ERP系統中物料編碼的原則和方法

ERP系統中物料編碼的原則和方法

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在企業資訊系統的建設中，物料編碼的確定往往是比較頭痛的事情，因為編碼方案既要考慮現實，又要考慮長遠，既要考慮使用習慣，又要講究科學規範。如果考慮不周，包含不全，編碼規則就得經常修改，不僅造成工作量增大，還影響系統運行。因此，怎樣制定一套完整實用，擴充性強，又能滿足系統要求的編碼方案，是每個企業在資訊化建設中都必須解決的問題。四機廠在ERP項目實施中物料編碼就遇到了一些複雜的情況，過去工廠開發過一些部門級的應用管理軟件，各個部門建立了自己適用的一套物料編碼，由於對數據理解的角度不同，同樣物料的編碼方案和規則都有所不同。經過多年的應用形成了習慣難以接受新的變化。在實施PDM系統時，為了統一全廠的物料編碼，企業重新制定了一套編碼方案，這套編碼根據物料特徵屬性進行了多層分類，編碼規則過於複雜，編碼的難度大，雖然在圖紙和PDM系統中強行使用，但沒有在採購、倉儲和生產過程中被應用。目前ERP系統中需要有統一的物料編碼，到底是採用何種編碼方案可行呢？ 企業對此進行了深入的探討和研究，提出了一些新的想法，本文就編碼的一些思路和做法進行必要的闡述。
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) P# r- e0 H9 Y5 e1．物料的定義及編碼的作用
. U$ I/ J; F' {; ~( }$ u首先我們要明白物料的含義是什麼，根據ERP系統的通用定義，“物料”是為了產品出廠，需要列入計劃的一切不可缺少的物資的統稱，不只是原材料或零件，還包括毛坯、在製品、半成品、成品、外購件、包裝材料、產品說明書，甚至還包括工裝工具、勞保用品、能源等等的一切物料。
5 h! d8 V4 Y9 ^$ uERP系統要利用計算機來處理大規模的數據，物料編碼作為關鍵數據是人和計算機使用所有其他數據元素的基礎，它可以記錄生產過程中物料的運動變化情況，跟蹤物料的動向。物料數據有了規範化的編碼，還能便於計算機識別和檢索，便於對物料進行高效、有序的管理，便於系統對物料進行分類、檢索與統計，以及便於物料資訊的交換與共享，所以物料編碼是 ERP系統中作為的一個關鍵主數據是決不可少的。但是在ERP系統中物料代碼最主要的是作為物料的標識符來使用的，而不是一種描述符，因此物料編碼並不要求帶什麼含義，最根本的是要到做唯一性就行了，即：一物一碼。同一種物料，不論出現在什麼產品上，只能用同一個代碼；而不同的物料，那怕有極微小的區別也不得用同一個代碼。一般地，只要物料的物理或化學性質有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經過衝壓成型、鑽孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即衝壓成型後立即進行鑽孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是衝壓、入庫、領料、鑽孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區分該物料的三種狀態，必須取不同的物料編碼。
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, M* Y- T/ U( s- r2、編碼的原則 / C7 c. j% E* ~5 ^% u從ERP系統的技術角度來看，並不需要編碼自身表示出多少資訊，也不要求有什麼含義，系統只要求每項物料都有一個唯一的代號就行了，用流水號表示編碼也是可以的，而且具有適應性強、彈性空間大的優勢。但是通常人們認為編碼還是應該有一定含義的，希望通過編碼一看就知道是什麼東西，編碼能代表物料的一些屬性。但物料的含義太多以後就會給編碼帶了很大的難度，因為物料對於不同的部門有著不同的屬性需要，想要將所有的屬性都反映到編碼中去，必須考慮的眾多的因素，必然使編碼規則變得複雜和繁瑣，編碼的長度也會隨著滿足特性的要求而不斷地延長，而有很多物料的屬性還是在不斷髮展變化的，也是不可預測的，這樣在編碼中如何分類，如何給位，造成了不確定性，如果預計不足或考慮不周，將來碼位不夠用時，就要修改編碼規則，必須將以前所有的物料編碼全部清除後再按新的規則進行編碼，這對系統來講是一個致命的打擊。其實物料的屬性資訊可以在系統中通過屬性欄位的描述來定義，如SAP系統中就有許多管理物料屬性的欄位，通過這些欄位可以反映物料多方面的資訊，所以更多的含義是作為屬性欄位放入到主數據記錄中去。同時，軟件系統提供了全面的檢索途徑，不需要僅靠編碼來進行查詢，所以編碼只要符合以下一般性原則就行了。
7 c+ d( X5 j/ v$ g& f 唯一性l ：物代碼要唯一識別，不能有二意性，不能重復 Y. j0 u) i- H- W: t# `6 L
標準化 ：盡量採用國際標準、國家標準和部級標準l / U/ r6 s+ y6 i
簡單化l ：物代碼要簡單明瞭，易讀、易懂、易使用
+ x8 r4 n4 d x2 [) x4 h& C 快捷性 ：有快速識別、快速輸入和計算機快速處理的效能l : Q2 c# Q q8 m! I
連續性l ：有的代碼要求繼承原來代碼的特性
) b- o! B2 ~8 g0 Al 系統性 ：要全面、系統地建立物代碼的體系結構， 8 H- G3 }4 D1 G% A4 Y3 Xl 可擴展性：所有代碼要留有餘地，以便擴展。
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3、物料編碼的方法 : m6 ~3 J1 o- T2 F& k當然現實中採用無含義流水號編碼的企業並不多，因為沒有一點含義人們是極不習慣的。從存在就是合理的角度講，有一些含義未嘗不可。簡單的分類也不影響編碼的編制難度，但其含義層不應該超過三個層次，不要考慮更複雜或詳細的規則，在將物料的屬性放到編碼中去的時候，應該只考慮重要的，不變的，重要特徵的屬性，變動屬性不應納入編號中。 , [( v# v2 j, M; S5 S' Y3 N# g
3 p/ U* R0 d0 g1 Z7 I分類是將具有不同屬性或特徵的資訊區別開來的過程，是確定分層與屬性編碼的基礎。分類一般有兩種方法，即線分類法和麵分類法。線分類法是一種層級分類法，將數據逐次分成有層級的類目，類目間構成並列和隸屬的關系，形成串、並結合的樹形結構。例如，四機廠外購件分為56個大類，每個類目裡有若干個中類，中類下面還有很多的小類，這種分類方法就是線分法。另一部分代碼可採用面分類法，該法根據分類對象各自的特徵，分成互不相關的面，面之間不存在從屬關系，因而不存在交叉和重復，而且順序固定。如產品、部件和零件，不反映隸屬關系時，只按功能進行分類，可用面分法。盡量不要將物料的使用屬性作為分類的依據，因為它是不穩定的，而採用自然屬性作為分類的依據則比較可靠。
* }* q# N0 w, {3 Q2 r! y! T: _0 r: M, A0 G# a. C% p物料相當單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當複雜時，就要將大分類再加以細分一下 ，層次不宜太多，含義也不要太多，因為追求編碼的全息化將導致巨大的工作量。
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$ ~8 y# g" K/ J! U9 |2 [物料編碼應盡量簡短，統一，編碼含義應遵循簡單的原則，編碼分配應遵循統一的原則。編碼的目的就是在求簡化,因此編號位數愈少愈好。這樣可以節省閱讀、抄寫、輸入的作業時間,增加數據處理的效率。同時,由於編碼簡短,在處理的過程中出錯的機率也會相應的降低。因為生產控制要求每項生產活動和庫存變化都記入計算機，由於處理數量很大，為了提高系統的運行效率，物料代碼應盡量簡短。在SAP系統中要求編碼不能超過18 位。 - c" d* N) c# O! y1 R2 q/ ^2 T' K# k Q7 S6 w編碼

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