財務模組 - 採購、接收、應付會計分錄和功能認識

本文件基於Oracle EBS R12版本測試。所有R12的查詢在12.0.4下驗證，11i的在11.5.10.1下測試
一、企業採購業務
採購業務是一般企業都會有的業務，主要包括請購、採購、接收、入庫、發票、付款幾個步驟。分別對應採購、庫存、成本、應付以及總賬模組。
Oracle是財務業務一體化的系統，只要錄入了相應的業務，則會自動生成相應的財務資訊。

1、採購接收
採購模組主要功能是幫助業務部門管理採購訂單，控制採購流程，審批層次，在請購單、和採購訂單錄入審批階段是不產生財務資訊的。

現假設企業採購兩批原材料，價格50*2=100元。企業當前的銀行存款為100元，庫存成本為0。

在採購訂單接收時，實際上表示物料採購已既成事實，我們將因此產生一筆因採購產生的應計負債，同時記一筆帳到我們的採購接收帳戶。
採購接收的會計分錄為：
商品採購 DR 100￥
應付帳款-應付暫估 CR 100￥

商品採購和應付帳款-應付暫估都是中轉科目，相關科目的餘額變化如下：
科目 初 發生 末
商品採購 0 +100 100￥
應付帳款-應付暫估 0 +100 100￥
入庫和建立發票分錄後，這兩個科目餘額將會結平為0。

這裡為了更直觀顯示財務變化境況，而實時計算了各科目的餘額，並同時假設所有科目的期初金額為0，這樣做的目的僅僅是為了更好理解一些中轉科目的餘額變化情況，EBS實際業務中科目餘額的變動都是要在子模組傳送至總賬，並過賬以後才發生的。

具體的分錄產生流程如下：
1) 接收事務處理器
採購接收以後會自動執行“接收事務處理器”。接收事務處理器會在rcv_receiving_sub_ledger中產生採購接收的會計分錄。
11i和R12中都會在rcv_receiving_sub_ledger中產生分錄，可以透過附件po_rcv_ledger.sql查詢 。
這也就是我們“接收事務處理彙總”介面檢視到的分錄。
2) 傳送總賬
此時，R12中執行“建立會計科目 - 成本管理”請求，會產生子模組的會計分錄，可以透過如下po_rcv_xla_ledger.sql查詢 。
再提交“將日記帳分錄傳送至 GL - 成本管理”請求，則會插入分錄資訊至總賬介面，則可以匯入日記賬過賬。
注意：
11i中，採購接收在總賬日記賬中的來源是“Purchasing”，類別是“Receiving”；而在R12中，採購接收在總賬日記賬的來源為“Cost Management”，類別是“Receiving”。

2、交貨入庫
採購接收以後則可以進一步交貨入庫。同樣會執行“接收事務處理器”，不過這一次做的事情更多，取成本（成本核算方式不同，取成本的邏輯亦不同），插入記錄至mtl_material_transactions表等。
此時還不會立刻產生入庫的分錄，成本管理器執行以後，則會產生庫存模組的分錄, 將商品採購科目的餘額轉移至庫存成本帳戶。
同時，如果採用標準成本，採購價格和入庫成本的不同則可能產生PPV（採購價格差異Purchase Price Variance）。假設物料的標準成本為80￥，分錄如下：
庫存商品成本 DR 80￥
PPV DR 20￥
商品採購 CR 100￥
相關科目的餘額變化如下：
科目 初 發生 末
庫存商品成本 0 +80 80￥
PPV 0 +20 20￥
商品採購 100 -100 0￥
中轉科目商品採購科目的餘額已結平為0。

具體如何查詢分錄參考如下sql。
1） 子模組
所有的庫存物料事務處理（包括採購收貨、字型檔轉移、組織間轉移、銷售發放等等）的會計分錄資訊都在mtl_transaction_accounts表中，採購收貨的分錄資訊則可以如下查詢po_rcv_inv_ledger.sql 。
同時，xla中的分錄可以從如下sql檢視po_rcv_inv_xla_ledger.sql 。
2） 總賬
提交請求“將日記帳分錄傳送至 GL - 成本管理”，將子模組分錄傳送至總賬。
此時總賬將生成來源為je_source=’Cost Management’ and je_category=’Inventory‘的日記賬分錄。
到這裡，東西已經買到併入庫計入成本，接下來到付錢了。

3、應付發票
應付發票可以手工錄入。與採購有關的發票需要透過匹配採購訂單生成應付發票。根據採購專案的稅碼，會自動或手工產生稅行。

如果收到的發票價格與採購價格有差異，還將產生IPV（發票價格差異Invoice Price Variance）。這裡我們假設供應商給我們開出發票的價格為80￥，與我們的採購價格產生了20￥的IPV。稅碼為VAT17。
因此採購匹配的應付發票會計分錄為：
應付帳款-應付暫估 DR 100￥
暫估與發票差異(IPV) DR -20￥
進項稅 DR 80*0.17￥
應付帳款-發票款 CR 93.6

相關科目的餘額變化如下：
科目 初 發生 餘額
應付帳款-應付暫估 100 -100 0￥
暫估與發票差異(IPV) 0 -20 -20￥
進項稅 0 -13.6 -13.6￥（應交稅費屬於負債類科目）
應付帳款-發票款 0 +93.6 93.6￥
中轉科目應付帳款-應付暫估科目的餘額已結平為0。同時，由於供應商開出的發票價格為80，存在-20的IPV，因此我們實際的應付賬款為80+80*1.17=93.6。

1） 錄入發票
AP發票的分配記錄了所有應付暫估和預付款核銷的科目，再加上應付發票本身的應付賬款科目，此時可以如下查詢分錄ap_inv_ledger.sql 。
2） 建立會計分錄
建立會計分錄後，會在xla中產生分錄資訊，可以透過如下sql查詢ap_inv_xla_ledger.sql
3） 傳送總賬
接下來，執行請求”將日記帳分錄傳送至 GL”，將在總賬產生日記賬分錄。來源為je_source=’ Payables’ and je_category=’Purchase Invoices‘。

4、應付貸項通知單
應付貸項通知單與應付借項通知單與對應應收的概念並不等同，可以參照我之前的<>文件。

應付貸項通知單：指供應商開給我們的表示應付減少的通知，負數，衝原始發票，可用0支付結清
應付貸項通知單常用於做採購退貨業務，發生採購退貨業務後，在應付錄入應付貸項通知單，同時匹配退貨生成貸項通知單行。

為了更容易理解，我們結合整個退貨流程來認識貸項通知單業務。
退貨流程：
1) 接收->退貨
假設我們交貨後發現2批原材料中一批由於某種原因需要退貨，透過接收->退貨導航錄入採購訂單，執行退貨業務。儲存以後觸發接收事務處理器，生成如下分錄（與採購接收的分錄方向恰恰相反）：
商品採購 CR 50￥
應付帳款-應付暫估 DR 50￥
衝減商品採購中轉科目的餘額，同時減少應付暫估中轉科目的餘額。相關科目的餘額變化如下：
科目 初 發生 餘額
商品採購 0 -50 -50￥
應付帳款-應付暫估 0 -50 -50￥
以上分錄可以透過前面的po_rcv_ledger.sql和po_rcv_xla_ledger.sql查詢。

同時，在成本管理器執行以後，退貨產生庫存成本變動的分錄，如下（與採購接收入庫的分錄方向恰恰相反）：
庫存商品成本 CR 40￥
PPV CR 10￥
商品採購 DR 50￥
減少庫存成本和PPV，增加商品採購，相關科目的餘額變化如下：
科目 初 發生 餘額
庫存商品成本 80 -40 40￥
PPV 20 -10 10￥
商品採購 -50 +50 0￥
中轉科目商品採購科目的餘額已結平為0。
以上分錄可以透過前面的po_rcv_inv_ledger.sql 和po_rcv_inv_xla_ledger.sql 查詢。

2) 貸項通知單匹配退貨
透過應付款發票介面錄入型別為貸項通知單的應付發票，然後透過匹配採購退貨產生貸項通知單行。
對於採購退貨業務的分錄如下(與應收發票的分錄方向恰恰相反)：
應付帳款-應付暫估 CR 50￥
暫估與發票差異(IPV) CR -10￥
進項稅 CR 40*0.17￥（應交稅費屬於負債類科目）
應付帳款-發票款 DR 93.6/2￥
相關科目的餘額變化如下：
科目 初 發生 餘額
應付帳款-應付暫估 -50 +50 0￥
暫估與發票差異(IPV) -20 +10 -10￥
進項稅 -13.6 +6.8 -6.8￥
應付帳款-發票款 93.6 -46.8 46.8￥
中轉科目應付帳款-應付暫估科目的餘額已結平為0。
這樣，退貨的最終結果就是使庫存成本和應付賬款-發票款相應減少。
可以透過上面ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查詢貸項通知單有關的分錄資訊。

5、應付借項通知單
借項通知單，指我們自己開出的表示應付減少的通知，同樣是負數，衝原始發票，可用0支付結清。
我個人的理解是，應付借項通知單，適用於發票做錯後的反衝。功能上它與貸項通知單基本相似。也可用於退貨業務。在採購退貨介面有是否生成借項通知單的核取方塊，透過採購系統選項控制是否啟用。
付款
發票生成並驗證透過以後，可以對發票進行付款。
可以在發票介面透過快速付款，付款介面錄入人工付款，或者進行批付款對發票進行批次付款。批付款常應用於員工報銷付款。
在付款介面，將藍票（應付發票）和紅票（貸項通知單）選入到同一個付款，先進行核銷，再進行付款。

對發票付款，實際上就是用現金支付應付欠款，現金與應付款都減少，由於我們產生過退貨業務，因此，產生分錄如下：
應付帳款-發票款 DR 46.8￥
銀行存款 CR 46.8￥

相關科目的餘額變化如下：
科目 初 發生 餘額
應付帳款-發票款 46.8 -46.8 0￥
銀行存款 100 -46.8 53.2￥

可以看到，經過各個階段的業務流程，最終形成的分錄實際上等效於如下分錄，在企業僅上線財務而沒上線業務模組的時候，需要手工做如下分錄，由此可見，財務業務一體化提供了很大的便捷性：
庫存商品成本 DR 40￥
PPV DR 10￥
IPV DR -10￥
進項稅 DR 6.8￥
銀行存款 CR 46.8￥

最後，到月底，企業結賬，手工做如下兩筆分錄調整IPV和PPV差異
1）
庫存商品成本 DR 10￥
PPV CR 10￥
2）
庫存商品成本 CR 10￥
IPV DR 10￥
調整後PPV和IPV分別結平為0。

1) 對發票付款
建立會計分錄以後，可以透過如下sql查詢到分錄資訊。ap_pay_xla_ledger.sql
2) 傳送總賬。
接下來，執行請求” 將日記帳分錄傳送至 GL”，將在總賬產生日記賬分錄。來源為je_source=’ Payables’ and je_category=’ Payments ‘。

二、其他應付業務
其他應付業務，以及部分FA業務。
1、費用報表
費用報表是網上報銷模組匯入的一種型別的應付發票，當網上報銷流程結束並稽核透過後，可以透過請求“匯入費用報表”匯入應付發票。
除了與標準應付發票的科目有所不同。其他作用等同於標準應付發票。企業員工報銷的分錄通常如下：
員工報銷科目 DR
其他應付款-報銷 CR
具體如何查詢分錄資訊參考前面標準發票透過ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查詢。

2、手工應付發票
應付除了用於與採購模組整合外，還可以透過應付發票做些其他的雜項業務。記錄些與採購無關的業務。
例如，企業招待客戶時，員工張某代為支付客戶招待費100元，為了之後償還該員工供應商張某這100元，可以如下建應付發票：
直接用手工錄入發票分配：招待費 100元；並指定負債帳戶為：其他應付款。產生分錄如下：
招待費 DR 100￥
其他應付款 CR 100￥

未上線網上報銷模組時常常如上手工建立應付發票實現員工報銷。

具體如何查詢分錄資訊參考前面標準發票透過ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查詢。

3、應付發票匯入固定資產

應付發票可以成批增加為固定資產。有兩種方式建立應付發票：
1） 直接定義固定資產型物料，其屬性不可庫存，並制定它的銷售費用科目為固定資產中轉科目。
該種型別物料接收、交貨通常不會產生會計分錄，然後透過應付發票匹配採購訂單。這時候，應付發票的分錄應為：
DR 固定資產中轉
CR 應付帳款
它的分錄資訊可以透過上面的ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查詢。
2） 手工錄入應付發票，並指定發票分配科目為固定資產中轉科目。它的分錄同上（1）。

最後，在應付模組提交請求“建立成批增加”後，則可以在FA模組成批增加資產。最終過賬後，會形成如下分錄。
DR 固定資產
CR 固定資產中轉
固定資產中轉科目結清為0.
FA建立會計分錄後，有關固定資產的分錄資訊，可以透過fa_add_derp_ledger.sql查詢。

4、預付款發票

預付款發票可以用以核銷標準發票，他與標準發票的分錄有所不同，不過技術實現上是一樣的。它的分錄通常是：
DR 預付賬款
CR 應付帳款
當核銷時，他的分錄為
DR 應付賬款
CR 預付賬款
它的分錄資訊可以透過上面的ap_inv_ledger.sql和ap_inv_xla_ledger.sql查詢。[@more@]