Word與Outlook聯絡人的郵件合併(轉)

Word與Outlook聯絡人的郵件合併(轉)[@more@]

　　因為我們已經進入無紙辦公的時代，有時你簡直不可能去列印一份檔案的副本並由郵遞員傳遞郵件到相關的人員。通常，這不是一件很麻煩的事情。可是如果你不得不傳送複本給許多不同的人，那就有區別了，因為你一定不想手寫所有收信人的地址。這時，從Word列印檔案自動匹配Outlook聯絡人就顯得十分有幫助了。

　　第一步：建立一個聯絡人資料夾並使其按照電子郵件地址顯示

　　1.在Outlook選項中選擇“聯絡人”。

　　2.定位聯絡人資料夾的目錄。（如果你需要建立一各專門的子資料夾，在主要聯絡人資料夾上點右鍵並選擇新建資料夾命令.)

　　3.在相應的資料夾上點右鍵並選擇屬性。

　　4.接下來，在資料夾的屬性頁中選擇“Outlook通訊錄”選項卡。

　　5.選擇'以電子郵件地址的方式顯示資料夾'核取方塊。

　　6.點選OK。

　　第二步：進行實際的郵件合併

　　1.開啟Microsoft Word並選擇工具- >信件和郵件- >郵件合併。

　　2. Word的工作窗格將出現並問你接下來要處理什麼型別的檔案。在這種情況下，因為你要處理印刷品，選擇信件選項並按下一步。

　　3.下面會提示你選擇啟動文件。你有許多項可以選擇，你可以在使用當前檔案，一個已經存在的檔案或者一個模板。為了演示目的，選擇當前檔案選項並按下一步。

　　4.此時該選擇信件要傳送到的那些你所建立收件人了。選擇'從Outlook聯絡人中選出'選項。

　　5.在這裡不要按下一步。而是應該選擇聯絡人資料夾選項。

　　6.你將在你的Outlook檢視中看到一列聯絡人資料夾,（如果你使用多重的檢視，有可能要選擇檢視）。作出你的選擇並點選OK。

　　7.在你選擇的資料夾內，你將看到所有聯絡人的一覽表。接下來選擇期望聯絡人並單擊OK。此時，你可以撰寫你的郵件了。Word允許你插入你的聯絡人列表中的各種內容到信件，只需透過在工作窗格中點選相應的物件。預設地，你可以插入地址塊、問候語、電子郵費或者郵費條形碼。

　　可是我總是覺得使用更多內容選項會更簡便。這個選項允許你選擇個別區域，比如名、姓、城市、狀況、郵遞區號等等。比起僅僅插入一個地址字塊或者問候語，它給你帶來更多的對信件的控制。

　　8.當你做完以上所有步驟，點選下一步預覽你的信件。

　　9.如果一切無誤，再次點選下一步完成合並。

　　10.最後，單擊"列印"來列印你已經建立好的信件。