專案經理之專案的投資回報率

暖楓無敵發表於2016-03-02
      最近，我在試著確定一個專案的投資回報率（POI），但是卻沒有成功，我所有的開發人員也都沒有能夠幫上忙。當高階管理層在給你的專案亮綠燈之前要求你提供ROI的資料時，你也許就會遇到類似的情形。這項任務看起來似乎很困難，但是你不要放棄。

      ROI在將技術力量商業化的過程中提供了極大的利益，起到了平衡作用。然而，它只是一些財政上的度量工具，可以用來支援投資決策。對於一些IT專案來說，要將利益用數字表現出來幾乎是不可能的。它的回報很大程度上體現在一些非財政的方面之上（例如，競爭優勢，產品的獨特性，客戶服務等）。現今，很多執行官員都對ROI有著濃厚的興趣，在大部分情況下，回報將是具有實質性的，如果專案恰當地進行部署的話。

      要體現IT行業的價值的第一步就是要對所計劃的專案進行ROI分析。你必須基於成本，開支節約，戰略收益和風險的基礎之上對專案進行評估，從而為企業確定最佳的利益所在。執行主管想要知道哪個專案可以最大程度地服務於商業活動的戰略和戰術目標。

      我最近和一些專案經理聚在一起討論了IT業的ROI問題。這個討論中有意思的地方是，這些專案經理可以告訴我他們在某種技術上投入了多少開支，但是很少人能夠說出這個投入讓企業得到的回報是什麼。

      IT專案本身是有風險的，很多專案都沒有能夠實現它的商業目標。每個公司組織的資源都很有限，而要做的工作卻超出了預算所允許的範圍。執行主管對他們的開支分配進行了緊縮，他們一般將IT預算中的百分之十留出來做創新工作，這是在操作，維護，升級和移植工作獲得了開支之後。因此沒有能夠產生價值的專案是公司組織中出現爭論的一個主要來源。這就是為什麼人們非常重視高質量的專案管理和為什麼專案經理需要特別注意ROI的原因。

      現在有79%的公司要求對IT投資進行ROI分析。 
      所有的技術性開支中的60%由經理們控制，40%由IT組織控制。 
      負責企業專案的專案經理和行銷商表示，他們可以較好地為專案建立目標並避免範圍的蔓延，這在很多的軟體/硬體實現工作之中是很普遍的。他們的專案實際上實現了預期的ROI數值，例如收入的增加和成本的降低。

      財政人員對ROI是最感興趣的。他們具有各種不同的頭銜，例如CFO，財務會計，或是專案經理。不論頭銜是什麼，他們都會對專案的開支進行審查，從財政的角度上確定這個專案是應該繼續進行還是取消。如果你管理的開發團隊在一個專案中編寫30,000行的程式碼，而這個專案並沒有實現實質的回報，你的CFO就會撤銷所有的財政支援。相關的一個例子就是當經濟走勢趨於緩慢時，最先被取消的就是那些回報率很低的專案。如果那些專案有著積極的ROI，我相信他們是會生存下來的。不幸的是，正如我所經歷的那樣，大多數的執行主管和專案經理都會表示他們和/或他們的團隊不具有工具，培訓或是設施來有效地對IT專案的ROI和價值進行溝通。然而，這正是專案經理需要解決的。理解並重視IT專案的ROI將會使你保持誠實。

      以下給出一些主要的ROI的優勢：

      它是遊說高階主管的好辦法。 
      它允許你設定投資選擇的起始點（例如只考慮至少產生190個百分點的專案）。 
      它加強了人們對投資對商業活動的影響的理解，因為在沒有了解投資對成本的潛在影響的情況下，是不可能完成ROI分析的。 
      通過專案與專案之間進行投資選擇方面的比較來實現投資的優先次序，讓出資人關注於無形的收益。 
      通過對商業活動採取更加量化的方法，給決策制定者應對商業影響的依據。 
      最後，它加強了專案的主管人員對於專案的成功和失敗的責任。

      確定ROI

      我們已經知道ROI是用來評估IT專案對公司的財政價值的尺度，但是應該注意的是，ROI的理念和量度對於每個公司和每個執行主管來說都是不同的。這是因為每個人對ROI的量度都有著不同的標準，且有很多的方式對其進行量化。ROI的簡單形式是，預期收益中的當前價值除以預期成本中的當前價值所得的比率，因此：

      ROI = (預期收益中的當前價值/ 預期成本中的當前價值) * 100

      你可能會說，“等會兒，一些IT的投資幾乎不可能進行量化”。這一點我同意，但是事情總會有辦法。一個具有代表性的例子就是商業情報（BI）專案，即使是無形的收益也可以被量化，而找到一個這樣做的途徑是很重要的。再一次提到，你的專案中的財務人員可以提供幫助。

      回到可以進行量化的專案之上，一個基本的經驗之談就是，專案的ROI如果低於100個百分點就不應該進行工作的開展，除非有迫不得已的原因而且獲得執行官員的強烈支援。超過100個百分點的專案就有更大的機會通過CFO這一關。此外，要考慮的很重要的一點就是專案的預期投資回收。當預期收益超過預期成本，而且這個收益在專案開始的第一年之內得到現實化，這樣專案才會得以繼續。

      在開發階段中，也許任何收益都無法進行量化。然而，如果一個專案提早開工了，那就說明這個專案降低了它的成本並提高了收入。不過，專案經理還應該知道單單通過加入更多的資源（例如開發人員）來壓縮開發階段並不能帶來更好的ROI，因為加入的資源也會算在投資之中。因此，你應該與團隊中的ROI專家一起對成本/收益仔細地進行分析。

      確定ROI的步驟如下：

      步驟1：確定專案全部的範圍和基準。

      步驟2：對在專案中所使用的資源成本進行估算。

      步驟3：使用ROI模板/成本會計來協助實現計算的精確性。

      步驟4：提交給執行團隊進行審查。

      影響ROI的因素

      ROI不會涉及到所有的風險或是無形的回報，因此要在檔案中仔細地分別列出那些影響IT專案的風險和無形的內容。下面是影響ROI的一些因素：

      資源的缺乏—缺乏開發人員和測試人員或缺乏適當的技能，而需要來自公司的額外資金投入。 
      客戶的不滿—客戶也許對你所交付的解決方案不滿並拒絕接受。你可能需要對程式碼進行修改，投入更多的時間，測試工作和資金。否則，解決方案可能無法與目前或未來的作業系統，平臺或其他應用軟體相容。 執行工作力度不夠—執行團隊也許沒有完全致力於你的專案（例如對專案預算表示不滿）。 行銷商的延誤—有時候，行銷商也許不能在你需要的時候提供硬體或是軟體，從而影響到你的發行日期和潛在的收入。 
      瞭解ROI可以幫助你從財政的角度上更好地推廣並管理你的專案。在將來，專案經理將會對ROI的確定給予很大的重視。目前ROI的計算方法有一點模糊不清而且難以確定，專案經理應該努力理解ROI的計算與確定方面的內容。如果你無法得到合適的知識來源，在團隊中找一個財務人員來為你進行ROI分析。專案組織，小型公司，教育學院等機構也都應該在每個專案開工之前進行ROI分析。ValueIT ProjectROI是我找到的一個商業工具，可以幫助你對任何一個新的專案和提案進行ROI的計算和分析，從而使你合理安排你的IT預算。但這個工具是需要付費的，這裡還有一些線上的免費ROI工具。

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