現在的組織比過去更精簡，更富彈性。這意味著現在人們經常負責或參與一個跨領域和職能的專案中。為了在這樣一個新的工作環境下保持並提高工作效率，他們必須學習掌握超出其傳統工作角色範圍的、新的專案技術和專案管理能力。我有以下十條建議提供給從事專案管理的管理者。

1、激發團隊成員想象力

當你啟動一個專案去實現業務的轉變時，使你的業務與過去相比真正的有一些不同變化。一些任務，不管多麼重要，都是按照慣例性來操作的。因此，你首先你要問自己一個非常重要的問題：“為什麼這個發展這個專案是重要的？它將帶來什麼差別？”一旦你明白了答案，就與專案團隊成員好好地交流。鼓舞士氣，激發他們的想象力。

2、讓領導者領導

領導能力是專案成功的關鍵。與日常管理事務的領導者相比，一個專案領導者要面對更多的挑戰性工作。一般常用的績效評估、獎懲辦法和職業發展等管理工具並不完全適用與專案管理工作中。所以你必須不斷的學習和發展你的領導才能。給予專案中的其他領導者重視、訓練和信任，讓這些領導者去領導專案。

3、排除障礙

專案是一個有風險的工作活動。沒有一個更簡單的方法去預測那些出忽意料的問題。當團隊操作專案時，團隊中的成員在空閒時間還需要管理其它的業務和活動。所以，你需要建立一個組織機構來支援專案，專案的組織機構可以使你不用擔心那些不能控制的事情，並且幫助團隊成員集中精力關注專案的有關工作。發起人、管理委員會和高層管理者在組織機構中發揮著重要作用。他們能夠排除專案障礙、設定優先解決順序、解決資源配置衝突、進行專案績效評估和批准專案調整變更的人。但他們必須願意並且主動在專案中發揮作用。

4、寄希望於團隊的協作（合作）

專案實際上是由團隊共同組織完成的。高效的團隊協作是很難實現的。團隊成員對目標的理解可能存在差異性，團隊成員有著不同的、固化的人格特徵，讓他們超越個性，高效率的合作並且同時壓制個性是不容易的事情。為了形成一個高效的團隊，你儘量選擇從事過專案管理工作的人員，要求他們制定好專案計劃，在很多事情的判斷和結論方面，你必須學會信賴他們，並給予適當的訓練和方法來監控團隊的運作績效。

5、重視事前檢查

不要草率地批准一個計劃。批准專案計劃之前要研究探討，要對想法進行質疑，對其可行性提出挑戰，尋找隱患，多問“如果……會怎麼樣”。這是培養專案團隊成員預測意外、創造性地思考、有效地計劃和達到他們能達到的最高績效的最好方法。

6、為團隊提供計劃和控制的標準和里程碑

為你的組織制定一個專案計劃表格，並要專案所有工作遵守這一標準。至少要在表格中明確專案計劃包括的關鍵目標、完成的任務、組織的規章、主要流程、資源配置和預算安排。制定專案評估和如何報告專案進度的一套基本規則。

7、怎樣避免失去對事情的控制

在你制訂專案計劃時，要估計任務對資源的要求和時間的期限要求，不要試圖避免專案的所有風險。一旦你完成基本方案，為了克服專案管理中的流程變化和資源的限制可能對主要任務的影響，在專案的管理中，你要預測在不同的意外情況下所應該採取的不同的過渡或者緩和方案

8、計劃、凍結和衡量

當你不能確知將來會發生什麼時，你能做什麼？

很簡單，你根據最初的計劃來規劃和衡量進度，直到你有足夠的資料證明你的計劃不像它應有的那麼有意義時，你才改變計劃。有效的專案工作正是依據這個基礎。設定專案底線的過程要求人們承認最好的計劃並不是有100%把握的計劃，他們應該不必擔心專案出現差異，也不必不惜代價地對問題進行掩飾。

9、跟蹤變更

組織必須設定一些如何管理變更的基本規則。比如，如何提出變化調整的要求，這些要求應對誰提出，如何實現這些變更等。沒有專案的發起人和（或）專案的客戶事先批准就絕對不重新設定專案的基準底線，這一點應作為一個原則。

10、重點關注行為

無數事實證明，專案的成敗取決於管理不力，而不是技術困難。作為一個高層經理，不要把重心放在技術問題上，而應該重點關注專案管理的行為。優先確認、發展和鼓勵那些將使你的組織沿著正確的方向前進的一些專案的基礎管理行為。不厭其煩、持之以恆地做好這些事情。[@more@]

高效專案管理的十條建議（轉）

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