第一次進行管理專案具有挑戰性，作為初次嘗試，選擇合適的專案管理工具，可以借鑑一些高效的步驟，專案管理已演變為具有確定的階段和步驟的過程，幫助指導剛接觸專案管理的人員做的更成功。

專案流程的5個階段：

• 啟動：確定需要，啟動專案
• 計劃：計劃專案的工作
• 執行：執行工作
• 管理和控制：專案期間的管理和監控
• 結束：完成並交付成果

定義範圍

任何專案的第一步也是最重要的一步是定義專案範圍。應該完成或創造什麼？專案目標是什麼？同樣重要的是定義專案範圍中未包括的內容。如果沒有得到足夠的定義，一定要思考清楚範圍。

確定可用資源

有哪些團隊成員、裝置和金錢來實現專案目標？作為專案經理，儘管通常不會直接控制這些資源，但必須透過矩陣管理來管理它們。

矩陣管理是指使用公司內部的設定層次結構來完成您需要完成的工作，專案工作人員通常需要聽取不同管理者的意見。作為專案經理，需要嘗試與各部門的主管保持聯絡，以便解決問題。

瞭解時間表

該專案什麼時候必須完成？在制定專案計劃時，您在專案期間的時間使用方式上可能會有一定的靈活性，但是截止日期通常是固定的。如果您決定使用加班時間來滿足時間表，則必須權衡預算的限制。

Zoho Projects專案管理系統為專案時間管理提供了豐富的方式，可以設定任務的時間，隨時更新檢視實時進度，確保每天都可以掌握進度。

專案管理有很多成熟的經驗可以借鑑，同時專案管理系統也為專案管理提供了諸多便利。