協同軟體的實際應用和技術發展

自從“協同”一詞在中國IT行業出現之後，廠商和學者不斷對其概念給出各種定義。到底什麼才是協同？這一看似簡單的問題爭論至今，並且遠遠還沒有達成共識。IT行業對“協同”這一概念的炒作歷經數年，至今還沒有減弱的跡象——不斷有廠商宣稱自己的產品是協同的，甚至在原有產品名稱之前加上“協同”二字，就為產品打上了協同的標籤。2007年絕大部分OA廠商都搖身一變，成為協同管理軟體提供商，協同的門檻就這麼容易進入？

在紛亂與喧囂中，協同管理軟體市場走過了2007。在對協同管理軟體進行年終盤點的時候，市場和客戶似乎還是沒有搞明白什麼是協同，協同給他們帶來或將帶來什麼變化。

協同：應用之美

我們發現，協同管理軟體市場的主導者主要是IT人士，他們不斷推出新的技術概念來解釋協同，而這些概念是純技術的，這就導致這些IT廠商在自說自話，市場上卻沒有多少人為協同買單。

因為不管廠商如何對協同這一概念進行炒作或定義，市場和客戶最關注的永遠只是產品的應用效果。透過幾千家客戶對產品應用的回饋和行業觀察，實踐表明，從應用而非技術角度會更快促進協同管理的普及，即協同首先是應用的概念，而不是技術概念。這樣，我們的問題就變成：在目前的Internet技術支撐之下，現實世界中哪些行為需要協同、如何實現協同以及實現效果，這樣構建的IT系統才會真正發揮技術威力，解決現實世界的協同問題。

要解決這一問題，首先需要對現實世界各種協同角色和行為機制進行業務建模。我們認為，協同的出發點應當是圍繞人進行的，或者說，協同的最小單位應該是作為單獨個體的人。因為作為超越並發展了OA的協同管理軟體，需要承擔的一大應用功能是管理，而管理的核心就是人。

基於此，協同管理軟體產品設計、研發之前應當對人進行全面深入的研究，讓每一個在運用該產品的人感覺到產品的優越性，進而擴充套件到企業應用層面。我們知道，Web 2.0的出現對傳統的OA產生了很大的影響，當時我判斷它不僅限於個人應用，將來也一定會進入企業應用，於是，我們將Web2.0的一些技術理念和應用納入到金和軟體的產品當中，比如知識管理，工作日誌，Blog，Wiki協同創作，RSS的定製，SOA的桌面整合等等，不過，我們將其過於社會化的特徵進行了企業化。因為Web2.0要求的是一個相對鬆散的社會化的企業環境，而目前的企業都要求嚴格的組織化和結構化。

作為協同管理軟體產品，要擴大應用範圍還需要強大的整合功能。企業應用大體上分為管理層面和業務操作層面的應用，優秀的協同管理軟體應當涵蓋主要的管理功能，在實施上只需要考慮與主流廠商的操作層面的系統如ERP、CRM、EAM以及HR等整合問題。雖然不同企業應用的層次相差較大，但是企業應用與OA的分界還是比較明顯的，大體上可以分為與經營生產有關的應用（如EAM，billing，財務，ERP，PLM，SCM等），與管理相關的內容的分界，我們所理解的應用更多是管理和控制職能方面的。

協同還能解決什麼問題？泛概念上講，因為世界正變得平坦，就需要有一種跨時空的社群化的機制設計，以協調各參與方共同完成某項任務，或者分別承擔過程中的一個環節。具體到管理軟體公司，對協同的理解就更加侷限化，無論廠商認為協同是解決辦公問題，還是解決管理問題，實際上我們認為，協同首先要解決的還是要歸結到以上所提到的企業應用問題，協同是一種工作方式，這種工作方式是水平的和對等的；其次，因為企業存在著層級，他們也需要互動交流，需要報告工作結果，需要接受計劃和指令，這些方面都需要協同，這種垂直關係還有別於“泛協同”的概念，這種立體化、縱橫互動的協同模式，使得企業可以精確地協調運作。企業要達到這種狀態，只有協同應用平臺還不夠，還要結合應用的行業業務，透過實施和服務做出符合企業運營流程的協同業務系統，如果不結合業務，那最後只能還是OA系統最簡化的通用業務。

這樣做並不意味著協同業務系統會包含ERP等功能，事實上這也是不現實的和不專業的。協同業務系統與ERP系統的關係，可以理解為前端（協同業務）和後端（ERP）的關係，需要根據企業具體要求做流程的整合，對業務的理解和協同平臺本身的整合能力決定專案實施的效果。

雖然有各個行業的差異，但是協同平臺在應用上還是可以抽象出一些共性的內容，並建立它們之間的關聯。

那麼，協同業務與哪些基礎應用有關呢？這要從企業運營環境考慮。保持企業正常運營和持續發展，企業流程非常重要，也就是企業做業務的最最佳化、最安全的步驟，在沒有IT支援的情況下，這些流程也許沒有被很好的執行和積累下來；其次，對於企業運營的實踐和經驗的積累同等重要，也就是知識管理，包括企業處理做某種業務或處理某類事件的經過證明的成功方法，亦稱為企業最佳實踐。

協同主要是有效解決知識、流程、任務和工作環境的協作關係，企業經營活動是滿足多個目標和任務的若干任務構成，完成一項任務，要用到企業的相關流程和相應的知識，參與人員要在一個虛擬的空間內才能溝通，只有網際網路技術出現之後，這一切才成為可能。

另外，需要指出的是，協同管理軟體的應用還必須避免一種現象的發生，即在擴大協同功能、實現系統整合的同時，不是粗糙的功能堆積，不應當將企業所運用到的業務功能簡單地堆積起來就號稱產品已經“協同”，廠商以這樣的態度開發產品是對客戶和本身不負責任的表現。協同產品要發揮其理想的應用還在於應用者能夠隨時、隨地、精確地找到自己想要的功能以及相關的資訊，不至於掉進無限廣闊的資訊化應用中。這就需要協同管理軟體廠商無論是整合還是研發，針對ERP、CRM、EAM還是HR等都需要專業的技術注入，這本身就是對協同管理軟體廠商技術的一個強大考驗和更高要求，從這個技術層面上來講，可以認為，並不是市場上所有自稱協同的廠商都可以做到的。

綜上所述，協同首先是面向應用的問題，其本身如何定義都離不開如何完善實現企業應用，找到企業應用的點，協同就會推廣開來。

協同：關鍵技術

從上述應用層面可以看出，協同管理軟體本身並不要求一定有新的、高深的技術，實際上，這些技術在協同概念出現之前，就已經作為業務元件存在和應用了。技術層面需要解決的問題是：如何利用這些技術和業務元件，構建出高適應性的協同支撐平臺，在此基礎上擴充套件出各種企業的協同應用。

業務層抽象：系統的所有資料都儲存在資料層，這些資料不是直接使用的，而是分別透過基於企業流程和知識的規則引擎，動態生成企業的管理流程庫和知識庫，這部分是與行業和具體業務相關的。企業流程庫中儲存企業運營所需的所有業務管理流程，系統初始只包含基本流程資料，隨著系統使用不斷新增和最佳化。知識庫大致相當傳統的文件管理系統，包括企業運營知識和針對具體業務開展的最佳實踐經驗積累，協同環境下的KM要求是更加個性化和有針對性的，避免掉進資訊紅海中，對所需具體知識有精確的定位。這兩個部分作為企業的重要資源，在每個業務處理中，透過訪問的控制和匹配自動獲得。協同平臺的後端系統，如ERP、CRM、財務等流程的介面資料描述，存放在外部介面流程庫中，做與後端系統整合之用，後端業務系統流程本身並不包括在協同平臺中。

業界過去普遍認為協同的核心是工作流系統。的確，在基於個人和日常辦公模式下，工作流是非常重要的工具，這種固化的工作流使得日常辦公變得更加有序和規範化。但是，擴充套件到我們這裡所描述的協同模型中，只有工作流是不夠的。因為它只能解決單個業務問題，而在協同環境下，面向任務的協同涉及到的不止是一個流程，這個層面的工作流（管理工作流的工作流）實際上是一個排程的概念。另外一個更重要的引擎就是所謂的任務引擎，它同樣也需要排程管理，因為企業的運營需要不止一個任務，這兩個引擎是根據企業運營的機制設計工作的，它們的結合應用維持企業高效的運轉。

引擎之上就是協同的工具層，由若干工具元件構成，而且這些元件可以不斷新增。初期的協同系統中，包括E-mail、IM以及檔案傳輸等基本溝通工具，在任務引擎的支援下，實現了任務相關性。表單和工作流的做法上，國內外的廠商走了完全不同的道路，國內OA廠商面對的使用者以初級的，簡單辦公流程為主，因此在表單和流程的設計上，大多采用直接基於資料庫表的方式，使用者無需任何技術就可以自行操作；國外廠商主要以工作流廠商為主，提供標準化的工作流引擎，圖形化拖拉方式的設計器，可以實現任意複雜的業務流程設計，而圖形化的表單設計器可以設計任何複雜的表單，尤其是表單資料的流程化處理，但通常使用者需要專業操作人員幫助才能設計新的流程。不過，金和軟體這樣的大型協同軟體廠商可以提供滿足不同應用需要的高低端工具，按照具體的解決方案實現配置。

另外一個重要的概念就是所謂的虛擬工作空間技術，相當於團隊工作元件，具有協同環境下的團隊工作特徵。一個虛擬工作空間與一個或多個任務相關，該空間下的所有流程、工具、知識和資源都是與該任務相關的，對該空間的訪問可以在任何時間和位於任何地點。

管理工具是構成協同企業的關鍵，主要採用基於BI的分析工具和基於Web2.0技術的報告系統。安全管理是針對整個系統的安全機制，包括訪問許可權、CA認證、SSO、傳輸和儲存加密等。特別值得一提的是Web2.0技術在協同管理軟體的應用，例如RSS、WiKi、Blog以及SNS等，實現了線上協同和使用者間共享，這些應用配合AJAX和XML的技術支援，可以構建出全新的客戶使用體驗。

客戶端和桌面整合技術在協同環境下也得到長足的發展，過去那種呆板的、固定的客戶端展現方式，被動態的、可按需整合的展現模式所替代。比如，業界巨頭IBM推出ND8、微軟大力推行S+S策略，這些國際化的知名企業已經開始著手解決前端整合問題。我們認為ND8的推出是IBM由後端企業應用向平民化方向的發展，也是利用LOTUS與這領域的老大微軟在桌面市場的直接交手。從桌面客戶端看，ND8轉換到Eclipse環境這一招還是非常厲害的，使得ND8直接成為一個基於開放標準的客戶端桌面平臺，實質上是IBM將一直推崇的SOA推向前端，這是一個重要的進展，這主要是源於Lotus多年的使用者使用體驗和技術的積累。金和協同管理軟體平臺的獨到之處還在於將多種客戶端體驗，包括Web、Portal、富客戶端和WAP移動終端整合到桌面，實現了強大的本地和離線處理能力，充分體現協同應用的工作特點。

經過多年的研究和企業應用實踐，我們構建出了系統化、分層次的協同應用平臺解決方案，圍繞Collaboration這一關鍵點，將系統設計為一個整合的、可拆分的、按需定製和可以靈活組合的構件集合，可以滿足各個行業的、包括複雜流程的業務應用。

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