專案經理有點像魔術師。事前先考慮要表演那些魔術，然後將道具準備好，跟助手、燈光及舞臺配合，先模擬演練幾遍，指示每個人互動方法，並且事先想到如果發生問題時如何處置；確認都沒有問題後，開始表演；表演時要掌控會場氣氛，使整個場子有高潮迭起的感覺；如果環節出了問題，要馬上能夠應變，使節目能夠繼續下去，而不是就此停頓；節目結束後，感謝每個人的合作，同時檢討整個表演的過程需要改進的地方，如此一段表演才算正式收尾。

專案經理的責任就是掌控全場，把這段表演完美無缺的呈現出來。不過太難了，執行過的專案的人都知道，首先客戶的需求不容易瞭解，其次計劃時間不夠，再來執行時問題重重，等到收尾時只能草草了事。

表演魔術可以事先演練，找出問題先解決，執行專案可沒辦法先來一遍。因此專案經理能不能夠將未來半年、一年或二年如何執行及因應先「演」過一遍，就對專案的成功有很大影響了。而這就靠專案經理做「計劃」的功夫。做計劃其實是很煩人的事，相信每個人都有經驗。必須考量有多少時間、要怎么做、有誰可以做、技術上是否可以支援、關鍵技術是否可以掌握等，做到這個地步，恐怕早已是滿身大汗。

做個小練習：取一張白紙，在紙的上緣首先將要交給客戶的產品以樹狀方式畫出來。然後在紙的中間，將如何做出這項產品的主要工作步驟（5-6個即可），以流程圖的方式由左至右用箭頭連起來；需要供貨商供貨或其它單位配合的部份，以分支的方式指向各主要步驟。

上述步驟，就是整個計劃的基礎了。由上圖，可以發展出細部的工作步驟及時間、所需的人力資源及預算需求、採購品項及合同商要求等。如何發展出這些細節，限於篇幅，爾後再論。

這樣還不夠的。再取一張白紙，將執行這些工作步驟所可能產生的問題列出來。這個是很關鍵的步驟，列的愈多，將來臨機處理的狀況愈少（試想如果專案執行過程中可能發生100個問題，你能事先考量到99個，你只要去擔心那突然出現的1個；但如果你只事先考量到1個，那結果可就不得了了）。這些問題，就是你要先期處理，以減少處理意外狀況的時間。

兩張紙，一個計劃的框架就成形了。這樣其實還不足以執行專案，但是最起碼專案經理先將整個專案執行過程大概想了一遍（就有如魔術師先行彩排一樣），同時也建立一個以後細部計劃的基礎。由以上的練習來看，做計劃並不難，重點在於去不去想，去不去做。 [@more@]

專案經理與魔術師（轉）

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