我祖父過去曾說過：“糟糕的工人總是抱怨他的工具不好。”他的話在我最近代表一個客戶的公司評估一些商業應用軟體時應驗了。

發生在我自己身邊的情況是：在我之前沒有人對我們公司所使用的各種內部專案管理軟體做過任何型別的獨立評估。我們一直都是例行公事地升級專案管理軟體，而沒有真正考慮過我們公司到底是需要花錢買新軟體，還是隻需簡單的磨快我們的舊工具。更加荒唐的是，進行軟體評估和開發是我們公司的支柱專案。沒有對你當前的專案管理軟體進行評估和考慮新的解決方案，你就可能會陷在只使用舒服和熟悉的工具的老路上。

擺脫限制

我們已經仔細地考慮過和調查過適當的整合開發環境(IDE)，以及給商業管理和通訊的技術支援。那麼為什麼我們總是沒有注意到自己工具箱裡這一方面的問題呢？

我懷疑你們有許多人會說我們會擺出自己的原因，譬如，軟體專案日常策略之外的任務總是缺乏時間；處理看起來不會崩潰的事情總是很令人麻煩的；以及它相比而言是承擔得起的。

作為一個專案經理，你也許只忠實於一種特定的專案管理工具。這種聯絡往往會在整個組織裡流傳，甚至是在沒有什麼理由來支援的情況下成了一種“政策”。

任何型別的改變都伴隨有開銷和短期的頭疼。如果讓每個人都覺得使用“Project-o-matic version 3.5.1”順了手花了你兩年時間的話，你現在對其應該不想有所改變。你甚至會相信選擇一個特定的專案管理工具並不能真正地帶來巨大的改變。它們只不過是有助於記事和通訊，那麼為什麼還要換呢？

小心改變的步伐

開發的慣例現在正在受到開放原始碼運動和其他的專案管理方法的挑戰。任何失去對這種可能性警覺的組織或者專案管理者都會成為變革步伐的受害者。

向我們所使用的日益複雜的工具裡新增(新)“特性”常常並不能帶來相應的回報。這些特性中的許多甚至都是多餘的。況且，真正的升級，其頻率是很低的，但是許可證的花費仍保持很高。

更換工具的含義

當然，我並不是說你要為了更換的目的而更換工具。從潮流上來說，專案管理工具太重要了所以不能不要。即使是某些新的方法變得流行起來，這也不意味著你要開始跳上每一輛駛過的花車。

廣泛使用但是樸素的工具包往往質量會更高，而且更容易遷移／升級。技術很可能是成熟的，所以銷售商不太可能在短期內就隨隨便便地放棄這樣的技術。

另一方面，你的遠期職業發展也要求你有使用最新工具的經驗。“離線”試驗新技術向來都不是一個好主意。

我對主流產品TimeWizard、Primavera、Welcom和Microsoft Project的依賴則可能是我低估了自己的專案。你甚至想考慮使用自定義的版本或者全新定製的工具。可以絲毫不誇張地說，評估一下你沒有使用過的工具的演示版都是有用的。

你也許不清楚自己所擁有的專案管理工具到底要花掉多少錢。除了許可證的花費，你還應該考慮建立新專案、和你的日常工作對接等等事情所要花費時間的價值。而且，不要忘記每一次升級都意味著培訓、硬體需求、作業系統的需求、使用者支援的聯絡等等。例如，你真的認為專案策劃系統需要一個多媒體演示工具嗎？我祖父會把這叫做“殺雞用牛刀”。

免費的(和幾乎是免費的)專案管理工具

個人現在可以自定義他們的工具了，這樣在公司裡每一個人使用同一種工具所節省下來的費用有時就被抵消掉了。使用一種自定義圖的團隊成員可能在理解其他人所使用的自定義圖時會有困難。所以你應該花一些時間看看免費的(和幾乎是免費的)專案管理工具。

然而，有時有必要(甚至是被認為是有用的)堅持使用“磨損殆盡了的工具”。但是盲目這樣做是沒有好處的。對其他軟體的評估技巧對於內部標準工具的年評估也是大體上適用的。如果你同工具軟體的銷售商保持著良好的關係，那麼你可以根據經驗要求銷售商加進或者去除一些特性。

底線是：不要向你的專案管理工具妥協；它們會限制你的表現，甚至是你的職業發展前途。
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是到了更換專案管理工具的時候了嗎？（轉）

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