OA專案的成功究竟由誰決定

 

OA專案的成功究竟由誰決定

一個企業使用OA系統的根本目的是：透過OA系統來貫徹企業單位內部管理制度的執行，透過流程的規範、知識的沉澱、內部成員之間的良好溝通與協作，從而實現規範內部管理、降低管理成本，提高自身的管理效率和管理水平。但OA專案的實施並非一朝一夕就能成功的事情，企業沒有把OA使用起來的不在少數，甚至是專案失敗，本文從終端使用者和OA軟體廠商的不同角度，對OA專案存在的問題進行簡單闡述。

終端使用者自身的問題 　　

從眾多的OA實施案例中可以得出結論，企業單位OA專案失敗或成功，實際上很大程度取決於使用者自身的經驗，取決於對OA系統的認知程度，最終體現在對OA在使用上的重視程度。典型的存在以下問題和誤區：
　　1、企業要進行資訊化的改造就是購買OA產品，但企業對OA的使用也侷限於OA廠對通用OA產品進行宣傳的功能的使用，沒有根據企業自身的需要進行OA辦公系統的選擇和實施，導致OA系統沒有在企業發揮出自身的優勢，對企業的管理沒有起到實質性的作用，不但不能提升了辦公效率，反而增加了使用者在操作上的的負擔。

所以在選擇OA辦公系統的時候，企業最重要的不是看 這個OA產品的功能如何，而是要先從自身的實際需求出發做好選擇OA系統的計劃，選擇與企業相符合的OA產品，使得企業在OA專案的實施可以持續發展。

2、對OA的實施和推廣不夠重視，企業管理層自身的執行力不夠，對OA系統的使用效果存在質疑，如：很多事情在OA中執行了，但到頭來有些事情還是需要人工重新處理一次，這樣反而增加了員工的負擔，使得OA的使用形同擺設；單位管理層對OA的重視度不夠，覺得自己不在OA系統上處理事情對於下屬來說沒有太大的影響，所以自己很少或從來不使用OA。其實這樣會導致很多的事情無法在OA中執行，慢慢地員工就會迴歸到人工處理所有的事情，嚴重影響了OA的應用推廣。

企業的管理層是一個企業運作的領頭羊，上級以身作則把OA系統使用起來，這樣下級的員工才會對OA系統有信心，這樣才能使OA專案的實施順利的推進起來，使得管理規範化。

3、錯誤選擇了OA產品和OA廠商，導致OA專案實施失敗。“一朝被蛇咬，十年怕井繩”，在經歷過OA資訊化改造的挫折之後，企業對使用OA的作用和意義的質疑更深，慢慢地就會對OA系統失去信心了。

所以在選擇OA產品的時候，不能急於求成，要選擇幾家OA廠商來對比分析，這樣就不會選錯OA系統以致OA專案實施的失敗。

廠商產品與服務的問題

OA廠商在系統實施過程中是主導者，需要依據使用者的實際情況，對使用者進行合理的引導，並對專案制定行之有效的實施計劃。對於廠商而言，如果只管將OA系統賣給使用者，但不對使用者提供相應的服務，是導致OA專案失敗的根源。

　　1、產品和使用者需求之間的矛盾

通用OA產品是廠商“說了算”，但企業最終使用OA是為了解決管理上的實際問題，廠商的通用產品不可能“包打天下”，因此存在著產品功能不足和使用者需求不能深入滿足之間的矛盾。使用者單位本身對OA的要求比較高，而廠商的通用OA產品的某些功能往往是需要個性化定製開發的，造成OA需求不能滿足、應用效果差，導致OA專案失敗。

所以在選擇OA系統和廠商時要慎重考慮，市面上通用OA系統在功能方面比較齊全的廠商也不少：如深圳點晴的永久免費OA辦公系統，他的功能是比較齊全的，為了讓企業化最少的錢獲得最大化的效益，點晴OA的功能是全開放的，使用者可以根據自身對OA功能的需求隱藏或者開放，使得使用者在管理上不再為沒有這個功能而煩惱。

2、服務能力弱，服務成本高，服務無法持續

產品技術落後缺乏深厚的行業積累，系統維護、功能擴充套件和二次開發成本高，是很多OA廠商的致命弱點。買系統產品就是買廠商的服務，但有些OA廠商對於問題的響應和解決效率低，很多問題“久拖不決”，或是在服務上收取高額的費用，導致企業的OA專案實施遭到困難，最終導致失敗。

服務成本高導致終端使用者無法長期承受，服務能力弱也嚴重製約了OA後續的深入和長久應用，甚至是造成OA專案失敗。

為了讓企業使用者能夠順利把OA系統使用起來，點晴OA還貼心地為廣大的OA使用者建立了一個OA交流群，讓使用者在群上提出在操作上所遇到的問題，以便技術人員能夠確定快速地為使用者解決問題，另外這個群的宗旨：“我為人人，人人為我”。這就是意味著使用者之間在互相交流的過程中，可以在管理上得到更好的發展。

OA專案實施的成功究竟由誰決定？我個人覺得還是要靠OA廠商和使用者共同決定的，這樣使得雙方都會得到更好的發展，最終達到雙贏。