不要讓資料毀了ERP，基礎資料收集8個步驟！

為了幫助企業更有效地實施ERP，下面談一下如何快速、低成本、低錯誤率地完成基礎資料準備。

第一步：確定工作範圍

首先根據ERP專案範圍確定哪些資料需要準備，然後確定參與部門和人員配備，進而確定工作計劃，切記不可將所有工作只交給一個部門甚至一個人做，必須對此項工作的艱難程度有充分的認識。工作計劃中還要注意安排定期的會議，以方便工作人員之間溝通。

第二步：建立必要的編碼原則

ERP軟體對資料的管理是透過編碼實現的，編碼可以對資料進行唯一的標識，並且貫穿以後的查詢和應用，建立編碼原則是為了使後面的工作有一個可以遵循的原則，也為龐雜的資料確定了資料庫可以識別的唯一標識方法，所謂磨刀不誤砍柴工，大家切不可急於求成，忽略了這些重要的工作。

另外，編碼原則的制定屬於企業級標準的建立，應該按照ISO9000的標準制定和管理，尤其對於量大的基礎資料（如物料主檔案的編碼）必須由多個部門共同確定方案。

第三步：建立公用資訊

建立的公用資訊包括公司、子公司、工廠、倉庫、部門、員工資訊、貨幣程式碼等基本資訊。這些資料會在其他基礎資料中被引用，並且資料量不大，可以利用較少的時間和人力完成。如果整理其他資料的時候發現缺少公用資訊再補的話，整體效率和進度會大打折扣。

第四步：BOM結構的確定（根據企業情況可選）

如果企業應用生產系統、計劃或產品研發模組，BOM就是必須的基礎資料。這裡首先應該明確原料到半成品、半成品到產品的級次關係，這步工作的難點是半成品設定的問題。如果半成品設定層次少或層次不設定，今後的統計分析就不能細化；如果半成品設定多，就會大大增加資料量。如果遇到下列情況，那麼半成品要設定編碼管理：對半成品建立庫存賬、或者採用安全庫存管理、半成品對外銷售或用於售後服務，除此以外半成品儘量不用編碼，也不用錄入軟體系統，BOM 每多一層，相應增加BOM資料量的同時還會增加物料資訊的資料量，我個人的觀點是儘量少的BOM階次可以使這項工作處於可控狀態。

第五步：收集第一手資料，將原來的離散資料從不同部門集中

在這些離散資料中，僅物料基本資訊一項，欄位就包括生產、採購、銷售、庫存、財務的資訊。在這步中，應利用統一格式的表格在各個部門間交叉流轉，讓各部門將與自己相關的資料填入表格，完成後傳遞給下個部門，以此類推，直到完成此步工作。在工作中應注意傳遞的安排，傳遞路徑需提前確定。為了保證工期，可以讓不同部門同時開始，然後交叉傳遞，或者一個部門完成一小部分後就傳遞給下個部門。同時，將每張發出的表格統一編號（唯一），並在部門間交接時作好記錄，這樣不僅可以控制進度，還能避免資料丟失。

第六步：資料檢查

（1）完整性檢查：完整性即記錄數量是否完整。可以請企業中有經驗的人員複查或計算一下總數，將其和歷史資料比較。同時還要檢查欄位的完整性，所有的ERP軟體都有必須輸入的欄位，如果缺少這些欄位就會造成系統的不穩定，如物料的提前期、預設倉庫等。另外還有一些非軟體要求的必須輸入的欄位，對企業今後的業務和統計分析有用的欄位也要列入檢查範圍，例如客戶分類和所屬地區等。

（2）正確性檢查：正確性的範圍很廣，這裡不做一一說明，可以由企業自己根據需要制定檢查原則。有些錯誤如會計科目是資產型別的，但是因為人為錯誤輸入成負債型別的，再比如有的物料是採購來的，但是錄入成自制件，這樣的錯誤在系統上線前必須發現並改正。

（3）唯一性檢查：資料的唯一性應該從兩個角度檢查，常見錯誤有多個實物編成同一個編碼，如果以後錄入系統，成熟的ERP軟體會提示編碼已經存在，並拒絕接受。同時一個實物對應多個編碼的現象也必須杜絕，這種錯誤ERP軟體是發現不了的，必須利用人工查詢，否則在上線後會發生多個賬務錯誤。

在改正錯誤的同時，要做好資料版本的控制，這個工作在多部門參與的資料整理工作中尤為重要。曾經有個客戶，多個部門都在同時修改一份相同的資料，修改之後的文件中只有自己的一部分資料是正確的，其他部門資料還是錯誤的。在錄入資料時，無論以誰的資料為準都是不行的，必須用正確的資料替換錯誤資料後進行合併才行。由此可見，針對每類資料都應該設定負責部門和負責人員，每次修改後由負責人員將文件的版本更新，同時舊版本資料也要儲存。這樣做可將誤操作的損失降低到最小。

第七步：將資料錄入軟體系統

錄入前應該將基礎資料原始檔案歸檔，對於以電子文件儲存的資料，應該將資料備份好，並註明整理人員、完成時間和最後版本，如果是列印的紙介質，應該將其儲存在專門的檔案櫃中，作為重要文件管理。

接下來的的錄入工作是艱鉅而枯燥的重複工作。通常的錄入方法有手工錄入和利用工具匯入這兩種。這些方法各有利弊。

（1）所有軟體都提供錄入介面，可以調集人員將資料逐條錄入，或者利用軟體的複製功能複製類似的資料，然後進行關鍵欄位的修改。這種方法比較安全，完善的ERP軟體會在錄入的同時自動查錯，大多數前期未查出的錯誤可以在錄入時被系統提示並禁止錄入，由此保證資料的準確性。這種方法的缺點是工作量大，完成時間和記錄條數是倍數的關係。如果資料量不大，推薦利用此方法，安全、可靠，事後檢查工作量也小。

（2）如果專案組中有資料庫高手，並且用人工錄入在人力和時間上都不能實現，可以採用直接匯入資料庫的方法，這樣做的優點是效率高，完成時間與資料表個數成倍數關係。缺點是隱含錯誤多，不易檢查，曾經有個客戶在上線幾個月後發現有問題，反覆檢查後發現是資料中有個欄位空缺造成的，但是錄入的資料是可以由系統自動填寫預設值的。如果採用此方法，應該在前面的檢查工作中設定嚴格的檢查步驟，尤其在正確性檢查中，對重要欄位要逐個檢查，這項工作可以利用各種軟體技術輔助人工進行。

（3）另外一種方法結合了以上兩種方法的優點。曾經有一個客戶開發了一個程式模擬人工工作，基本原理是首先從電子表格中讀一條記錄的第一個欄位（模仿人眼看資料的功能），然後在ERP錄入介面中的相應欄位錄入該資料（模擬人手的操作），再次讀下個欄位，再次錄入程式……此記錄完成後轉下一條記錄。此方法利用程式的錄入介面錄入，繼承了介面錄入的差錯功能，同時和資料匯入相比，不需要人工干預，可以一天24小時的工作，速度也是很高的，不過需要高水平的程式設計師，至今還只見過一個客戶成功採用過此方法。

第八步：系統檢核

完成錄入工作後仍然不能徹底放鬆，必須再次檢查，此時最好的方法是利用軟體程式測試資料，例如將資料庫備份成一個新的資料庫，將企業常用的流程在新資料庫中做一遍，透過檢查結果的正確性來驗證基礎資料的正確性。

在收集和整理這兩個步驟中，各企業根據自身員工的技術和特長，通常會用一些工具軟體輔助資料收集和整理工作，常用的有Excel、SQL server等。利用工具軟體不僅能大大提高收集和整理的效率，更大的優勢是能夠查錯，下幾條簡單指令就可以發現大部分錯誤，如果依靠人工比對檢查，所需的時間和工作量都是企業無法承受的。

ERP基礎資料準備這項工作的重點不是在資料本身，嚴密的計劃和合理的組織才是完成這項艱鉅工作的最好手段。