企業文件管理系統選擇的四大要點

常言道：“工欲善其事必先利其器”，對於企業而言，要想得到長遠穩步的發展，必然要有好的“武器”來支撐，建立一個資訊管理規範、資訊共享方便的平臺至關重要，選擇管理智慧載體的文件管理系統成為了企業的必修課。但同時，我們也發現，80%的企業在面對種類繁多的管理系統時無從下手，有的企業甚至是在付出了鉅額成本之後才找到了適合自己企業的管理系統。其實，如果找對了選擇管理系統的方法，完全可以一次性就找到最適合企業的文件管理系統，避免大量資金的流失。
 
企業文件管理系統選型原則羅列了需要的四大“武功秘籍”，幫助企業從“迷霧”中找到方向：
  
一、品牌
 
選擇品牌首先要考慮到知名度。知名度的樹立與長期的積累、使用者的認可、高品質產品支撐密不可分。
 
其次，美譽度也是考察品牌的重要指標，美譽度主要考察廠商曾經實施過的成功和失敗案例，聽聽實施過的企業的評價，這是對系統選擇做出判斷的重要參考。
 
成立時間主要考察系統產品在市場上應用時間的長短，投入市場的時間越長其產品成熟度和質量就越高。
 
二、專業性
 
產品的選擇不僅要考慮廠商的品牌和規模，同時要從更深層地去理解系統功能的深度、產品功能完整性、易用性、架構靈活性和穩定性等方面。
 
從以往實踐證明簡單易用、快速部署、輕鬆維護的產品受到前所未有的關注。作為成熟系統重要標誌，易用性和系統穩定成為評價系統質量的重要標準，甚至成為系統選擇的關鍵要素。


三、服務保障
 
管理系統的服務體系尤為重要。服務體系是誠信的重要標誌。如果文件管理系統的服務商沒有很好的服務意識、不具備很好的服務能力的話，那麼，再好的產品也是無法發揮出應有的功效的。通常服務包含三個方面：
 
1、售前諮詢： 
2、售中實施、培訓： 
3、售後服務： 
考察一個系統服務商服務意識和服務能力簡單易行的方法是看其是否建立了相對完整的服務流程和服務標準。如果一個系統提供商連最起碼的服務流程和服務標準都沒有建立起來，就很難相信其在今後的服務中能及時滿足使用者的服務需求。
 
四、產品功能：
 
選擇文件管理系統功能是重頭戲，其最終適不適合企業的發展，要看系統是否具備了幫助企業增效節支的應有功能。筆者羅列了一些文件管理系統必備的功能：
 
1、集中儲存：集中儲存是文件管理的核心，為企業搭建統一儲存平臺，讓所有文件都儲存在公司伺服器中，並支援網際網路遠端訪問，讓分公司或不同部門員工也能順利開展協同工作，文件管理隨時隨地。
 
2、快速檢索：為企業建立高階檢索工具，基於檔案的標題、正文內容(包含字、詞、句)，作者、檔案型別、建立及修改時間等相關屬性進行毫秒級搜尋，滿足企業對文件的查詢需求，提高查詢速度。
 
3、介面美觀、操作便捷：介面整潔，顏色美觀能夠讓處在緊張工作中的人們放鬆神經，使用者第一次使用就可以輕鬆上手，線上操作時無需改變現有的工作習慣。
 
4、高安全性：可以透過檔案儲存加密、IP登入限制、強密碼保護、賬號保護、文件審計、檔案備份、許可權管理等功能實現企業智慧資料的安全管理。
 
5、紙質文件管理：能夠與掃描器緊密整合，可以將公司所有的紙質資料(如合同、收據、發票、人事檔案等)轉化為電子檔案直接儲存至系統中，實現企業的智慧資料全方位電子化管理。
 
6、版本管理：對於每次修改後的文件，都能自動保留之前修改過的版本，若有需要，可以退回到之前版本，在實現版本統一的前提下，保障重要資訊不會在協同工作過程中丟失。


宙合雲文件管理系統由客戶端和文件管理服務平臺兩部分構成，客戶端適配多種作業系統，方便使用者使用各種終端接入服務；文件管理服務平臺採用雲端儲存技術，保障文件管理服務的穩定，資料儲存的安全和隨時隨地的線上訪問；該系統向企業使用者提供基於公有云的軟體租賃服務，即SAAS服務；同時，根據企業定製化的需求，向企業使用者提供私有云解決方案。