[個體軟體過程]之時間管理 (轉)[@more@]

第二章

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u  瞭解時間的使用情況

2.1時間管理的邏輯原理

  人們很可能像上星期那樣安排這星期的時間。當然，隨著工作的不同，也有很多例外的情況。

  為了制定切實可行的計劃，必須對所用的時間進行跟蹤。如果問上週的時間是怎麼利用的，一般人都認為很容易所出每項工作花了多少時間，但是當看到實際的資料時，很可能感到十分驚訝：花在上的時間比估計的少得多，花在消遣的時間比預期的多得多；樂意做的事情做的特別快，用的時間也似乎特別少，令人頭疼的事情佔用的時間似乎比實際花費的時間多得多。要搞清楚時間都用在什麼地方，必須對時間進行跟蹤，保留一份準確的記錄。

  為了檢查時間估計和計劃的準確性，必須把它們寫成文件並在今後與實際情況進行比較。做計劃是一種技能，學習制定好的計劃，第一步就是要先做計劃，然後把該計劃寫下來，以便今後與實際資料相比較。

  為了制定出更準確的計劃，需要知道以前的計劃中存在哪些錯誤，哪些地方可以進行改進。當按照計劃進行工作時，記錄下所花費的時間。透過比較文件化的計劃和實際的結果，就可以發現計劃中存在哪些錯誤以及如何改進做計劃的過程。制定準確計劃的關鍵就是要堅持制定計劃，並把每個計劃與實際結果相比較，然後就會知道如何才能制定出更好的計劃。

  為了管理好時間，首先制定時間分配計劃，然後按照計劃去做。製作計劃容易，但真正實施計劃是困難的。特別開始的時候，按照計劃進行工作可能比較困難，你可能會有很多借口，最常見的就是這份計劃製作的不好。但只有按照計劃去做，你才能知道它的優劣。

  按照計劃進行工作有三點好處：第一，瞭解計劃存在哪些問題，有助於更好的計劃下一個專案。第二，按照好的計劃完成工作。這看起來不重要，但是事實上工程中的許多錯誤都是由於考慮不周、粗心大意或是不注意的小細節而造成的，按照好的計劃工作是避免這些錯誤的最好途徑。另一個更加微妙的好處就是它實際上在改變你的工作方式，有了計劃就不用浪費時間去考慮下一步要幹什麼，它會幫助你把精力集中在所中的事情上，很少分心，從而提高了工作。

2.2瞭解時間的使用情況

  將主要活動分類。在開始分配時間時，你會發現大部分時間都用在相對很少的幾個活動上。

  記錄每項主要活動所花費的時間。堅持記錄時間需要很強的自我能力，要想進行精確的記錄，必須記錄下每件主要工作開始和結束的時間。除非你知道自己實際上用了多少時間，否則就不可能管理好使用時間的方式。

  用標準的方法記錄時間。必須使用標準的時間日誌。因為需要採集的時間資料的數量增加得很快，如果不認真記錄和這些資料，它們很可能丟失或變得混亂，這樣很不利於查詢或對它們進行解釋。如果不打算對這些資料進行適當的整理、歸納，就根本不必要去收集資料。

  表2.1  事件日誌格式

日期

開始時間

結束時間

中斷時間

淨時間

活動

備註

C

U

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  注：C表示“已完成”，U表示“單位”

 

  以分鐘為測量單位。工程是在完成任務中不間斷工作的時間一般都少於1小時，因此以小時為單位對工作時間進行測量不能提供用以計劃和管理工作所需要的詳細資料，而用分鐘跟蹤時間容易得多。一旦決定進行時間跟蹤，用分鐘作為測量單位將比用小時更恰當。

  處理中斷時間。採用表2.1跟蹤時間時，一個常見的問題就是中斷。電話、、偶爾的煩惱以及必要的休息打斷的次數多得令人吃驚。中斷的時間不是有效的工作時間，並且變化幅度很大，如果不對它進行測量，實際上就在時間記錄中加入了一個隨機數，也就很難使用時間資料來計劃和管理時間了。事件日誌中的資料能幫助你瞭解工作被打斷的頻率。多數中斷不僅浪費時間，還會打斷你的思路，導致效率降低和錯誤的產生，因此瞭解被打斷的頻率有助於提高工作的質量和效率。

  將時間資料儲存在合適的地方。記錄時間花費情況值得推薦的方法就是用工程記事本來記錄時間以及其他的事情。對一個軟體專業人員，工程記事本用途很多，可以記錄時間日誌、設計方案以及運算結果，可以作為你所遵循正確的工程實施方案的憑證，可以記錄下腦子裡面一閃而過的想法。推薦的方法是從工程記事本的第一頁開始向後記錄主要活動及其所花費的時間，最後一頁開始向前記錄時間日誌。

錄主要活動及其所花費的時間，最後一頁開始向前記錄時間日誌。

  周活動總結表。透過採用時間日誌收集時間資料後，你就能漸漸明白自己是如何支配時間的。但是時間日誌中的資料過於詳細，需要用一種更有用的表格來總結這些資料，周活動總結表能夠很好的完成這個任務。當然我們關心的時間不會只有一週這麼短，還需要一段時間內在各類任務上花費的平均時間、最大時間和最小時間。因此採用表2.2所示格式。周活動總結表中的資料可以幫助你瞭解時間都用在那些地方，還可以使用這些書對以後的幾周進行計劃。例如，有了這些資料就能判斷出一個大的任務所需要的時間可能接近總結表中的最長時間，而一個簡單的任務需要的時間可能接近最短時間。

  記錄時間的提示。隨時準備好工程記事本；當偶爾忘了記錄開始時間、結束事件或中斷時間，憑記憶儘早作出估計；及時總結記錄的時間資料。