傳真文件自動化處理的應用例項

某企業是業內知名的原材料領先供應商，是一家專業的集原材料的研發、生產、銷售、服務為一體技術型企業，從原料的採購到生產、服務，建立起一整套龐大的供應保障系統和嚴謹的控制體系，分支機構眾多，包括眾多研發生產基地，以及遍佈於各大城市的銷售中心。

目前公司的傳真業務處理是透過傳真一體機進行，傳真的收發部分已實現了自動化。但隨著公司規模的日益擴大，組織機構不斷增多，業務量也不斷增加，當前使用的傳真一體機將面臨越來越複雜的傳真文件管理帶來的巨大挑戰，具體表現在：

1. 傳真業務文件的分類，由於負責分類的工作人員對類別規程的理解不一致，導致分類標準的不統一，給後續文件的管理造成混亂；

2. 歸檔已經分散在各個部門的計算機中的傳真業務文件會導致鉅額的操作成本、流程低效性以及不必要的安全和合規風險；

3. 查詢已傳真歸檔的文件，工作量大，由於儲存分類標準不統一，查詢耗時低效。

為了將業務流程中產生的大量傳真業務文件進行分類儲存和管理，避免業務資訊的流失，實現文件結構化管理模式。該企業採用了具有豐富整合介面的WaveFax，建立了一個有效安全的文件型自動辦公系統，支撐核心業務系統的運作，幫助管理者面對越來越複雜的傳真文件管理業務。該文件型自動傳真系統，在完成基本傳真收發的同時，能自動完成傳真歸檔、分類和查詢，實現傳真業務文件處理流程化。