用好OA辦公系統的5個關鍵詞

產品

 

要想用好，首先要選好OA辦公系統，只有選擇了正確的，適合自己的OA辦公系統，才能夠給使用提供保障。

 

如果系統的穩定性差，那麼就會經常掉線，甚至丟失資料，導致使用不暢;如果系統的易用性差，那麼使用起來就會很不方便，引起大家的抱怨和反感;如果系統的功能不適用，那麼就要經過大量的二次開發，增加實施週期，讓人失去耐心和信心;如果系統的開放性差，那麼就無法隨需應變的升級和擴充，無法滿足企業發展的需要。

 

實施

 

有了好的產品，還要有好的實施。一個企業不可能使用OA辦公系統的全部功能，必須將自己的常用功能和重點功能挑出來，然後本著先易後難的原則來實施。

 

OA辦公系統的實施不應該拖得太久，應該先把常用的、簡單的功能用起來，讓員工感覺到方便，並熟悉這個系統，然後再慢慢啟用較為複雜的功能，這樣才能夠水到渠成的讓員工接受，正所謂“一鼓作氣，再而衰，三而竭”。

 

OA辦公系統和企業原有的管理理念、辦公方式可能會產生一些摩擦甚至衝突，還有可能會觸及一部分人的利益。這就需要實施者平衡好各方面的關係，平衡好效率和規範的關係。OA辦公系統和企業管理之間不是誰服從誰的的問題，而是互相協調、融合、最佳化的關係。

 

制度

 

系統實施完畢後，需要企業制定相應的管理制度予以保障，這個制度也就是使用OA辦公系統的方法、規範和獎懲措施等。

 

對於每一項使用到的功能，制度檔案都應該詳細介紹其操作方法、使用物件、責任人，對某些功能還要有獎勵和懲罰的措施，如流程怎麼使用，檔案怎麼共享，日記怎麼考核等，讓員工明確的瞭解系統的使用方式和規範，這個制度既要約束，又要鼓勵。

 

管理層

 

有了制度之後，關鍵在於能否執行到位，而能否執行到位，關鍵在於管理層的行為。OA辦公系統的使用，非常依賴於管理層的帶動作用，如果管理層不重視、不好好使用，那麼員工就沒法用好。

 

雖然OA辦公系統提供了開放、扁平化的溝通平臺，但如果員工發表的意見、建議和分享總是得不到上級的反饋，那麼員工就會心灰意冷，再也不願意在系統中表達了。雖然OA辦公系統提供了便捷的電子化審批方式，但如果領導總是不及時審批，還需要多次打電話催促，那麼也會嚴重打消員工使用系統的積極性。

 

習慣

 

在做好以上四點之後，員工就會養成使用OA辦公系統的習慣，從陌生到了解，再到熟悉，再到習慣，那麼就可以說員工已經很好的適應了OA辦公系統，這時候員工會覺得非常的方便和高興，OA辦公系統也就順暢的執行起來了。

 

總而言之，企業應該透過各種措施，培養員工使用OA辦公系統的習慣。這些措施中既有硬性的(包括制度和技術上的約束)，也有軟性的(包括各種獎勵措施)，只有軟硬結合，才能保障OA辦公系統的順利使用。

 

文章摘自位元網

 

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