帆軟資料應用研究院 | 王文信

BI專案失敗的一大表現就是不做驗證、不聽反饋，究其原因，還是缺少閉環思維。而閉環思維之所以能夠促進BI專案成功，離不開其“有始有終、不斷反饋、不斷最佳化”的核心思想。

沒有反饋、不做最佳化的BI專案只能是大量資料應用的堆疊，其價值也就只能停留在提供資料層面，無法提升企業的管理水平和業務水平。

企業內最常見的一個閉環思維便是PDCA閉環。PDCA是質量管理的基本方法，分為Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和 Action（處理）等4個階段，因其存在普適性而被推廣到企業的各項管理工作中，成為企業實現經營管理閉環的有效方法，為廣大企業所熟知。

值得注意的是，在具體的經營管理閉環中，管理不但需要“設計”和“執行”，更需要“監控”與“完善”，講求“過程化管理”和“結果化管理”的結合。在這樣的要求下，PDCA閉環和BI便成為一個絕佳的組合。PDCA為企業BI應用落地提供指導，BI則為PDCA過程提供資料依據，二者相輔相成，最終實現價值，BI專案也就成功了。

閉環思維在BI專案中的應用，可以從資料、業務和管理三個角度來看。其中，資料閉環建立在資料流的基礎上，而業務和管理閉環則建立在PDCA過程的基礎上。

一、 資料、業務和管理閉環

1、資料閉環

資料閉環比較容易理解，在BI專案中，資料一般會經歷從資料來源到資料獲取、資料加工，再到資料展現、資料應用的完整流程，而資料在應用過程中出現的問題與得到的反饋都會倒逼企業在資料的源頭進行改進，如此往復，形成閉環。

例如，圖1所示為某醫院的資料閉環，資料從業務系統中提取出來，經過處理和展現形成各類資料應用，而資料應用的分析和反饋又被用於改善業務系統，這樣一來，資料會不斷完善，資料應用也會不斷完善，形成完整的資料閉環。

2、業務閉環

業務閉環可以理解為從制訂決策到拆解目標計劃，最後到執行的業務流程閉環，本質上是對具體業務問題進行線性拆解，最終回到業務目標的達成與監控。

如下圖所示，業務閉環建立在PDCA閉環的基礎上，主要包括計劃、組織、執行、監督和考核等5個環節，最後的考核結果和反饋又用於對制訂計劃和拆解目標過程的迭代與最佳化，從而形成閉環，不斷為業務賦能。

以下圖展示的兩種開發風格為例，同樣的開發任務，有閉環和沒有閉環最終的結果差別非常大。

其中左圖為粗放式專案開發風格，整體的目標不清晰，整個工作過程也缺少監控與反饋，沒有形成閉環，導致在專案前期長時間拖延，而截止日期來臨前又瘋狂趕工。

而右圖所示的精細化專案開發風格，從一開始對任務的細化和拆分到中間對執行過程的監控，再到最後透過反饋對任務進行調整，並再次回到標準流程，整個開發過程形成了完整的業務閉環，不管是人效還是專案管理，都得到極大的提升。

3、管理閉環

與業務閉環類似，管理閉環也是建立在PDCA閉環的基礎上的，不同的是業務閉環側重於經營計劃，核心在於達成業務目標；而管理閉環側重於戰略監控，核心在於達成戰略目標。管理閉環可以理解為PDCA閉環融合了企業戰略和經營後再細化，其整體由一個個具體的業務閉環組成。

如下圖所示，管理閉環從制訂戰略開始，經轉化戰略、規劃和運營、執行計劃、監督和學習、檢驗/調整戰略等環節，最終又回到制訂戰略，形成閉環。整個過程會用到戰略圖、平衡計分卡、流程皮膚等工具，是經營計劃與戰略計劃互補的過程。

我們來看一個PDCA閉環在BI系統中落地的例子。某大型製造集團面臨內外壓力帶來的成本和效率的雙重挑戰，發現人治加法治的模式已無法滿足管理需求，對管理模式的變革勢在必行。因此，該企業開始聚焦效率，著手搭建目標管理體系。

同時，該企業也認識到，目標管理不能脫離資訊化系統，沒有實時的資訊化系統，目標就難以被測量和評價，其結果就難以控制。

因此，該企業將PDCA閉環應用到BI系統中，實現了有效的目標管理。下面介紹具體過程。

計劃階段（P）：制訂目標

在計劃階段，該企業首先根據集團經營策略，參考市場環境制訂戰略目標的關鍵績效指標。

接著，根據往期實際資料，按照下圖所示的目標分解流程在BI系統中對當期目標進行逐層地定義和分解，使制訂的目標更合理、可達成。

下圖所示為其2020年經營目標按季度分解後的結果。最後，在指標監控看板中對不同層級目標的完成情況進行比較，並根據完成情況評價各部門和員工的績效。

執行階段（D）：實現狀態的監控

在執行階段，為了讓集團以及子公司的管理人員清晰地看到目標的執行情況，IT部門根據管理層級、所屬單位、當前年份等維度監控企業運營的各項指標，並按月份橫向展開，呈現指標趨勢分析和精益改善效果；

同時，在集團和各子公司之間做橫向的對比分析，以不同背景顏色和字型突出顯示完成得好與不好的各項指標資料。

檢查階段（C）：定期覆盤與分析

覆盤和分析的目的是總結上一階段工作目標的達成情況，以及調整下一階段的工作計劃，透過關注目標達成進度、問題反饋記錄、措施的完成情況，對任務的執行進行全過程管控。

這時，經營分析會議的重要性就體現出來了。該企業以往開會時各團隊都報喜不報憂，只說好的不說壞的，就算被人指出問題，也會找各種藉口搪塞過去。

現在不一樣，經營分析會議上領導們不再需要聽個人彙報，只要開啟BI系統中的報表，KPI達成情況一目瞭然，會議的重心自然也就轉移到分析問題、制訂調整策略以及分享成功經驗等更有價值的內容上。

處理階段（A）：問題整改與跟蹤

最後，該企業還在BI系統中開發了下圖所示的“季度改善計劃及跟蹤”的應用。

因為覆盤不代表問題被解決，覆盤只是開始，更重要的是督促和跟蹤整改計劃的實施。

對於具體的問題，在制訂整改計劃時，要明確負責人、計劃完成時間、實際完成時間以及完成狀態等內容，以便落實整改措施。

同時，要把相關的措施和經驗固化，作為下一個階段性戰略的執行策略。