工作流管理系統概念

工作流管理系統（WorkflowManagementSystem,WFMS）是定義、建立、執行工作流的系統。在最高層上，WFMS應能提供以下三個方面的功能支援：

建造功能：對工作流過程及其組成活動定義和建模；

執行控制功能：在執行環境中管理工作流過程，對工作流過程中的活動進行排程；

執行互動功能：指在工作流執行中，WFMS與使用者（業務工作的參與者或控制者）及外部應用程式工具互動的功能。

工作流管理系統帶來的好處

由於資訊科技的發展和日趨激烈的商業競爭，人們不再滿足於獨立、零散的辦公自動化和計算機應用，而是需要綜合的、整合化的解決方案。作為一種對常規性事務進行管理、整合的技術，WFMS的出現是必然的。它可以帶來以下收益：

改進和最佳化業務流程，提高業務工作效率；

實現更好的業務過程控制，提高顧客服務質量；

提高業務流程的柔性等。
工作流管理系統的基本結構

WFMS組成。在這個一般結構模型中，有三種型別的部件：

WFMS內提供各種功能支援的軟體組元；

為一個或多個軟體組元使用的各種系統定義和控制資料；

應用程式和資料庫。
系統中主要部件和資料的作用如下：

1.過程定義工具

過程定義工具被用來建立計算機可處理的業務過程描述。它可以是形式化的過程定義語言或物件關係模型，也可以是簡單地規定使用者間資訊傳輸的一組路由命令。

2.過程定義

過程定義（資料）包含了所有使業務過程能被工作流執行子系統執行的必要資訊。這些資訊包括起始和終止條件、各個組成活動、活動排程規則、各業務的參與者需要做的工作、相關應用程式和資料的呼叫資訊等。

3.工作流執行子系統（WES）和工作流引擎

工作流執行子系統也稱為（業務）過程執行環境，包括一個或多個工作流引擎。工作流引擎是WFMS的核心軟體組元。它的功能包括：解釋過程定義；建立過程例項並控制其執行；排程各項活動；為使用者工作表新增工作項；透過應用程式介面（API）呼叫應用程式；提供監督和管理功能等。工作流執行子系統可以包括多個工作流引擎，不同工作流引擎透過協作共同執行工作流。

4.工作流控制資料

指被WES和工作流引擎管理的系統資料，例如工作流例項的狀態資訊、每一活動的狀態資訊等。

5.工作流相關資料

指與業務過程流相關的資料。WFMS使用這些資料確定工作流例項的狀態轉移，例如過程排程決策資料、活動間的傳輸資料等。工作流相關資料既可以被工作流引擎使用，也可以被應用程式呼叫。

6.工作表和工作表處理程式

工作表列出了與業務過程的參與者相關的一系列工作項，工作表處理程式則對使用者和工作表之間的互動進行管理。工作表處理程式完成的功能有：支援使用者在工作表中選取一個工作項，重新分配工作項，通報工作項的完成，在工作項被處理的過程中呼叫相應的應用程式等。

7.應用程式和應用資料

應用程式可以直接被WFMS呼叫或透過應用程式代理被間接呼叫。透過應用程式呼叫，WFMS部分或完全自動地完成一個活動，或者對業務參與者的工作提供支援。與工作流控制資料和相關資料不同，應用資料對應用程式來講是區域性資料，對WFMS的其他部件來說是不可見的。

工作流管理系統的標準和產品

工業界的許多人將工作流管理奉為90年代的軟體技術。近年來，工作流技術得到長足的發展。1993年成立了工作流管理聯盟（WorkflowManagementCoalition,WFMC）。此後，該組織頒佈了一系列工作流產品標準，包括工作流參考模型、工作流術語表、工作流管理系統各部分間介面規格、工作流產品的互操作性標準等。這些舉措加速了工作流技術的商品化。現在，許多公司都基於這些標準推出了自己的工作流產品；

工作流管理系統的應用

和其他的軟體產品一樣，使用者可以引進成熟的工作流和群件產品，也可以自行開發適合自己業務的工作流系統，特別是基於Intranet的工作流應用。與 Intranet技術相結合，工作流系統更具開放性，有更多的工具可供選用，且Browser/Server風格的介面簡單易用，這也是當前工作流產品的發展方向。

另外值得注意的是，WFMS的引入是與管理思想和管理業務的轉變密切相關的。一般來說，我們應把WFMS的引進視為改進或重組業務流程的機遇。WFMS可以和企業再造或規範化管理相結合。企業再造追求的是對企業的經營管理模式和生產作業程式進行徹底的革命性變革。規範化管理則是在管理經驗的基礎上對業務過程進行科學化、規範化研究，以建立一套完整的管理工作規範體系為目標。這種規範化一般會促進系統組織結構和執行的改善。

目前在國外，企業再造和工作流系統的關係較為人們所關注，如WorkflowAndReengineeringInternationalAssociation （WARIA）就是致力於此的國際組織。然而，由於國情不同，我國多數企事業單位面臨的主要管理問題是隨意性大、執行不規範。除了少數企業外，大部分單位不需要、也不可能進行革命性的重組。因此，相對於企業再造理論，規範化管理在我國更現實、更可行，更適於和WFMS的引進相結合。