編碼規則指南

說明：以物料的編碼為主線講解編碼的原則，但所講編碼原則同樣適用於系統的客戶編碼、供貨商編碼、職員編碼、部門編碼、單位編碼、倉庫編碼、各種類別編碼和其它需要編碼的任何專案等。

第一節物料編碼的意義
物料編碼是以簡短的文字、符號或數字、號碼來代表物料、品名、規格或類別及其它有關事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關緊要，但在物料多到數百種或數千、數萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領發、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻緊，而藉著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼之功能如下：
Ø 增強物料資料的正確性
物料的領發、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料資料更加正確。至於一物多名，一名多物或物名錯亂之現象不致於發生。
Ø 提高物料管理的工作效率
物料既有系統的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。
Ø 利於電腦的管理
物料管理在物料編碼推行徹底之後，方能進一步利用電腦作更有效的處理，以達到物料管理之效果。
Ø 降低物料庫存、降低成本
物料編碼利於物料庫存量的控制，同時利於呆料的防止，並提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。
Ø 防止物料舞弊事件之發生
物料一經編碼後，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發生。
Ø 便於物料之領用
庫存物料均有正確的統一的名稱及規格予以編碼。對用料部門的領用以及物料倉庫的發料都十分方便。
Ø 便於壓縮物料的品種、規格
對物料進行編碼時，可以對某些效能相近或者相同的物料進行統一、合併和簡化，壓縮物料的品種、規格。
第二節物料編碼的原則
物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：
l 簡單性
l 分類展開性
l 完整性
l 單一性
l 一貫性
l 可伸縮性
l 組織性
l 適應電腦管理
l 充足性
一、簡單性
編碼的目的在於將物料化繁為簡，便於物料的管理，如果編碼過於繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應用文字元號或數字上應力求簡單明瞭，這樣可節省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續，並可減少其中的錯誤機會。
二、分類展開性
物料複雜，物料編碼大分類後還要加以細分，如果採用阿拉伯數字十進位制，則每段最多隻能由十個細分的專案，如果採用英文字母，則每段有26個細分專案，然而細分專案太多，就難於查詢，而細分專案太少，則分類展開太慢，分類細分專案通常以五至九個較佳。例如採用阿拉伯數字十進位制，有十八個專案時，其分類展開可以利用下列方法。
需要分類的
專案
第一種分類方法
第二類分類方法
第三類分類方法
1
1
11
0
01
01
2
12
02
02
3
13
03
03
4
14
1
1
04
5
15
2
21
05
6
16
22
06
7
2
21
23
07
8
22
3
3
08
9
23
4
41
09
10
24
42
10
11
25
43
11
12
26
5
5
12
13
3
31
6
61
13
14
32
62
14
15
33
63

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