總分類賬的設定與登記

總分類賬是按總分類賬戶分類登記全部經濟業務的賬簿。在總分類賬中，應按照總賬會計科目的編碼順序分別開設賬戶，由於總分類賬一般都採用訂本式賬簿，因此應事先為每一個賬戶預留若干賬頁。總分類賬不僅能夠全面、總括地反映經濟業務情況，併為會計報表的編制提供資料，同時也對其所屬的各明細賬起控制作用，因此任何單位都必須設定總分類賬。

在手工記賬方式下，總分類賬的格式因採用的會計核算組織形式不同而各異，一般有三欄式和多欄式兩種。在會計電算化下，除可以採用與手工記賬方式相同的賬頁格式外，還可採用棋盤式。

一、三欄式總分類賬的設定

在總分類賬根據記賬憑證逐日逐筆進行登記時，其賬頁格式選用三欄式。採用三欄式時，要求按照每一賬戶開設借方、貸方和餘額三個欄次，一個賬戶佔用一張或幾張賬頁。三欄式總賬根據其是否提供對應科目資訊，又可分為普通三欄式和反映對方科目的三欄式。

1、普通三欄式。在賬頁中設有借方、貸方和餘額三個金額欄。

2、反映對方科目的三欄式總賬

反映對方科目的三欄式總賬，除在賬頁中設定借方、貸方和餘額三個金額欄外，還分別在借方和貸方欄下設有對方科目欄，以便直接從總賬中瞭解經濟業務的來龍去脈。

二、多欄式總分類賬的設定

多欄式總分類賬，是把序時賬簿和總分類賬簿結合在一起，變成了一種聯合賬簿，通常稱為日記總賬，它具有序時賬簿和分類賬簿的雙重作用。採用這種總分類賬簿，可以不再設定現金和銀行存款日記賬，減少了記賬的工作量，提高了會計工作的效率，並能較全面地反映企業資金運動的情況，便於分析經濟活動情況。它適用於經濟業務較少或規模較小的單位。由於多欄式總賬將全部總賬賬戶放在一張賬頁中進行登記，使賬頁篇幅較大，不便於登記和保管，不過採用計算機記賬的單位較適用。

三、棋盤式總分類賬的設定

棋盤式總分類賬是利用矩陣的原理在一張賬頁上，以橫欄表示借方科目，以豎欄表示貸方科目，以借貸（橫豎）交叉點上反映某一筆經濟業務賬戶的對應關係和金額，來記錄某一時期內全部經濟業務的賬簿。

四、總分類賬的登記方法

總分類賬可以根據記賬憑證逐日逐筆登記；也可以將一定時期的記賬憑證彙總編製成“彙總記賬憑證”或“科目彙總表”（或“記賬憑證彙總表”），再據以登記總賬；還可以直接根據多欄式現金和銀行存款日記賬登記總賬。採用哪種方法登記總賬，取決於企業所採用的會計核算組織形式。詳細內容將在第八章會計核算組織形式一章介紹。但不論採用哪種方法登記總賬，每月都應將本月發生的經濟業務全部登記入賬，並於月份終了結算出每個賬戶的本期借貸方發生額及其餘額，與所屬明細賬餘額的合計數核對相符後，作為編制會計報表的主要依據。

總分類賬賬頁中各欄目的登記方法如下：

1、日期欄：在逐日逐筆登記總賬的方式下，填寫業務發生的具體日期，即記賬憑證的日期；在彙總登記總賬的方式下，填寫彙總憑證的日期。

2、憑證字、號欄：填寫登記總賬所依據的憑證的字和號。在依據記賬憑證登記總賬情況下，填寫記賬憑證的字、號；在依據科目彙總表情況下，填寫“科匯”字及其編號；在依據彙總記賬憑證登記總賬的情況下，填寫“現（銀）匯收”字及其編號、“現（銀）匯付”字及其編號和“匯轉”字及其編號；在依據多欄式日記賬登記總賬的情況下，可填寫日記賬的簡稱，如現金收入日記賬可縮寫為“現收賬”，現金支出日記賬可縮寫為“現支賬”，銀行存款多欄式日記賬的縮寫方法同現金多欄式日記賬的縮寫方法。

3、摘要欄：填寫所依據的憑證的簡要內容。對於依據記賬憑證登記總賬的單位，應與記賬憑證中的摘要內容一致；對於依據科目彙總表登記總賬的單位，應填寫“某月科目彙總表”或“某月某日的科目彙總表”字樣；對於依據彙總記賬憑證登記總賬的單位，應填寫每一張彙總記賬憑證的彙總依據，即是依據第幾號記賬憑證至第幾號記賬憑證而來的；對於依據多欄式日記賬登記總賬的單位，應填寫日記賬的詳細名稱。

4、對方科目欄：填寫與總賬賬戶發生對應關係的總賬賬戶的名稱。

5、借、貸方金額欄：填寫所依據的憑證上記載的各總賬賬戶的借方或貸方發生額。

6、借或貸欄：登記餘額的方向，如餘額在借方，則寫“借”字；如餘額在貸方，則寫“貸”字。如果期末餘額為零，則在“借或貸”欄寫“平”字，並在“餘額”欄的中間劃一“ ”符號。

棋盤式總分類賬主要是根據彙總記賬憑證填入本期這兩個對應科目發生額合計數。登記科目時，先填入資產類科目，再填入負債及所有者權益類科目.也可以按發生業務的先後順序填寫科目。月末結賬時，資產類科目的餘額填寫在橫欄內，負債及所有者權益類科目的餘額填寫在豎欄內。

資產類科目的餘額的計算，從棋盤式總分類賬簿上看，是從橫欄某資產類科目，找到它的期初餘額和本期借方發生額，相加之後，減去該科目豎欄的貸方本期發生額，得出的數字則是該科目的期末借方餘額。即：

期初借方餘額+本期借方發生額－本期貸方發生額=期末借方餘額

負債及所有者權益類科目的餘額的計算，從棋盤式總分類賬簿上看，是從豎欄某負債及所有者權益類科目，找到它的期初餘額和本期貸方發生額，相加之後，減去該科目橫欄的借方本期發生額，得出的數字則是該科目的期末貸方餘額。即：

期初貸方餘額+本期貸方發生額－本期借方發生額=期末貸方餘額

棋盤式總分類賬登賬較繁瑣且工作量很大，手工記賬一般不予採用。而隨著電子計算機在會計上的廣泛應用，棋盤式總分類賬也被廣泛地得到利用。它能夠清楚地反映出賬戶的對應關係並便於編制資產負債表。

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