近年來，IT行業的發展一直不太景氣。而長時間以來每天連續工作12個小時以上和週末的連續加班已經使IT工作人員感到精疲力竭。為了改變這種局面，IT主管人員已經採取了一些步驟，例如購買最先進的技術，採用最佳實踐等。但是卻沒有起到什麼實際的作用。作為IT管理者，你是否想要知道讓員工既保持較高的工作效率又有一個愉快的工作心情的最佳方法呢？不妨讀讀下面的文章。

對於一直在不斷努力完成工作的IT專業人員來說，每一天都充滿了挑戰，並且這種挑戰不僅僅存在於辦公室當中，還經常被帶到家裡。在家裡，他們不得不面對和承擔對孩子和其他重要家庭成員的義務——他們要花時間來陪伴家人，要照顧他們的飲食起居。與此同時，面對IT行業內日益激烈的競爭，他們還希望有時間來補充最新的專業知識。但是，正如IT行業的每一個從業者都清楚的知道的，有些時候，要同時做好這些事情對他們來說確實是太大的挑戰了。

公司對於IT部門的要求是用盡可能少的投入換取儘可能多的產出。而在過去的30年當中，IT部門確實一直都是這麼做的。但是，出於多種原因，IT部門的運作和管理要比其他部門難得多：
●顧客總是在較低的成本投入的基礎上要求IT部門提供附加的或是更高水平的服務。
●技術總是在不斷的快速更新。
●公司併購要求IT部門迅速提供不同位置的多點服務。
●IT部門隨時要面臨自己的工作被外包的威脅。
●IT基礎設施的設計、支援和維護極為複雜。
●IT部門要在公司業務與技術條件有限的情況下，透過自己的努力推動公司的穩步前進。
●IT部門要投入時間和精力改進同業務部門之間的關係，因為現在的業務部門對於IT部門工作的價值還有誤解。
●IT部門要在公司規定的時間範圍內完成自己的工作。
●公司內的大環境決定了IT部門是一個“不受歡迎的繼子”。
●IT部門會受到不景氣的經濟大環境和日益激烈的國際競爭的影響。

不管是在身體上，還是在心理上，IT專業人員所承受的都是超負荷的。近年來，IT行業的發展一直不太景氣。而長時間以來每天連續工作12個小時以上和週末的連續加班已經使IT工作人員感到精疲力竭。為了改善這種狀況，IT主管人員採取了一些措施，例如：
●採用最佳實踐
●投資購買可以買到的最先進的技術。
●僱傭工作經驗豐富的員工。

在過去的幾年當中，為了促進團隊合作，激勵IT員工的工作士氣，公司的管理層也在部門建設等環節進行了大量的投資，希望能夠提高員工的工作效率，提升顧客對IT部門的滿意度。

但是，所有的努力所帶來的還是這樣的結果：IT員工仍然無法按照顧客滿意的要求完成工作。那麼，還能採取什麼行動呢？如果按照傳統的方式定期同員工進行交流、引入獎勵機制、激發員工興趣或是對員工委以重任，確實能夠起到一定的幫助作用，但是這種作用是極小極小的。因為問題和挑戰無處不在。例如，IT員工一般都是被動的工作；他們太忙了，沒有時間同IT部門和其他部門的員工進行交流、建立良好的關係，或者即使是有時間，對此也根本不感興趣；有的IT員工在工作的時候往往是為了工作而工作，而沒有從顧客的角度出發考慮問題；管理層想要改善局面，但是過於繁忙的工作又使得他們無法對IT部門的員工進行有效的管理。

從何處下手：關鍵三要素
要想建立一支富有競爭力的IT員工隊伍，IT管理者要在管理當中引進下面三個關鍵要素。

IT評估
IT主管人員要有一個高階的諮詢顧問，幫助對IT部門的人員、結構和運作進行高階別的評估。這種評估能夠提供一些相應的資料和資料，例如：
●對IT部門重要員工的分析。
●對IT部門員工的整體基本生活質量進行測量。
●瞭解IT部門的部門文化。
●對IT部門關鍵運作的效率進行判斷。
●找出IT部門工作中遇到的障礙和麵臨的挑戰。

負責評估的諮詢顧問必須要在IT領域內有豐富的先進經驗，在工作中能夠以人為本，有效的對IT部門重要員工（管理者和技術人員）的個人和工作狀況作出正確評估。這種評估要花費大約一週的時間，主要是建立在對高階管理者、中層管理者和非管理人員以及IT部門的一些重要客戶的訪談基礎之上。

這種訪談應該被控制在半個小時到45分鐘之間，並且主要集中在對員工情況、IT部門的機構和運作的瞭解之上，而不涉及技術。

對IT部門的計劃和開發進行討論
要想制定出一項適當的戰略，透過此戰略的運用來解決前面的評估過程中所找到的問題，最好的辦法就是對IT部門的計劃和開發進行討論。但是，這種討論不是通常所進行的管理層計劃討論的一部分，而是經過專門設計的。要讓IT部門的員工和管理人員匯聚一堂，對問題進行集體討論，確定解決問題的優先次序，制定出能夠解決許多問題的戰略。這項戰略應該是一個行動計劃，其中以一些重要問題的解決為標誌，在規定的時間範圍內明確所有IT員工的工作責任。

這個討論應該用大約三天的時間，在主要關注IT部門的人員、機構和運作的同時，也要考慮一些技術要素。部門的主要成員分期分批進行討論。整個討論應該被分成三個部分：
●第一天：主要的IT管理人員進行討論。
●第二天：主要的IT 技術人員代表進行討論。
●第三天：共同進行計劃討論。

IT管理和技術討論的目的是：
●就IT部門的工作程式和目的進行交流。
●明確具體的業務問題、計劃和動力。
●明確IT員工、機構和運作問題。
●明確現有機構及其歷史和發展的細節。
●討論現有問題及可能的解決戰略。
●對問題進行組織、分類，確定解決問題的優先順序。
●為解決問題設計一個行動計劃。

參加第三天討論的既有IT管理層、也有IT技術人員的代表。在討論中，他們要一起把前兩天討論中提出的計劃歸納為一個整體，提交給IT主管。

最後討論出的成果應該包括：
●初步的行動步驟
●關鍵人員、機構和運作中存在的有待改進的問題以及推薦的解決方案。
●由討論的所有參加者制定出的行動計劃。
●說服公司董事會透過行動計劃。

IT科學指導

IT專業人員不能總是依賴管理層的支援，他們要有自己幫助自己的能力。因此，要對他們進行指導，讓他們學會自我激勵。IT科學指導的目的是使員工能夠在自己的職業生涯發展過程中不斷提高工作效率，並以此來改善生活質量。

IT科學指導課程是專門為了幫助IT專業人員提高工作效率而設計的。同樣，為了保證課程的效率，建議公司僱傭一個高階的諮詢顧問，這個諮詢顧問要客觀、要熟悉IT和人事管理。課程主要分成以下幾個階段：

第一階段：瞭解背景情況

諮詢顧問要同公司高階管理層進行初步的交談，以瞭解：
●公司的企業文化
●公司的業務計劃/主要的外部競爭環境
●部門中存在的問題、面臨的挑戰
●與人員有關的問題和挑戰。相關人員可能就是課程未來的主要指導物件。

針對每一個可能接受課程指導的物件，諮詢顧問要：
●分析其以往的工作表現。
●分析其個人發展計劃等。

在完成了上述工作之後，諮詢顧問要做的就是爭取人力資源部門的支援，在課程的設想、戰略設計、目的、目標、時間表和預計效果的問題上與其達成一致意見。

第二階段：與IT專業人員建立聯絡，對他們的情況進行分析。

在這個階段當中，諮詢顧問要同每一個將參加IT科學指導課程的IT專業人員進行深層次的交流，瞭解他們職業發展和個人生活的各個方面。在交流的過程中，諮詢顧問要：
●確定每個IT專業人員的敏感點（例如，有的IT專業人員可能在時間的管理或從戰略角度思考問題上存在困難）。
●根據客戶、同事和管理層的意見，結合直接的報告來確定IT專業人員覺得需要改進的地方。
●確定IT專業人員透過參加指導課程想要得到的收穫。他們對職業發展和個人生活有什麼樣的目標？
●在與IT專業人員交流的過程中給他們一定的心理暗示，向管理層介紹交流情況，與管理層進行互動。
●分析IT專業人員現有問題的輕重緩急（職業發展和個人生活當中）。
●分析IT專業人員平時和週末的時間安排（職業發展和個人生活當中）。
●制定基本的指導課程方案。

第三階段：評估

諮詢顧問和IT專業人士將編輯和總結這些資料。諮詢顧問將和IT專業人士做推心置腹的談話，告訴他們這是解決問題的最好時機，如果他們不抓住時機，那麼會導致諮詢顧問的失敗。諮詢顧問將和IT專業人士需要一起來考慮到底哪部分問題是可以解決的，哪些是無法解決的。

第四階段：制定行動計劃

要制定出一個具體的指導計劃：
●確定主題。
●根據主題準備資料，並將大的主題劃分成小的範疇，每個小范疇針對一個具體的問題。
●制定行動計劃來解決問題。
●制定出的行動計劃要包括與IT專業人員共同制定的解決具體問題的時間表。

（例如，對於我們剛才提到過的IT專業人員可能會在時間管理上遇到問題的情況，要讓他們在一個規定的日期之前把自己的工作任務用文件的形式列出來，然後，再讓他們在另外一個規定的日期之前就這些工作任務進行時間分配。）接下來再根據不同的問題制定出微觀和宏觀的目標，幫助IT專業人員調整安排日常工作的優先順序，用新的科學的工作安排來為他們創造更多的成功機會。

第五階段：進行IT科學指導

在進行完了前面三個階段的準備工作之後，可以正式開始進行IT科學指導課程了。根據IT專業人員所承擔的不同職責，為他們制定合適的課程時間表。透過一對一的面談、電子郵件和每週通電話的方式來了解課程進展。課程的安排大致可以如下：

課程一（需要八週時間）：
●每週透過電話會議的方式進行10到15分鐘的討論
●在討論之外與IT專業人員保持電子郵件聯絡，監控進展。
●在討論之外，每週與IT專業人員通話5到10分鐘，監控進展。
●與IT專業人員進行一個小時面對面的交談，判斷進展狀況，瞭解他們遇到的困難和挑戰。

課程二（需要接下來三個月的時間），是繼課程一之後為IT專業人員提供的個性化指導：
●每週透過電話會議的方式進行10到15分鐘的討論。
●在討論之外與IT專業人員保持電子郵件聯絡。
●每週與IT專業人員通話10到15分鐘，瞭解課程進展。

第六階段：後續工作

同公司管理層和IT專業人員進行最後的討論：
●對行動計劃和取得的成果進行回顧。
●瞭解是否又出現了需要解決的新問題、IT專業人員是否透過參加指導課程實現了自己的預期目標。
●討論接下來的行動步驟（如果可行的話）

為員工開設指導課程看上去是一項很龐大的工作，但是，如果想要激勵員工的工作士氣，提高他們的工作效率，這項工作又是最最基礎、必不可少的。因為對於公司的發展來說，不管公司應用的技術多麼先進、公司的管理模式在世界上多麼領先，歸根到底，人都是最終的決定力量。
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加強IT科學指導提高員工工作效率（轉）

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