財務系統憑證輸入設計

憑證輸入設計目標

　　控制輸入量

　　賬務處理系統中，操作量最大的就是憑證輸入。憑證輸入的速度取決於憑證數量的多少、每張憑證內容的多少以及操作員鍵入的速度和準確性。一個企業的輸入憑證多少是由企業經營狀況決定的，不可能隨意增減。因此，要提高憑證輸入的效率，可採取如下措施：

　　減少填寫專案

　　儘量用固定專案、固定位數代替可變專案、位數，以減少操作員擊鍵次數。能夠透過機器自動計算得到的專案，就不要用手工輸入。例如，輸入了數量、單價，就可以自動產生金額。如果每張憑證在錄入過程中減少一定的擊鍵次數，對成千張的憑證來說，其節約的工作量是相當可觀的。

　　減少憑證輸入的種類

　　如收付款憑證可使其格式一樣，僅以不同色彩加以區別。這樣也可以減少操作員因慣性而產生的錯誤。

　　簡化輸入操作

　　採用程式碼來代替憑證中的科目名稱、摘要等漢字輸入，以大大減少輸入字元個數，加快輸入速度。

　　保持操作的方便性

　　目前，在微型機系統中最常用的輸入方法就是鍵盤/顯示系統。其特點是在螢幕上顯示所要輸入的憑證格式，透過鍵盤完成其內容的輸入。這就涉及到輸入憑證的螢幕介面設計問題，應儘量使螢幕格式與手工格式相一致，這樣可以減少操作員的疲勞感與出錯率，提高輸入的效率，系統應能同時支援滑鼠與鍵盤操作。

　　避免資料出錯

　　從某種意義上講，出錯率的大小是與輸入的資料量成正比的，若平均出錯率為0.1%，當月輸入憑證為1000筆時，就會有一筆出錯誤，這在財務上是絕對不允許的。由於輸入資料量的大小無法控制，因此，除了設計有效的輸入方式外，就是在憑證的輸入過程中，也應採取各種有效的容錯方法及查錯技術，防止輸入資料出錯。

　　憑證輸入模組設計

　　憑證輸入設計一般可從如下幾方面展開：1.在詳細調查基礎上，設計輸入憑證的螢幕格式。2.根據賬表輸出、處理及輸入格式的要求，設計相應的輸入憑證資料庫。3.為提高輸入速度，方便計算機的漢字處理，設計輸入碼的程式碼庫。4.根據輸入設計要求，完成憑證輸入模組的程式設計，包括接收鍵盤資料、容錯處理、確認輸入以及存入資料庫等操作處理。