請不要忽視專案文件管理？

文章發表：http://cio.it168.com/a2008/1110/210/000000210499.shtml

【IT168 專稿】這麼些年來，大大小小經歷了一些資訊系統的實施專案，有一部分是協助別人進行專案的實施工作，有一部分是自己負責管理 專案的實施工作，另外還有一部分是透過各種渠道瞭解的別人的專案實施工作，在這個過程中也在不斷地思索一些管理方面的問題。資訊系統的實施工作是紛繁複雜 的，走過了這麼些年，令自己欣慰的是積累了一些成功的經驗，另外一個感觸就是一次次發現可改進之處的欣喜和感悟，現在就將專案管理過程中本人關於文件管理 的一些潛質拙見透過本文進行一個分享。

[@more@]在此前的關於資訊系統的專案實施管理整個過程的文章中也提到過一些文件管理的內容，撰寫此文的目的在於更加詳實的表達我對專案管理過程中的文件管理的一些理解。

文件管理的重要性
一直以來，有很多的人都在說文件管理的重要性，最耳熟能詳的莫過於軟體專案中的人員變動以後後面的人無法識別之前的程式碼，或者識別的成本較高。事實情況是，就算人員不變動，時間長了，當時的編寫者也不會記得當時的思路是什麼，因為時間會消磨一些東西，另外每個人的想法和思維方式也在發生變化。

一個專案組織在進行一些想法的溝通時，由於個人知識結構的不同、所處的地位立場不同等原因也會導致對一個想法的最終實現方案的認知上存在差異，最終落實到 方案上也會有所不同，透過一個書面的文件可以將每個人的認知形成一個統一的認知，減少不必要的溝通障礙。同時明確的文件也可以給參與者更多思考的空間。

為了達到一個好的溝通交流方式，我們需要各式各樣的文件，在現實的專案管理過程中也確實存在了大量的文件，每個人都認為文件是重要的，但是當真正文件到來 的時候又開始困擾了，會不自覺的有些厭煩和無從下手。做文件的過程是辛苦的，更是麻煩的，原來幾句話的事情在有了文件以後變得異常麻煩，需要對應好格式， 需要不同人員的稽核和認可，難免就會覺得麻煩；而在自己做完文件以後發現可用性並不如想象中的那麼高，真正想要的文件不知道到哪裡去找，不同的文件說法不 統一，等等諸如此類的問題讓使用者有點無從下手。

或許是印證了一句話，叫做事情做的沒有頭緒的時候就想到了管理，對於那些各式各樣的文件同樣不會例外。

文件管理的方式 在文件管理的過程中，需要把握住一些重要的原則和方法，這樣可以讓我們的文件真正達到我們預期的目的。
文件模板的管理

面對各類紛繁複雜的文件，如果各式各樣，每個人一個風格，不論從美觀性和可讀性上都會有影響，所以在文件管理中的過程中需要建議一套文件的模板。

在建立文件模板時，需要對一些格式進行要求，需要將一些基本的要素固化到文件模板中，確保文件需要的內容能夠在文件中體現，例如文件的頁首頁尾、文件變更歷史、文件的目錄方式、文件的字型等。

在建立文件時，要注意做好文件的分類，各種分類有一個清晰的定義，使用者可以清楚地知道實際使用時要採用哪種模板。如果是使用共享目錄方式管理文件，需要 在一個相對容易找到的資料夾目錄中存放模板，如果是使用資訊系統方式進行模板管理，最好能夠在首頁進行一個連線，或者是讓使用者可以快速的搜尋到。在建立 分類時，需要含有一個共同類，或者叫做公用類，因為在實際的使用過程中總是會有一些新的類別出現，也會有一些無法進行分類的文件，這個時候就可以透過共同 類進行管理。

對於文件模板的變更需要能夠做到及時告知使用者，並做好版本管理。

文件目錄的管理
為了能夠在紛繁複雜的文件中找到需要的文件，需要在進行文件管理時建立一套完整的文件目錄體系，主要包括文件的索引管理和文件的分類管理。

在進行文件管理前，需要對不同的文件建立一個分類，建議不同的分類可以便於文件的查詢，也可以針對不同的分類制定不同的管理要求。如果是資料夾方式管理， 還需要分別不同的資料夾內容的安排以及許可權的控制，因為資料夾管理的特殊性，需要注意其許可權管理的簡潔化；如果是採用資訊系統管理，需要注意型別的編碼體 系的建立。一個好的文件分類體系可以讓使用者方便地進行文件的歸類和查詢，文件的分類在一些管理過程中還需要注意歸檔管理的需求。

對於文件，需要建立一套索引機制，這裡之所以特別提出索引機制，是因為在日常的文件使用中，會發現一些很多類似的文件，或者類似的內容說明，由於不同的撰 寫者會對一些基本的概念或者原則的說明會存在一些差異，這個時候就需要能夠有一個索引來明確什麼是最準確的，這一點在專案管理過程中特別重要，因為一個項 目組往往會不時的發生一些變動，後來人面對多個說法時很難知道什麼是對的，同時一些實際情況也會發生變動，一些說法也需要進行修正，而之前的一些文件也無 法進行更正，所以這個時候也需要有一個索引來明確正確的說法，這一點問題也可以透過文件版本的管理加以改善。另外對於那些紛繁複雜的文件，有些只是事務性 的，透過一個索引的方式，可以將一些重點的內容放在一個突出的位置，便於進行檢索和閱覽。

不論是資料夾方式還是資訊系統方式，都需要注意對文件的許可權管理，特別是對一些歸檔的文件，避免歸檔的文件被不正確的修改或者刪除。

文件的命名規範
各種文件，如果名稱多樣，或者名稱含義模糊將會造成使用和交流上的不便，需要建立一套有效的命名規範體系。
對於文件的名稱，首先需要名稱能夠容易識別，有些使用者不是很注意文件的名稱，經常直接用檔案的預設名稱，或者就是一個自己的姓名、專案的名稱等，其他的使用者很難識別是什麼型別的文件。

在文件的使用過程中，可以規定在文件的某些部位必須放置文件的型別或者某些其他關鍵字，例如將要求將文件的類別放在檔名的頭部，對於月度性的文件，規定頭部必須放某年某月，等等。

對於一些分不同版本的文件，可以要求分不同的版本進行管理，檔名稱中註明版本號，對於終稿等一些標誌性的內容可以加一些特殊的標識，這樣可以明確其重要性和權威性。

這些方式將有助於文件的檔名的整潔和清晰，使用者在查詢時也較為方便。在進行文件的互動調整過程中，也可以增加一些日期或者修改者的標識來進行傳遞，主要的目的在於能夠唯一識別一個文件，減少互相溝通的障礙。
文件的變更管理

文件在使用過程中發生變更是很常見的現象，對於發生變更的文件，需要透過手段加以約束，最常用的方法就是版本的管理，對於形成的文件及時進行歸檔儲存。

文件發生變更時，需要能夠做到兩點：第一，文件有清晰的變更記錄，主要是針對變化的部分，不能讓每個使用者在文件發生變化後都需要把檔案通篇讀一遍；第二，文件的最終版本要能方便的閱覽，如果出現只能看變更歷史才知道最終版本的話將大大提高使用成本。

在文件發生變更時，需要能夠透過必要的途徑通知相關人，例如透過郵件通知或者公告通知的方式，避免新的文件產生後還有大量的使用者使用舊的文件，在實際操 作環境中，ISO9000管理使用的簽字回收重要文件的方式很值得借鑑，當然對一些電子文件需要採用一些其他變通的方式來處理。

文件的稽核制度
很多文件作為一種指導性檔案，需要有一定的嚴肅性和權威性，因而對文件進行必要的稽核是必須的。
文件的稽核時機一般為文件建立時和文件發生變更時，對於文件的適用範圍的變更也應該進行必要的稽核。透過文件的稽核，可以檢查是否存在錯誤的事項或者一些 不合理的事項，撰寫者和稽核者所處的崗位不同、知識結構不同，對於一個文件如何撰寫的角度和看法也會不同，在後續的稽核過程中能夠很好的進行文件的校正。 同時，文件的稽核機制也可以明確各自崗位的責任。

後記
資訊系統的實施是一個負責的管理過程，需要方方面面的管理工作配合到位，文件作為一種日常交流的重要依據和工作成果的總結顯得尤為重要，在文件管理的過程 中既要注意嚴肅性，又要能兼顧靈活性，要本著在達到正常的規範性的基礎上儘可能地方便使用者的使用和交流，提高使用效率。
文件管理工作在其他的一些管理工作中同樣是一個重要的內容，很多大型企業都會有一個專門的檔案管理部門進行文件的歸檔管理，這些都能充分體現文件管理的重要性之所在。