如何理解OA系統中的公文管理？

如何理解 OA系統中的 公文管理 ？

公文管理 ， 顧名思義就是對公文的創制、處置和管理，即在公文從形成、運轉、辦理、傳遞、存貯到轉換為檔案或銷燬的一個完整週期中，以特定的方法和原則對公文進行創制加工、保管料理，使其完善並獲得功效的行為或過程。協同 OA系統中對公文管理的在最基本要求是要完成全生命週期的管理。

公文的型別很多：政策、任命、請示、彙報、調令、法令 ……一般在政府和國企內對公文管理的要求特別高，因為政府和國企就是靠兩個東西來管理運作的：一個是公文、一個是會議。

 

公文管理在政府和國企裡邊本身是一個複雜的體系，牽扯到的部門和人員極為廣泛，同時，公文的擬稿、審稿是否規範，簽收、執行情況如何等，傳統的公文管理是無法體現和進行跟蹤的。

因此，要實現公文管理的電子化還需要多維思考，以下內容供參考：

擬稿：修改的過程應該有不同正文版本保留修改痕跡（發文單填寫、正文起草、確定是否會籤、會籤人是誰、確定傳送範圍） 。

會籤：需要版本保留痕跡；有許可權的人可以檢視痕跡；涉及到手寫批註 ； 檢視正文、修改正文、提供會籤意見 。

審稿：綜合會籤意見並修改正文確定簽發方式、確定簽發人是哪位或哪些領導 。

簽發：相關領導提供相關簽發意見或退回 。

編號：對正式發文進行檔案編號 。

蓋章：需要電子印章，涉及到印章管理 。

套紅：必須符合一定的格式 。

分發簽收：可以知道應閱、已閱、未閱 。

查閱：內部收文單位檢視正式發文 。

列印：必須能夠控制誰可以列印紅標頭檔案幾份；黑標頭檔案是否需要控制列印 。

執行：督辦、催辦 。

公文歸檔查詢：可以很方便按照時間、主題、關鍵詞、發文單位等屬性進行檢索、歸類 。

……

 

只要政府單位存在、權利存在，公文便會一直會存在下去。隨著無紙化辦公的發展，協同 OA系統的普及，公文的發展將有望實現完全電子化：公文的資料格式統一、所有單位的公文都可以對接、電子簽證的合法性和權威性受到廣泛認可……

OA系統對公文的電子化管理獲得更廣泛的推廣還需要手機或者PAD能夠支撐版式檔案，移動化的電子公文管理將是一個趨勢。