中小企業基於資訊系統的存貨管理

文章發表：http://cio.it168.com/t/2008-06-26/200806260906513.shtml

【IT168 專稿】在企業的日常管理中，特別是對於製造企業，企業透過存貨的不斷變化產生的增值來達到自身的增值，因而存貨管理上一個優秀的解決方案將會對企業產生巨大的經濟效益。採用資訊系統進行存貨管理時，可以充分發揮計算自動化和流程固化的優越性。

此處討論的存貨管理更多是從細化日常管理的角度，利用ERP等資訊系統對存貨進行管理，以便企業的各類存貨能夠得到更加準確的核算和賬務管理。

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存貨的數量管理
存貨的管理實踐中，實現需要做到的是數量的管理，要能夠分清不同的貨品的數量變化情況。在存貨的數量管理中也會涉及到配合其他管理方式而採取的對存貨的細化管理，例如針對工程專案的工程物資方式管理、針對GMP等的批次管理，這些都是對存貨管理的細化。

存貨的數量管理也就是通常所說的基本物流管理，最基本的是能夠對倉庫出入庫賬務的清楚記錄，以便產生相應的報表，例如庫存月報表、庫存日報表、庫存收發臺 帳等。在實現了資訊系統以後，倉庫保管員將不再需要編制繁瑣的報表，只需要每天將相關的入庫和出庫記錄清楚，系統將會自動產生需要的報表。

在基本的數量管理基礎上，配合倉庫實物的管理等方面，對於倉庫的存貨按照不同的庫位或者批次進行記錄。庫位可以看做是大的倉庫中的一個小倉庫，關於倉庫和 庫位在各類管理系統中的叫法也存在一定的差異，如果瞭解了其中的原理，採用什麼叫法都能夠很好的理解。針對一些物料還可以採用不同的批次來加以區別，例如 有些辦公用品的品牌不同但是採用相同的物料編碼，這個時候就可以採用批次來區分具體品牌，從而能夠區分出各部門領用的實際應承擔費用。

在資訊系統中，倉庫更多的是一種邏輯倉庫，而不一定需要是一個實體倉庫。可以從兩方面來說明這個問題，一方面，可以將一個實體倉庫存放地點作為系統中的一 個倉庫，也可以將倉庫中的某一塊區域作為一個倉庫，或者將多個實體倉庫作為系統中的一個倉庫，也就是說可以結合庫位管理來分割不同的倉庫，理論上甚至可以 挑選幾個倉庫中的幾個區域來作為系統中的一個倉庫，之所以這樣說是因為倉庫在系統中進行記錄更多的是從賬務處理的角度來進行區分，在實際的企業管理過程中 還需要考慮保管職責的因素；另外一方面，系統中的有些倉庫是為了系統處理的方便而設定，例如委託加工倉庫、待檢庫等。

考慮生產計劃的計算的需要，在資訊系統中往往會將庫存分割為有效庫存和無效庫存。所謂有效庫存是指該部分庫存可以為計劃所用，是屬於正常的產品或者材料；所謂無效庫存是指該部分庫存不可以為計劃所用，一般是一些廢品、計劃外的材料等等。

存貨的金額管理
存貨除了數量上的管理，還存在著金額上的管理，也就是通常所說的存貨核算或者成本核算，存貨在財務的資產負債表中是作為一項重要的資產進行列示的。

存貨在每次的入庫和出庫過程中都會伴隨著相應的金額的變化，在基於本位幣核算的情況下，存貨的金額記錄主要是標準成本的記錄和實際成本的記錄。對於標準成 本，一般來說是一個相對穩定的成本，在一定週期，例如一年，變動一次，該成本由於其相對穩定性往往可以起到對比的作用，是一種管理控制使用的手段。標準成 本的核算一般是依據標準的材料定額和工時定額等，結合材料的市場公允價進行核算出來的。對於實際成本，是指實際生產過程中發生的成本；對於採購的材料，是 實際的購買價；而對於自制件，是實際領用的材料成本再加上應分配的工資和製造費用等計算得出的。

採購材料的實際成本是直接按照購入的成本來進行核算的，主要考慮的是在系統中處理運費等費用時如何處理，例如手續費、郵寄費等，這部分費用有時是隨貨物的 發票一起到，有時是批次針對幾批材料一起彙總開的，需要根據具體情況確定在系統中如何處理，如果是同步到達，可以直接彙總後同收貨單進行核算，如果是稍後 到達，可能前面的收貨單已經被前面的發票結清，這個時候就需要確定是否透過下批材料進行核算，在軟體支援的情況下，也可以將這部分費用直接歸集到存貨金額中，但是此種方式下需要特別關注流程控制，避免管理漏洞。在對費用類發票處理時還需要注意的是稅率的不同，在中國大陸地區，勞務費的稅率同普通的材料的稅率是不同的。

自制件的實際成本核算的計算方法主要可以分為分步法和分批次兩種方式，而簡單的品種法可以看做是單批次單步驟的核算方式，這樣更容易理解。在分步法的實際 操作過程中，又有逐步結轉分步法和平行結轉分步法兩種方式。在自制件的核算過程中，首先需要確定的是核算物件，其次是半成品的核算，再次是對於廢品和副產 品的核算。

在資訊系統上線的過程中，重點的是確定核算的原則，其他的一些工作都是交由系統來進行管理和控制，例如產品領用的材料系統會自動根據定額領料單進行歸集，而計算過程更是簡便。

在實際的核算過程中，還會存在分批核算的情況，例如價格波動導致各批的成本差異較大，每批加工條件不同導致成本差異較大等，分批核算在一些工程安裝型別的 企業應用較為廣泛，這類企業往往每個產品都是根據企業要求定製，實際成本各不相同，而且是按照各工程專案進行損益核算的。

理論上，企業的存貨都需要進行核算，且在財務賬面上反應，但是實際業務中仍然需要有一部分存貨的管理不需要透過財務賬進行反應，另外有一部分是在資訊系統上線後不再需要透過財務賬進行反應以後也可以進行很好的管理，例如暫存需要退回的一些材料、借用的材料等。

存貨核算時還需要注意的是財務總賬中各子科目同存貨管理中的各類物資的對應關係，這也是財務總賬和庫存明細賬對賬的一個重要依據。在資訊系統上線過程中需要建立起《存貨財務科目對賬表》，明確對應關係，作為存貨金額變化時的記賬依據。

存貨管理的控制職能 在實際的資訊系統管理中，倉庫的管理往往擔當著一定的材料定額控制者的角色。企業的定額控制對企業的材料損耗情況有著舉足輕重的地位，曾經有一個企業在搬 遷時發現車間後面的池塘全是丟棄的零件，原來工人為了逃避工廢引起的考核而直接將不合格的零件丟棄，因為沒有很好的定額控制手段，該問題沒有被公司的管理 者們及時發現和解決。在資訊系統實施過程中，倉庫保管員嚴格按照系統中提交的通知單來進行收貨和發貨，配合前面的通知單定額的控制，這樣就可以達到定額管 理控制的目的。

舉個例子來說，開《生產領料通知單》時，系統嚴格按照物料清單中的定額，只允許在不高於物料清單規定的數量要求的情況下開領料通知單，超出部分必須開《超 額領料通知單》，而超額領料通知單必須經過相關責任人進行審批。針對定額控制這個問題，在資訊系統實施後可以透過以下的邏輯來具體實現：（1）嚴格控制標 準BOM的管理，特別是更改流程，該部分更多的是從制度上來保障；（2）透過生產訂單中的數量和標準的BOM確定生產訂單的物料清單，也就是該生產訂單可 以且需要領用的材料情況；（3）開《生產領料通知單》嚴格依照生產訂單，並且系統自動對生產訂單的可領用數量進行扣減；（4）對於超額部分必須根據生產訂 單開《超額領料通知單》，《超額領料通知單》必須經過相關人員的稽核才能到倉庫辦理領用；（5）倉庫嚴格按照通知單的數量進行發料；（6）定期對生產訂單 進行盤查，針對拖期的生產訂單進行核查；（7）定期對生產訂單的用料情況進行分析，特別是超額用料情況。透過以上這種方式可以有效的控制物料領用的定額管 理，如果企業對車間作業流程進行了管理，也就是說細化到工序進行了管理，可以結合計件工資考核和工序流轉來實現更加嚴密的控制。透過系統來進行這方面的管 理，可以減少管理過程中的一些人情因素。

在實際的存貨管理過程中，利用資訊系統的優勢，可以得出更為準確的積壓物資的管理，同時可以利用資訊系統實現先進先出的管理控制，在一般的資訊系統中都可以實現此類控制。

後記
在資訊系統的管理方式下，利用資訊系統自身的優點，可以實現各種管理目的的分析功能，產生各種不同角度的存貨報表，同時這些報表都是可以實時產生的。

不論是採用資訊系統的方式還是使用手工賬進行管理，在成本效益原則的前提下，都是為了達到存貨管理更加準確。資訊系統能夠實現的一些管理的優勢在於其計算的自動化和流程的固化，從而達到提高效率、加強控制的作用。