錯賬查詢及更正辦法

在對賬過程中，可能發生各種各樣的差錯，產生差錯的原因可能是重記、漏記、數字顛倒、數字錯位、數字記錯、科目記錯、借貸方向記反，從而影響會計資訊的正確性，如發現差錯，應及時查詢，並予以更正，常見的差錯查詢方法有：

(1)差數法。
它是按照錯賬的差數查詢錯賬的方法。如會計憑證上記錄的是：
借：應交稅金——營業稅 5 250．00
——城市維護建設稅 367．50
——個人所得稅 500．00
其他應交款——教育費附加 157．50
貸：銀行存款 6 275．00
而記賬時漏記了城市維護建設稅367．50元，在進行應交稅金總賬和明細賬核對時，就會出現總賬借方餘額比明細賬借方餘額多367．50元的現象。對於類似差錯，應由會計人員透過回憶相關金額的記賬憑證進行查詢。

(2)尾數法。
對於發生的角、分的差錯可以只查詢小數部分，以提高查錯的效率。如只差0．06元，只需看一下尾數有“0．06”的金額，看是否已將其登記入賬。

(3)除2法。
當賬賬、賬證或賬實不符，且差數為偶數時，應首先檢查記賬方向是否發生錯誤，在記賬時，有時由於疏忽，錯將借方金額登記到貸方或將貸方金額登記到了借方，必然會出現一方合計增多，而另一方合計數減少的情況，其差額恰是記錯方向數字的一倍，且差數是偶數。對於這種錯誤的檢查，可用差錯數除以2，得出的商數就是賬中記賬方向的反方向數字，然後再到賬目中去尋找差錯的數字就有了一定的目標。如：
借：其他應收款——總務科 500
貸：現金 500
登記明細賬時，錯把其他應收款登記入了貸方，總賬與明細賬核對時，就會出現總賬借方餘額大於明細賬借方餘額1 000元，將1 000元除以2，正好是貸方記錯的500元。

(4)除9法。
指用對賬差額除以9來查詢差錯的一種方法，主要適用於下列兩種錯誤的查詢。
A．數字錯位，在查詢錯誤時，如果差錯的數額較大，就應該檢查一下是否在記賬時發生了數字錯位，在登記賬目時，有時會把位數看錯，把十位數看成百位數，百位數看成了千位數，把小數看大了；也可能把百位看成十位，千位看成百位數，把大數看小了；這種情況下，差錯數額一般比較大，可以用除9法進行檢查。如將 70．00元看成了700．00元並登記入賬，此時在對賬時就會出現餘額差700-70=630元，用630元除以9，商為70元，70元是應該記錄的正確的數額。又如收入現金800元，誤記為80元，對賬結果會出現800-80=720元差值，用720元除以9，商為80元，商數即為你要找的差錯數。
B．相鄰數字顛倒錯誤的查詢，在記賬時，有時易將相鄰的兩位數或三位數的數字登記顛倒了，如將86記成68，315記成了513，它們的差值分別是18和198，都可以被9整除，這樣知道錯誤問題之後，進一步判斷錯在哪一筆業務上就可以了。

如果用上述方法檢查均未發現錯誤，而對賬結果又確實不符，還可以採用順查、逆查、抽查等方法檢查是否有漏記和重記等現象。順查是指按賬務處理的順序，從憑證開始到賬簿記錄止從頭到尾進行普遍核對。逆查法是指與賬務處理順序相反，從尾到頭的檢查方法，抽查法是指抽取賬簿記錄中某些區域性進行檢查的方法。

採用上述方法進行檢查後，如果是賬簿登記錯誤，應按規定的更正方法進行更正。
錯賬更正辦法通常有：

(1)劃線更正法。
在結賬前發現賬簿記錄中有文字或數字錯誤，而記賬憑證沒有錯誤，可以採用該種方法更正錯誤，更正時，在錯誤的文字或數字上劃一紅線，在紅線上方填上正確的文字或數字，並由更正人員在更正處蓋章，以明確責任。劃線時要注意，不能僅將錯誤的個別數字劃去，要將錯誤數字全部劃掉，並保持原有數字清晰可辨，以便於審查。如記賬人員張勝將583．45元，誤記為538．45元，應作下表更正(見表4—1)。
表4—1

					萬	千	百	十	元	角	分
							5 5	8 3	3 8	4 4	5 5

(2)紅字更正法。
採用紅字更正法，有兩種情形，一是記賬後發現記賬憑證中應借應貸科目錯誤或借貸方向錯誤，並由此引起了賬簿記錄錯誤。二是記賬憑證和賬簿中應借應貸會計科目無誤，但所記金額大於應記金額。

對於第一種情況，更正時，首先填制一張內容與原記賬憑證完全相同而金額是紅字的記賬憑證，在憑證摘要欄內註明“沖銷X月X日第X號記賬憑證”，並根據該記賬憑證用紅字登記賬簿，以示沖銷原錯誤記錄，然後再用藍字填制一張符合經濟業務內容的記賬憑證，並據以登記入賬。如職工出差預借差旅費5 000元，會計分錄誤寫為：
借：管理費用 5 000
貸：現金 5 000
更正時應做：
借：管理費用 5 000(紅字)
貸：現金 5 000(紅字)
同時再做：
借：其他應收款——X X X 5 000
貸：現金 5 000
又如財務科已替職工墊付的住房公積金需從工資里扣除，共計20 000元，錯寫成：
借：其他應收款 20 000
貸：應付工資 20 000
更正時應做：
借：其他應收款 20 000(紅字)
貸：應付工資 20 000(紅字)
同時做：
借：應付工資 20 000
貸：其他應收款 20 000

對於第二種錯誤，更正方法是按多記的金額用紅字編制一張與原記賬憑證應借應貸科目完全相同的記賬憑證，以沖銷多記金額，並據以記賬。如管理部門領用勞保用品一批，價值386元，記賬憑證誤記為3 860元，且賬簿也登記為3 860元，錯誤憑證為：
借：管理費用 3 860
貸：低值易耗品 3 860
更正時，只將其多記金額用紅字沖銷：
借：管理費用 3 474(紅字)
貸：低值易耗品 3 474(紅字)

(3)補充登記法。
記賬後，發現記賬憑證和賬簿記錄中的應借應貸科目沒有錯誤，但所填金額小於應記金額。更正時，可按正確的數字與錯誤數字之間的差值，編制一張與原記賬憑證應借應貸科目完全相同的記賬憑證，以補充少記的金額，使全部金額符合實際。採用此種方法時，同樣要在憑證摘要欄內註明“補充登記X月X日X字第X號憑證” 字樣。如：報銷醫藥費580元，錯記為58元，少記522元，但所使用會計分錄是正確的，更正時應做下列補充：
借：應付福利費 522
貸：現金 522

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