直接使用。
5.專案背景和目標
提供專案背景資訊，包括專案目的、重要性和預期目標。客戶提供的需求資料中通常包含這些資訊，但描述可能不夠直接，需要深入理解和總結。
如果資料篇幅較大，可以使用AI進行分析和總結，但請注意，非公開資料不得使用AI處理。
6. 理解專案
以圖文並茂的方式詳細闡述對專案需求的理解，向客戶展示我們對專案的深入認知。
與第五點相同，深入分析客戶資料，明確客戶的真實需求，對提高標書質量至關重要，能夠有效防止跑題。
■解決方案
解決方案包括業務設計方案和技術解決方案。針對客戶的需求，我們將採取以下措施：
1）詳細描述業務設計方案
包括業務場景圖、業務生態圖、業務流程圖及畫面樣式。根據需要，可以開發畫面原型。
畫面樣式至關重要，優質的設計能夠精準把握客戶產品經理的痛點，成為業務評估的加分項。需要列出功能一覽，以便與客戶確認專案範圍，併為工時估算提供參考。
2） 詳細描述技術方案
包括系統架構圖、資料流程圖、技術選型及關鍵技術點的解釋。
結合客戶的業務特點，需重點講解如何實現系統的非功能性要求，如高併發性、高可用性和系統安全性。
技術方案的闡述沒有固定標準，目的是清晰、簡潔地向客戶傳達“針對你們的需求，我們將使用這樣的技術解決方案”。
特別注意收集客戶關心的問題，並在技術方案中重點說明。
例如，近期我們參與了一個AI專案，客戶在說明需求時表達了對AI回答精準度和資訊保安的擔憂。
因此，在技術方案中，我們著重描述了提升回答精準度和資訊保安的解決方案，儘管仍有不足，但最終獲得了最高的技術評分。
7.專案實施計劃
定義專案的階段、關鍵里程碑、進度計劃。
・專案是否分階段推進？
・客戶方期望的上線日程是否能實現？如何實現？
8.專案管理
1）專案管理方法
選擇瀑布或敏捷方法，並說明選型理由。
可以採用迭代或大迭代+敏捷的方式，結合專案特點和客戶期望，選擇最適合的方法，並向客戶說明選擇依據。
2）質量管理計劃
描述專案的質量標準、質量保證措施和質量控制流程。可以提前準備公司的質量管理計劃，並在每次專案標書中使用，但需根據客戶要求調整質量目標值。
質量管理計劃的概要內容如下。
明確專案目標和質量要求：首先需要確定專案的質量目標，包括產品或服務的質量標準、驗收標準等。
利益相關方的需求分析：識別並分析各個利益相關方的期望和需求，將這些期望轉化為具體的質量標準和指標。
制定質量政策與目標：基於專案目標和利益相關方的需求，制定專案的質量政策和目標。
確定質量管理策略：考慮專案所屬的行業特點以及專案的規模和複雜度，確定質量管理的方法和流程。
制定質量管理計劃的組成部分：包括質量政策和目標、質量管理體系、質量計劃和時間表、質量指標和測量方法、質量管理資源、質量風險管理等。
執行質量管理計劃：確保所有專案成員按照計劃的要求進行工作，採用適當的方法和工具進行質量控制和質量保證活動。
監控和控制專案的質量：進行定期的質量監控和控制活動，及時發現和解決質量問題。
評估和改進專案的質量：專案結束後，對專案的質量進行評估和改進，總結專案的經驗教訓。
3）風險管理計劃
識別專案可能面臨的風險，評估風險影響，並制定相應的風險緩解策略和應對措施。可以提前準備公司的風險管理計劃，並在每次專案標書中使用。
風險管理計劃主要包括識別風險、評估風險、迴避風險和跟蹤風險。
4）人力資源管理
一般只需提供專案體制圖，除非客戶要求，否則無需詳細的人力資源計劃。
9.課題與風險（前提/制約因素）
整理專案的課題與風險，闡述相應的解決方案和迴避方法。
應重點關注客戶擔心的課題，這樣有助於明確專案的難度和範圍，並獲取客戶的認可。
10.報價
明確列出專案的費用構成和預算分配，確保報價合理透明。估算應包括軟體和硬體的費用。
11.售後服務
描述售後服務承諾，以展示對專案質量的重視。
例如，提供一年內的免費質保，若發生系統故障，將及時響應並進行修改。
需要明確並向客戶傳達售後服務與系統維護的區別：可免除非質保相關費用，但不能提供免費維護服務。
12.系統維護(監控與運維)
1）維護響應速度
客戶通常會對此提出要求。
2）維護方法
具體的維護方法應根據專案特點而定。
3）維護報價
維護費用一般採用包年或包月的方式進行報價。
由於維護工作的邊界模糊、覆蓋面廣，客戶需求多樣，因此難以提前估算工時。
若成本可控，可以為客戶提供一段時間（如2周或1個月）的免費維護，之後根據工作量與客戶商討維護方案。
13.專案案例
如有相似專案的經驗，可以列舉兩個案例。無需過於詳細，重點展示專案的商業價值、目標和關鍵技術，最好附上相關的畫面圖和技術架構圖。
14.附件
包括團隊成員的簡歷、公司資質證明、過往案例研究、技術文件及其他支援性檔案。提前準備好，以便複製到每個專案的標書中。
■注意事項
1.認真理解客戶需求
參與競標的關鍵要素包括：業務理解、業務設計和技術設計、估算。如果這一步出現偏差，後續工作將付諸東流。
因此，務必認真閱讀客戶提供的每一份檔案，仔細理解每一個細節。務必參加客戶的專案宣講會，並認真聆聽講解，不要遺漏任何資訊。
2.做原型圖
無論時間有多緊迫，都必須製作原型圖。
如果對需求理解準確且提交了一份高質量的原型圖，客戶的業務人員必然會給予高分評價。
3.解決方案/標書宣講會
採用主講+技術支援的形式。
選擇一位口齒清晰、聲音洪亮且邏輯嚴謹的主講人，他/她需深入理解標書內容，能夠回答技術細節以外的所有問題。
主講人必須全面且深入理解專案的業務需求和商業價值，避免與客戶產生資訊偏差，確保良好的印象分。
至少要帶兩位技術負責人參加講標，若被問及技術細節，技術負責人應及時回答。
寶典：多次演練，多加磨練。
不僅要熟練掌握外語講標，中文講標也需提前反覆練習，以求精進。
4.要真誠
在講標過程中，要坦誠回答客戶的問題。
對於無法準確回答的問題，不要胡亂應付，而應直接表明無法立即提供準確答案，並承諾會後補充書面回應。
客戶方的技術人員或業務專家可能沉默不語，但他們絕對不喜歡“裝懂”的人。
真誠永不過時，唯有真誠才能彌補“學術不精”的不足。
5.估算
各行各業競爭激烈，估算並沒有秘笈。
始終圍繞成本、利潤和其他價值（如打新等）進行自我壓價。
結合自身情況，必要時可以選擇不擇手段的競爭，但在放棄時也應果斷，這同樣是一種優選方案。。
6.標書的風格
公司應準備多套風格不同的PPT模板。需要注意的是，模板風格可以多樣，但是要確保標書規範。
同時，也可以根據客戶的喜好，採用與客戶風格接近的PPT。例如，如果客戶官網及Logo偏紅，可以考慮製作紅色調的PPT。
【投保涵例文】
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[投標日期]
尊敬的[招標單位名稱]：
主題：投標意向及專案概述
我代表[投標公司名稱]，在此表達我們對[專案名稱]專案的投標意向。
我們已全面審閱了貴方釋出的招標檔案，並對專案要求有了深入的理解。
我們相信，憑藉我們在[相關領域或技術]方面的專業知識和經驗，我們能夠為貴方提供高質量的服務和解決方案。
接下來我們將針對專案理解，解決方案，報價等各個方面進行講解。
我們期待著有機會與貴方進一步討論我們的提案，並相信我們的合作將為[專案名稱]帶來顯著的價值。
感謝您考慮我們的投標。請隨時與我們聯絡，以獲取更多資訊或安排會談。
此致
敬禮！
[法定代表人或授權代表簽名]
[法定代表人或授權代表姓名]
[投標公司名稱]
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[電子郵件]
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