專案經理之專案跟蹤

暖楓無敵發表於2016-03-02
      專案跟蹤要跟蹤什麼呢？主要針對計劃、任務和專案成員三個方面，是為了瞭解專案的實際進展情況而進行。如瞭解成員工作完成情況，瞭解整個專案計劃完成情況等內容。
      專案跟蹤是必要的，因為它可以證明計劃是否可執行，同時可以說明計劃是否可以被完成。因為可以對計劃進行檢驗，所以如果把計劃和跟蹤作為一個工作迴圈，那麼計劃將得到適時的改進，因為跟蹤過程中會發現大量的計劃的不當之處。現在我們的專案中，有很多計劃做的不夠，這可以促使我們去改進和完善。專案跟蹤實施人應該是專案經理，因為專案經理制定專案計劃，並且專案經理有權進行工作的協調和調動。也就是說，跟蹤的主要目的是給專案經理一個工作的參考。跟蹤的結果和資料是“最好的教材”。
      跟蹤的好處有：
      1、瞭解成員的工作情況。一個任務分配下來後，專案經理應該知道工作的進展情況，那麼他就必須去跟專案成員進行交流，瞭解這個成員的情況。所以他要得到的資訊是“能不能按時並保值保量的完成？如果不能按時完成，需要什麼樣的幫助呢？”這是專案經理最關心的。而且需要隨時的收集。如果這個資訊沒有被收集上來，那麼專案經理就失去了對專案的瞭解，也就失去可適時調整的時機，如此，後果就可想而知了，專案拖延、混亂……

      2、調整工作安排，合理利用資源。如果專案組中有幾個或者幾十個人的時候，就可能出現完成任務早晚的不同，完成早的不能閒著，完成晚的要拖後腿。這時就需要專案經理進行工作的調整。那麼這個跟蹤結果和資料就可以幫助專案經理完成這個工作。

      3、促進完善計劃內容。專案人員多了，又去跟蹤，這就必然要求專案經理做出詳細的計劃，這個計劃必須要明確任務，明確任務的負責人，明確任務的開始和結束時間。這就要求專案經理把整個專案分成若干部分。詳細的考慮分工。專案經理的跟蹤必然促使專案組成員更加詳細、合理的制定自己工作計劃，最終形成一種可喜的情況，那就是計劃展現出的層次結構（專案計劃、階段計劃和個人計劃）。

      4、促進專案經理對人員的認識。工作分解後，應該按照個人的特長分配工作，因為特長就是效率。所以專案經理必須瞭解專案成員的情況。即使在開始時不瞭解這種情況，這種資訊在跟蹤中也會很快的被體現出來。也就是說跟蹤促使專案經理對成員進行一個評估，並且這個評估是可以找到根據的（專案跟蹤的結果）。

      5、促進對專案工作量的估計。在一個好的跟蹤工具中應該有對工作量的估計。工作量的估計總是很不準確，這個問題在跟蹤中表現為完不成任務/計劃，或者工作超前。在這種情況發生後，也必然促使專案經理去考慮工作量的評估問題（包括整個專案的工作量，各個任務的工作量，有可能導致整個專案計劃的修改啊）。

      6、統計並瞭解專案總體進度。經常會遇到這種情況，專案組在同一時間進行不同階段的工作。這時對於工作進度的把握，尤其是總體進度的把握就比較困難。如果專案經理把階段劃分的很清楚，並且階段工作量也很明確，而且專案成員也對自己的工作量進行評估的話（完成了任務的百分數），那麼專案的總體進度可以由工具自動生成（完成的百分比）。這當然不是很準確，但卻可以作為一個參考。而且是一個比較好的參考。


      7、有利於人員考核。專案成員的工作能力（是否按時完成任務，完成工作量的大小…… 很多資訊都可以體現出來）。從跟蹤方面來說，是專案經理主動去了解專案的情況。但專案成員應該主動向專案經理彙報工作，尤其是工作中的問題。正所謂“沒有問題就是問題”。現在我們需要一個好的工具，來建立並完善我們的跟蹤工作。

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