專案管理工具能做什麼 它給企業帶來哪些作用

一個專案經理，如果要想管理好專案，那麼一定要掌握專案管理的方法與工具。在專案管理過程中總會藉助一些工具來掌控專案點點滴滴，這不僅可以提高團隊的生產力和效率，還可以讓專案組織在不同專案帶來的影響變化中做好準備。

能做什麼

專案管理工具是能幫助專案經理能夠順利完成交付的一類工具，通常專案管理工具能夠讓專案按照預定成本以及進度和質量如期完成，並且可以對專案中人員、產品以及過程和專案進行系統的分析與管理的軟體。

專案管理工具的作用有哪些

1、掌握專案全域性

專案管理工具能讓專案經理及時掌握專案的各項進展，還有助於把複雜的任務分解成簡單的任務，專案經理能及時瞭解整個團隊進展到哪個環節。

專案經理還可以在整個專案過程中檢視結果並迅速做出及時調整，這樣能夠確保更好的任務結果和避免產生更多的問題。增加資訊獲取的便捷性和及時性不僅能減少問題，還能節省更多專案成本。

2、更好利用資源

要想達成最終交付專案，那麼專案經理需要有效的資源管理策略，以保持團隊的最佳狀態。專案管理工具的資源管理功能可以讓管理者檢視整個資源組合的工作量，發現資源瓶頸和見解，及時有效分配資源避免負荷過重的情況。

3、隨時調整專案成員工作

作為團隊的負責人，他們會站得更高看得更遠，當得到成員彙報結果的時候，便有利於他們及時調整工作的方式和方向，給團隊成員一個合適的工作建議。

4、有利於溝通

專案的成功離不開有效的溝通，良好的溝通是專案的基本原則。藉助專案管理工具，專案成員可以在同一個平臺上隨時聯絡溝通，方便工作的銜接和任務的分配。同時，有效確保每個部門之間溝通暢通無阻，有利於資訊可以快速傳遞。

5、文件條理化

使用專案管理工具可以確保文件歸檔，並儲存在雲端。這樣管理者可以輕鬆管理訪問各任務文件。

專案團隊在任何地方、任何裝置上都能立即使用工具，團隊成員之間可以共享和更新檔案，保護重要文件，使它們永遠不會丟失。專案每個步驟的文件都需要安全記錄和儲存，如果沒有工具來管理任務文件，這就需要在紙質上完成，複雜至極還浪費時間。

總結

專案管理是一個不同尋常的工作領域，因為它擁有許多不同的專案管理方式和技術，而專案管理工具可讓專案經理根據需要有效地分析和控制專案，同時密切關注多個依賴項和關鍵因素，以獲得所需的結果。所以現代企業藉助專案管理工具，這對於企業的長遠發展具有重要的意義。