物料編碼原則---by AMT

ERP系統中許多地方存在編碼的需要，如物料、發票、訂單、憑證、科目、客戶、供應商等等。說起來編碼不是一件大事，要求很簡單，分配唯一的標識而已。但又不是一件小事，還真有不少企業搞不清楚怎樣編碼，尤其是物料的編碼。現在使用ERP系統的公司到底是怎麼進行編碼的呢？這可是許多人關心的問題，在網上的論壇中就有專門討論編碼的議題，發言很多，不過也還是免不了論壇這種形式固有的侷限：沒有什麼定論的東西。想吸取點經驗的讀者費神看了半天，恐怕還是不知道應該怎麼辦。

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先總結一下論壇中的發言，大抵是說國際著名公司的物料編碼方案是厚厚一本書，規定的十分詳細嚴密，國內的許多公司則是草草了事，不堪推敲，留下了許多缺陷，事後再想進行修改難上加難，所以進行編碼要謹慎啊！說得不錯，但是我不以為然。物料編碼不是一件難事，不應該是一件難事。如同百米跨欄，ERP實施過程中有許多地方需要跨越，物料編碼不過是起始的一個而已，不要把它想象成攀登一座雪峰，它不比實施過程中遇到的其他事情更難。

物料編碼應該分成兩個部分：一是程式碼含義的規則，二是程式碼分配的規則。我認為程式碼含義應該遵循簡單的原則，程式碼分配應該遵循統一的原則。

程式碼含義簡單就是說僅透過程式碼不需要表示出多少資訊。從ERP系統技術角度來看，用流水號表示物料程式碼是可以的，系統只要求程式碼的唯一性，並不要求有什麼含義。有的教科書也是這樣認為的，如天津大學出版社－MRP II/ERP原理與實施一書中就指出“物料編碼應遵循以下原則：每項物料均應有唯一的物料程式碼；要簡明，不要太長；沒有含義，只是識別符號而不是描述符”。現實中採用無含義流水號的企業並不多，因為一點含義沒有很多人是不習慣的，從存在就是合理的角度講，有一些含義未嘗不可。但是我的建議，或者說結論是：含義不應該超過三級。

有一個具體的例子，某機加工企業其物料編碼部分規則如下表：

大類	中類	小類
黑色金屬 （1）	鋼板（1）	熱軋厚鋼板（1）
有色金屬 （2）	銅（1）	銅板（1） 銅條（2） 銅棒（3）

 

 

根據這個規則可以看出，物料程式碼前三位根據性質分了三級，由粗到細，三位之後，再加若干位流水號即可。我認為這樣程式碼含義的規則已經是極限了，不要考慮更復雜或詳細的規則了，有這樣三級足夠了，能少一些，只有兩級或一級更好。為什麼我這樣認為呢？

很多人總是說企業的物料很多，少則數以千計，多則數以萬計，其中種類繁雜，你就建議兩三個級別，夠嗎？我說：夠的。物料很多，種類很多，但是關鍵在於從哪些角度進行區分。有幾種典型的要求列給大家看看是不是應該在程式碼含義中考慮。

1. 物料是採購的、自己加工的、還是外協加工的？

2. 物料是進口的還是國產的？

3. 物料入庫是否需要檢驗？

看起來物料程式碼中反映這些含義是合理的，至少下訂單時不容易出錯吧，不會把採購件下到生產訂單中，不會把國產件出現在國外供應商訂單中，入庫時一看編號即知不會漏檢。看上去是有道理，細細推敲就不一定了。這幾種含義在物料屬性中都有，放在物料程式碼中不合適，因為物料程式碼一般是不可以改變的，而這些含義都是可能改變的，所以程式碼中包括的含義應該是一些不會變的屬性。

為什麼程式碼中含義不要多過三個呢？看一個其他領域關於編碼的例子，會有一些借鑑意義。每個人都有身份證編號，我女兒剛出生，報戶口時就分配了一個號，一生不變了。這個編號裡面有幾層含義呢？具體內部有幾層，我不知道，從報紙公開的說明來看，有三個主要層次。前六位表示申請身份證編號的地區，中間八位是生日（年月日），最後有四位，其中倒數第二位表示性別，男單女雙，最後一位是校驗碼。寫這篇文章前，我就在琢磨，中國這麼大，人口這麼多，身份證編碼就這麼三層意思，不容易啊！要讓某些研究物料編碼的人來定義，恐怕民族、籍貫、血型等等都要考慮進去了吧？警察同志在犯罪現場檢驗出嫌疑人血型，不用如電視劇裡那麼費勁想辦法確認，只要把身份證號一列，就知道誰最可疑，多合理的要求啊，怎麼沒考慮呢？後來想想不考慮是有道理的。申請編號時怎麼證明提供的血型是正確的呢？醫院驗血，經常報導說搞錯了，可是作為編號一確定再修改可難了，只聽說有人改名字，沒聽說有人改身份證號。所以身份證編號含義規則很合理。公司的物料能有多少，再多不過幾十萬，有幾個公司的物料能有上百萬？與十四億人口比，太少了。

有人總認為含義少不好，其實含義多了沒用，沒人能夠一看號碼就能識別出屬性。火車站查身份證的警察問：“在哪裡出生？”答：“河南開封”。問：“血型是什麼？”答：“B型”。警察一笑，“跟我走一趟，你的身份證編號說明你出生在河南洛陽，血型是O型”。現實中是這樣查的嗎？物料程式碼32300005是什麼意思，對照剛才的那張表，是某種耐油橡膠板。讀者自測一下，有幾個能記住三層含義，能記住第一個“3”是非金屬就不錯了。不能要求工人每人口袋裡裝著編碼規則的小本子，時不時開啟查一查。工人是靠眼睛看實物，看描述再結合程式碼來識別物料的，只看程式碼沒用的，程式碼含義多也是沒用的。

關於程式碼分配，應該遵循統一的原則，不能由很多人或部門來分配，應該指定專人負責。許多國際大公司物料程式碼分配是總部控制的，新增物料程式碼等上三五個工作日是常事。我給女兒報戶口時，戶籍警小姐在電腦上一陣忙活，然後等一會兒，戶口本上列印了身份證號，看來這個號碼不應該是小姐操作的電腦分配的，應該是聯網到後臺的伺服器分配的。否則怎樣保證不重號。上海每天出生的孩子太多了，我女兒出生的產房當天就有四個。沒有先進的計算機系統，我恐怕要跑上兩三趟才能拿到這個一生不變的編號。

總結，程式碼含義應該遵循簡單的原則，程式碼分配應該遵循統一的原則。ERP系統中有許多管理物料屬性的欄位，要充分利用，不要在程式碼中包含超過三種含義。

最後有一個潛在難題，以後可能會碰到，留給讀者一起考慮怎麼辦。這個問題與物料程式碼無關，還是關於身份證的。倒數第二位表示性別，男單女雙。可是現在社會新鮮事多，先不說先天性別難辨的，有些人出生就是陰陽人，怎麼辦？還有越來越多的變性的例子，身份證編號豈不是暴露了這些人的隱私。會不會有人鬧著要改編號呢？我們拭目以待。